Теоретическое обоснование. Для обработки информации в АРМ могут применять различные про­граммные и технические

Для обработки информации в АРМ могут применять различные про­граммные и технические средства. В настоящее время большое внимание уделяется анализу и обработке массивов данных, хранящихся на определен­ных носителях информации. Совокупность этих данных, отражающих как текущее состояние экономической системы, так и ее предысторию, называют базами данных (БД).

Система управления базой данных (СУБД) – это совокупность язы­ковых и программ­ных средств, предназначенных для создания, ведения и со­вместного применения БД многими пользователями.

Функции СУБД:

- определение структуры БД;

- инициализация БД и начальная загрузка данных;

- управление ресурсами среды хранения;

- обеспечение логической и физической независимости данных;

- предоставление доступа пользователю к БД;

Требования, предъявляемые к базе данных конечным пользователем, зависят от запросов фирмы, спроса на ее продукцию, адекватности разрабо­танной информационной модели. Исходя из этого БД должна:

- удовлетворять актуальным информационным потребностям организа­ции;

- обеспечивать получение нужных данных за приемлемое время;

- удовлетворять выявленным и вновь возникающим потребностям и за­просам конечных пользователей;

- легко расширяться при изменении предметной области;

- быть переносимой при изменении программной или аппаратной среды;

- обеспечивать доступ к данным, хранящимся в БД, только лицам, об­ладающим соответ­ствующими полномочиями.

Microsoft Access – это среда для создания баз данных. В каждой про­граммной системе по анализу информа­ции дается свое определение БД. В Microsoft Access под базой данных по­нимается следующее.

База данных – это совокупность данных и объектов, относящихся к оп­ределенной задаче. БД может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

В Microsoft Access реализованы два способа создания баз данных. Пер­вый позволяет соз­дать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объ­екты. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных опреде­ленного типа со всеми необходи­мыми таблицами, формами и отчетами. Это про­стейший способ на ­ чального создания базы данных.

Основным элементом БД Microsoft Access является таблица, а сама база относится к классу реляционных. В реляционной модели данных объ­екты и взаимосвязи между ними представлены в виде таблиц. Взаимосвязи здесь также вос­принимаются как объекты. В реляционной базе данных каж­дая таб­лица должна иметь первичный ключ, чтобы единст­венным образом идентифицировать каждый элемент таблицы.

Для понимания работы с Microsoft Access необходимо осознать всего несколько положений:

- поле является информационной категорией;

- значением называется информация содержащаяся в определенном поле одной записи;

- записью называется совокупность взаимосвязанных значений для од­ного элемента базы данных (заполняющих строку в таблице);

- связи между таблицами создаются с помощью данных находящихся в ключевых полях.

В Access существует несколько методов создания таблиц (см. таблицу 1.1).

Таблица 1.1 — Методы создания таблиц

Метод	Описание
Режим конструк­тора	Позволяет задать поля, тип данных для каждого из них и раз­меры для текстовых и числовых полей, установить ключевое поле и сохранить таблицу.
Режим таблицы	Можно сразу вводить данные. Access автоматически назначает тип поля по виду информации, которая вводится, а также уста­навливает размеры текстовых и числовых полей. После закры­тия и сохранения таблицы Access предложит либо установить ключевое поле самостоятельно, либо принять предложенное Access.
Мастер таблиц	Позволяет выбрать поле из предлагаемых образцов таблиц. Тип данных и другие свойства уже определены.
Импорт таблицы	Импортируются вместе с данными все имена полей и типы данных. Однако новой таблице надо присвоить имя, опреде­лить ключевое слово или предоставить это сделать Access. Не­достаток – надо изменить свойства и параметры таблицы.
Связывание таб­лиц	Данные в таблицу загружаются из таблицы другой БД.

В зависимости от выбранного метода, процесс создания таблицы включает одну или несколько нижеследующих операций:

- определение полей таблицы;

- определение типа данных для каждого поля;

- задание размера поля (только для текстовых и числовых полей);

- установка ключевого поля;

- присвоение имени таблице и ее сохранение.

В Microsoft Access используются данные различных типов, приведен­ных в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Типы данных в Microsoft Access

Тип данных	Используется	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не тре­бующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только вве­денные в поля сим­волы. Позиции не, использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управ­ления максимальным числом вводимых символов необходимо определить свойство Размер поля.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за ис­ключением вычислений, включающих денежные операции (используется де­нежный тип). Для определения число­вого типа следует определить свойство Размер поля.
Дата/Время	Даты и время	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип ис­пользуется для предотвращения округ­лений во время вычислений. Предпо­лагает до 15 символов в целой части и 4 – в дробной.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последова­тельных (отличающихся на 1) ил слу­чайных чисел при добавлении записи.	4 байта.
Логический	Поля содержащие только одно или два значения, таких, как «Да/Нет», «Ис­тина/Ложь», «Включено/Выключено».	1 бит
Объекты OLE	Объекты (например, документы Micro­soft Word, электронные таблицы Micro­soft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других програм­мах, использующих протоколOLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Ac­cess. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо ис­поль­зовать присоединенную рамку объекта.	До 1 гигабайта (огра­ничено объемом диска).

При вводе данных в таблицу Microsoft Access предлагает использовать Буфер обмена для копирования или вставки нескольких одинаковых запи­сей. Буфер обмена – это временная область памяти, в которой хранятся данные, предназна­ченные для повторного использования.

В таблицу можно вставить разнообразные объекты из других прило­жений: иллюстрации, графические изображения, документы и гиперссылки.

Существует два способа ввода данных в таблицу:

- в режиме таблицы или с помощью формы;

- в пустую таблицу путем ввода данных в строки таблицы.

После того как данные в таблицу введены, может быть проведена проце­дура сортировки записей в таблице. Сортировка записей сводится к изменению порядка следования запи­сей в соответствии с заданным критерием. В Access применяется сортиров­ка по возрастанию или убыванию записей. При этом в текстовом поле записи располагаются в алфавитном или обратном алфавит­ном порядке, в поле даты – от самой давней даты к самой последней или, на­оборот, в числовом поле – от самого маленького к самому большому или на­оборот. Сортировку можно выполнять как по одному, так и нескольким полям.

Дата добавления: 2015-08-20