Документальне оформлення результатів інвентаризації

Рис. 5.3. Класифікація облікових регістрів

За зовнішнім виглядом

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, листки.

Бухгалтерські книги складаються з переплетених листів (аркушів), які обов'язково прошнуровуються і нумеруються. На зворотному боці останнього аркуша вказується загальна кількість пронумерованих аркушів, проставляється печатка і підпис головного бухгалтера. На обкладинці зазначається назва підприємства (організації, установи) та код його реєстрації в органах статистики, назва книги та період, на який її заведено (дата початку та закінчення заповнення).

Призначення кожного аркуша книги відповідає або синтетичному рахунку - в Головній книзі, або виду матеріальних запасів - в Книзі складського обліку, або певному робочому дню - в Касовій книзі. Для зручності в Головній книзі синтетичні рахунки проставляються за порядковим номером, а в Книзі складського обліку кожна назва запасів - в алфавітному порядку.

Бухгалтерські картки - це листки цупкого паперу, призначені для довготривалих записів шляхом накопичення (Картки складського обліку, інвентарні картки), зберігаються в спеціальних ящиках або папках як картотека, яку складають за певними ознаками. Для зручності роботи картки певного виду мають однаковий (стандартний) розмір, що особливо актуально для неавтоматизованих ділянок аналітичної облікової роботи, де вони безпосередньо й використовуються. При відкритті карток їм присвоюють номер, що полегшує їх пошук у картотеках. Відповідальність за складання картотек, їх поновлення та правильність записів у картках покладається на працівників бухгалтерії відповідно до посадових обов'язків.

Окремі листки призначені для обліку певної групи господарських операцій (журнали-ордери, відомості тощо). Листки, як правило, за один звітний період (місяць) зберігаються в папках, що дає можливість використовувати їх незалежно один від одного та окремо опрацьовувати.

За будовою або формою в практиці розрізняють регістри двосторонні, односторонні, багатографні та шахові.

Двосторонні регістри призначені для реєстрації операцій в двох частинах: дебетовій - зліва та кредитовій - справа. Записи в дебетовій частині проводяться для відображення збільшення активів або зменшення власного капіталу та зобов'язань, записи у кредитовій частині, навпаки, - для зменшення активів або збільшення власного капіталу та зобов'язань. За будовою двосторонні регістри є найпростішими, що пояснює їх широке використання для облікових записів (табл. 5.3).

Таблиця 5.3. Відомість розрахунків з бюджетом за комунальним податком (рахунок 642/7)

Дата, місяць, рік	Нараховано	Сплачено
27. 01. 2008
27.02. 2008
27.03. 2008
Всього
Недораховано(переплата)	(51)

Кількісно-сумові регістри призначені для аналітичного обліку операцій з товарно-матеріальними цінностями у натуральних і грошових вимірниках (картки обліку матеріалів, сировини, готової продукції тощо).

Кількісно-сортові регістри використовуються для аналітичного обліку товарно-матеріальних цінностей у розрізі сортів або розмірів і ведуться в основному на складах промислових та торгівельних підприємств з метою оперативного інформаційного забезпечення поточного управління.

Багатографні регістри призначені для ведення різноманітних господарських об'єктів і операцій (Головна книга (табл. 5.4), журнали при журнальній формі обліку, відомості при спрощеній формі ведення обліку, Журнал реєстрації господарських операцій при простій формі обліку).

У багатографних регістрах дебетова або кредитова графи мають підграфи, де розшифровуються записи в кореспонденції за іншими рахунками.

Відмінністю шахових облікових регістрів від багатографних є деталізація оборотів одночасно як по дебету, так і по кредиту певної групи рахунків або всіх синтетичних рахунків за певний період. Такою є шахова оборотна відомість, яку доцільно використовувати для перевірки дебетових та кредитових оборотів за всіма синтетичними рахунками за звітний період.

Таблиця 5.4. Головна книга при журнальній формі ведення обліку Рахунок 30 "Каса"

Характерною ознакою будови шахових регістрів є подання облікових даних за двома ознаками. Так, сума господарської операції повинна відображатися за правилом подвійного запису по дебету одного та кредиту іншого рахунка, тому загальна сума всіх господарських операцій з однаковою кореспонденцією рахунків буде відображатися в шаховій відомості на перетині стовпчика "дебет кореспондуючого рахунка" та рядка "кредит кореспондуючого рахунка". До таких регістрів можна віднести також Оборотно-сальдову відомість при спрощеній формі ведення обліку.

Шаховий принцип будови облікових регістрів базується на балансовому рівнянні, тобто на рівності записів по дебету рахунків та по кредиту рахунків. Використання цього принципу також можливе для характеристики окремих об'єктів обліку за двома іншими ознаками. Наприклад, при складанні бухгалтерських звітів про фонд оплати праці за структурою виплат та підрозділами підприємства, для розшифрування та підсумку всіх витрат підприємства за їх видами та місцем виникнення.

За видом бухгалтерських записів

За видом бухгалтерських записів облікові регістри поділяються на хронологічні, систематичні та комбіновані (змішані).

Хронологічні регістри застосовуються для реєстрації фактів господарських операцій в порядку документального підтвердження їх здійснення. До таких регістрів слід віднести: журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, а також журнали обліку надходження вантажів, руху виробничих запасів, надходження готової продукції та її відвантаження тощо.

Одночасно з хронологічними в роботі бухгалтерії використовуються систематичні облікові регістри. Цей вид регістрів призначений для реєстрації на бухгалтерських рахунках окремих груп операцій однорідних за своїм економічним змістом на рахунках або синтетичного, або аналітичного обліку.

Таблиця 5.5. Структура фонду оплати праці за січень за підрозділами

Підрозділ	Основна заробітна плата	Додаткова заробітна плата	Інші виплати	Усього фонд оплати праці
№1	56 000			9 040
№2	85 600			86 800
№3	85 000			92 700
Усього	226 600			238 540

Так, у Головній книзі облікова інформація групується за синтетичними рахунками, а в інвентарних картках пооб'єктного обліку основних засобів та картках складського обліку - за аналітичними рахунками (за окремими позиціями).

У комбінованих регістрах хронологічні та систематичні записи об'єднані. До таких регістрів, наприклад, належить Журнал-головна, яка має інформацію про господарські операції в хронологічному вигляді та відповідні кореспонденції рахунків, журнал-ордери №1 та 2, відомості 3.1-3.5 та інші регістри журнальної форми ведення обліку.

За ступенем узагальнення облікової інформації регістри поділяють на синтетичні, аналітичні та комбіновані.

Регістри синтетичного обліку, або синтетичні регістри, - це регістри, в яких ведеться синтетичний облік, тобто господарські операції відображаються в системі синтетичних рахунків тільки у грошових вимірниках, з зазначенням дати та номера запису, без вказання їх змісту. Як правило, записам у синтетичні регістри передує накопичування облікової інформації в допоміжних відомостях за певний період (день, місяць, квартал). До синтетичних регістрів можна віднести Журнал реєстрації господарських операцій при простій формі, Журнал-головну, журнали-ордери при журнально-ордерній формі, Головну книгу та журнали № 3, 4 при журнальній формі ведення обліку.

Таблиця 5.6. Структура витрат виробництва (рахунок 23 "Виробництво") за статтями калькуляції (елементами витрат) та замовленнями за 1 квартал

Елемент витрат	Замовлення 1	Замовлення 2	Замовлення 3	Усього
Сальдо початкове
Обороти за квартал, у.т.ч.:	19 650	26 250	12 600	58 500
Матеріальні витрати				10 900
Витрати на оплату праці		12 300		25 300
Відрахування на соціальні заходи				12 700
Амортизація
Загальновиробничі витрати
Собівартість виконаних замовлень	25 850			25 850
Сальдо кінцеве (сальдо початкове + обороти за квартал - собівартість виконаних замовлень)		27 450	12 600	40 050

Регістри аналітичного обліку, або аналітичні регістри, - це регістри, в яких ведеться аналітичний облік, тобто зміни об'єктів бухгалтерського обліку відображаються на аналітичних рахунках з належним рівнем деталізації облікової інформації: з зазначенням дати та номера запису, змісту господарської операцій, суми в натуральних та грошових вимірниках або тільки в грошових вимірниках. До таких регістрів слід віднести книги та картки складського обліку, відомості розрахунків з підзвітними особами, особові рахунки персоналу, інвентарні картки об'єктів основних засобів та нематеріальних активів, деякі відомості журнальної форми ведення обліку тощо.

Таблиця 5.7. Книга Журнал-головна

Удосконалення техніки облікової реєстрації пов'язано з використанням комбінованих облікових регістрів. Виходячи з назви цих регістрів, вони поєднують у собі особливості аналітичних та синтетичних регістрів. Це обумовлює підвищення ефективності роботи обліковців, оскільки не має необхідності звіряти записи в аналітичному та синтетичному обліках, скорочується час на опрацювання облікової інформації та її пошук. Прикладом цього виду регістрів є більшість відомостей при журнальній формі ведення обліку, відомості при спрощеній формі ведення обліку.

3. При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки можуть бути:

o локальні - перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата);

o транзитні - якщо помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у журналі регістрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі.

Найчастіше помилки трапляються:

o в тексті операції, що призводить до неправильної кореспонденції рахунків - бухгалтерської проводки;

o при записах сум, якщо записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в кредит другого рахунка і навпаки. Буває, що, записавши суму до журналу, він забуває рознести її по бухгалтерських рахунках. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.

Помилки виправляють:

1) коректурним способом виправляються помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

2) способом"сторно" виправляються помилки в облікових регістрах за минулий звітний період. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис й відображаються правильні суми та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки має бути супроводжено надписом "Виправлено" та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Расширено!
Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах" (затверджено наказом Міністерства фінансів України № 137 від 28 травня 1999 p., зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 392/3685 від 21.06.99 р.)

При заповненні облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки можуть бути локальні -» перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата), і транзитні — якщо помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі.

Найчастіше помилки трапляються в тексті операції, тоді вони призводять до неправильної кореспонденції рахунків - проводки.

Часто трапляються помилки при записах сум. Записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в- кредит другого рахунка і навпаки. Буває, що, записавши суму до журналу, він забуває рознести її по бухгалтерських рахунках. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.

Для пошуку числових помилок підрахуйте на калькуляторі числа, а потім повторіть той же підрахунок, але із знаком мінус.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом "сторно". Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис й відображаються правильна сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки має бути зумовлено надписом "Виправлено" та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що створені машинним способом, встановлюється вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Що стосується виправлень у бухгалтерській звітності, то зміна даних звітності внаслідок її перекручування, які відносяться як до поточного, так і до минулого року, проводиться у тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки.

Згідно зі стандартом бухгалтерського обліку 6 (наказ Міністерства фінансів України № 137 від 28.05.99 р.) "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах" визначається порядок виправлення помилок, внесення та розкриття інших змін у фінансовій звітності.

Норми цього стандарту застосовуються у фінансовій звітності підприємств, організацій та інших юридичних осіб усіх форм власності (крім бюджетних установ). У цьому стандарті визначена дата балансу, - кінець останнього дня звітного періоду, тобто дата, на яку складений баланс підприємства, визначено поняття облікової оцінки. Облікова оцінка - це попередня оцінка, яка використовується підприємством з метою розподілу витрат і доходів між відповідними звітними періодами.

Подія, яка відбувається між датою балансу і датою затвердження керівництвом фінансової звітності, підготовленоїдля оприлюднення, яка вплинула або може вплинути на-фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства, називається подією після дати балансу.

Виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів у попередніх періодах, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року.

Виправлення помилок, які відносяться до попередніх періодів, вимагає повторного відображення відповідної порівняльної інформації у фінансовій звітності.

Облікова оцінка може переглядатися, якщо змінюються обставини, на яких базувалася ця оцінка, або отримана додаткова інформація.

Наслідки зміни в облікових оцінках слід включати до тієї ж самої статті звіту про фінансові результати, яка раніше застосовувалась для відображення доходів або витрат, пов'язаних з об'єктом такої оцінки.

Наслідки зміни облікових оцінок слід включати до звіту про фінансові результати в тому періоді, в якому відбулася зміна, а також і в наступних періодах, якщо зміна впливає на ці періоди.

Якщо змінюються статутні вимоги або вимоги органу, який затверджує положення (стандарти) обліку, або якщо зміни забезпечать достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності підприємства, то тільки за таких умов можлива зміна облікової політики.

Не вважається зміною облікової політики встановлення облікової політики для:

- подій або операцій, які відрізняються за змістом від попередніх подій або операцій;

- подій або операцій, які не відбувалися раніше.

Облікова політика застосовуєтеся щодо подій та операцій з моменту їх виникнення. Якщо ж суму коригування нерозподіленого прибутку на початок звітного року не можливо визначити достовірно, то облікова політика поширюється лише на події та операції, які відбуваються після дати зміни облікової політики.

Вплив зміни облікової політики на події та операції минулих періодів відображується у звітності шляхом:

- коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року;

- повторного надання порівняльної інформації щодо попередніх звітних періодів.

Якщо неможливо розрізнити зміну облікової політики та зміну облікових оцінок, це розглядається й відображається як зміна облікових оцінок.

Події після дати балансу можуть вимагати коригування певних статей або розкриття інформації про ці події у примітках до фінансових звітів. При наданні додаткової інформації, пов'язаної з визначенням сум, що існували на дату балансу, необхідне коригування відповідних активів і зобов'язань шляхом сторнування або додаткових записів в обліку звітного періоду.

Дивіденди за звітний період, оголошені після дати балансу, слід розкривати в примітках до фінансових звітів.

Якщо події після дати балансу свідчать про наміри підприємства припинити діяльність або про неможливість її продовження, то фінансова звітність складається без застосування принципу безперервності діяльності.

У примітках до фінансових звітів слід розкривати таку інформацію щодо виправлення помилок, які мали місце в попередніх періодах:

- зміст і суму помилки;

- статті фінансової звітності минулих періодів, які були переобраховані з метою повторного подання порівняльної інформації;

- факт повторного оприлюднення виправлених фінансових звітів або недоцільність повторного оприлюднення.

У разі зміни в обліковій політиці підприємству слід розкривати:

- причини та суть зміни;

- суму коригування нерозподіленого прибутку на початок звітного року або обгрунтування неможливості її достовірного визначення;

- факт повторного подання порівняльної інформації у фінансових звітах або недоцільність її перерахунку

4. Стаття 35. Автоматизована система документообігу суду

1. У суді функціонує автоматизована система документообігу суду, що забезпечує:

1) об’єктивний та неупереджений розподіл матеріалів кримінального провадження між суддями з додержанням принципів черговості та однакової кількості проваджень для кожного судді;

2) визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до списку присяжних;

3) надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду матеріалів кримінального провадження у порядку, передбаченому цим Кодексом;

4) централізоване зберігання текстів вироків, ухвал та інших процесуальних документів;

5) підготовку статистичних даних;

6) реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху;

7) видачу вироків, ухвал суду та виконавчих документів на підставі наявних у системі даних;

8) передачу матеріалів до електронного архіву.

2. Матеріали кримінального провадження, скарги, заяви, клопотання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, в порядку їх надходження підлягають обов’язковій реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, яка здійснюється працівниками апарату відповідного суду в день надходження таких матеріалів. До автоматизованої системи документообігу суду в обов’язковому порядку вносяться: дата надходження матеріалів, скарги, клопотання, заяви або іншого процесуального документа, прізвище особи, стосовно якої подані документи, та їх суть, прізвище (найменування) особи (органу), від якої (якого) надійшли документи, прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію, інформація про рух судових документів, дані про суддю, який здійснював судове провадження, та інші дані, передбачені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим Радою суддів України за погодженням з Державною судовою адміністрацією України.

3. Визначення судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження здійснюється автоматизованою системою документообігу суду під час реєстрації відповідних матеріалів, скарги, клопотання, заяви чи іншого процесуального документа за принципом вірогідності, який враховує кількість проваджень, що знаходяться на розгляді у суддів, заборону брати участь у перевірці вироків та ухвал для судді, який брав участь в ухваленні вироку або ухвали, про перевірку яких порушується питання, перебування суддів у відпустці, на лікарняному, у відрядженні та закінчення терміну їх повноважень. Після визначення судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження не допускається внесення змін до реєстраційних даних щодо цього провадження, а також видалення цих даних з автоматизованої системи документообігу суду, крім випадків, установлених законом.

4. Доступ до автоматизованої системи документообігу суду надається суддям та працівникам апарату відповідного суду згідно з їх функціональними обов’язками.

5. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, установлену законом.

6. Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі видачі вироків, ухвал суду та виконавчих документів, передачі справ до електронного архіву, зберігання текстів вироків, ухвал суду та інших процесуальних документів, надання інформації фізичним та юридичним особам, підготовки статистичних даних, визначається Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Стаття 23. Безпосередність дослідження показань, речей і документів

1. Суд досліджує докази безпосередньо. Показання учасників кримінального провадження суд отримує усно.

2. Не можуть бути визнані доказами відомості, що містяться в показаннях, речах і документах, які не були предметом безпосереднього дослідження суду, крім випадків, передбачених цим Кодексом. Суд може прийняти як доказ показання осіб, які не дають їх безпосередньо в судовому засіданні, лише у випадках, передбачених цим Кодексом.

3. Сторона обвинувачення зобов’язана забезпечити присутність під час судового розгляду свідків обвинувачення з метою реалізації права сторони захисту на допит перед незалежним та неупередженим судом.

Стаття 29. Мова, якою здійснюється кримінальне провадження

1. Кримінальне провадження здійснюється державною мовою. Сторона обвинувачення, слідчий суддя та суд складають процесуальні документи державною мовою.

2. Особа повідомляється про підозру у вчиненні кримінального правопорушення державною мовою або будь-якою іншою мовою, якою вона достатньо володіє для розуміння суті підозри у вчиненні кримінального правопорушення.

3. Слідчий суддя, суд, прокурор, слідчий забезпечують учасникам кримінального провадження, які не володіють чи недостатньо володіють державною мовою, право давати показання, заявляти клопотання і подавати скарги, виступати в суді рідною або іншою мовою, якою вони володіють, користуючись у разі необхідності послугами перекладача в порядку, передбаченому цим Кодексом.

4. Судові рішення, якими суд закінчує судовий розгляд по суті, надаються сторонам кримінального провадження або особі, стосовно якої вирішено питання щодо застосування примусових заходів виховного або медичного характеру, у перекладі на їхню рідну або іншу мову, якою вони володіють. Переклад інших процесуальних документів кримінального провадження, надання копій яких передбачено цим Кодексом, здійснюється лише за клопотанням зазначених осіб. Переклад судових рішень та інших процесуальних документів кримінального провадження засвідчується підписом перекладача.

5. Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно із законодавством.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об'єкти, кількість і строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Так, проведення інвентаризації активів та зобов'язань підприємства є обов'язковим перед складанням річної фінансової звітності. Проведення інвентаризації також обов'язкове у разі: передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство; зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ); встановлення фактів крадіжок або зловживань, зіпсуття цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів; пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії; ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язкове у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

У випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству, та облік яких ведеться на позабалансових рахунках. У разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії.

Основними завданнями інвентаризації є: а) виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі; б) установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку; в) виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються; г) перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів; д) перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

У разі проведення раптових інвентаризацій всі товарно-матеріальні цінності підготовляються до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках - завчасно. Вони повинні бути згруповані, розсортировані та розкладені за назвами, сортами, розмірами, у порядку, зручному для підрахунку.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд.

Інвентаризація цінних паперів проводиться за окремими емітентами із зазначенням назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, термінів їх погашення. Інвентаризація цінних паперів, переданих підприємством на зберігання спеціальним організаціям (депозитарій, банк), полягає у звірянні залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок спеціальних організацій.

Будь-яка інвентаризація розпочинається з видачі керівником наказу на її проведення. Наказ є основним внутрішнім документом, який регламентує порядок проведення та об’єкти інвентаризації, строки проведення інвентаризації та оформлення необхідної документації.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником (підп. 11.1 п. Інструкції № 69). Міністерство фінансів України у листі «Щодо окремих питань з проведення інвентаризації» від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/191 зазначає, що матеріально відповідальний працівник – касир, завідувач складом, секцією тощо до складу інвентаризаційної комісії не включається, оскільки він є особою, яка перевіряється.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії:

– проводять профілактичну роботу по забезпеченню збереження цінностей, заслуховують з цього питання на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів;

– організовують проведення інвентаризацій та здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

– здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в
міжінвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій в міжінвентаризаційний період є здійснення контролю за збереженням цінностей, дотриманням матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

– перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх збереження;

– при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводять, за дорученням керівника підприємства, повторні суцільні інвентаризації;

– розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей або інші порушення, і свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. У протоколі мають бути наведені відомості про причини і про осіб, винних у нестачах, втратах і лишках та про вжиті до них заходи.

На підприємствах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре
знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд (підп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69).

Робочі інвентаризаційні комісії:

– здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;

– разом з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації та розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку;

– вносять пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

– несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей,
грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

– оформляють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації та висновків щодо них, пропозицій про зарахування нестач та лишків за пересортицею, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із переліком вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

Інвентаризація проводиться за місцем зберігання об’єктів інвентаризації повним складом інвентаризаційної комісії у присутності матеріально відповідальної особи (підп. 11.2 п. 11 Інструкції № 69). У листі Міністерства фінансів України «На запит щодо окремих питань з проведення інвентаризації» від 21.10.2003 р. № 31-04200-30-23/154 окремо наголошується, що проводити інвентаризацію в неповному складі інвентаризаційної комісії забороняється (відсутність хоча б одного члена комісії є підставою для визнання інвентаризації недійсною).

Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки у тому, що всі прибуткові та видаткові документи здані ними до бухгалтерії або передані комісії, що всі цінності, за які вони відповідальні, оприбутковані або списані на видаток і, відповідно, що ніяких неоприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає. Такі ж розписки мають дати особи, які мають підзвітні суми на придбання або довіреності на отримання цінностей.

Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і видатку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації та передати звіти про рух цих коштів і цінностей та усі додаткові документи інвентаризаційній комісії.

Обробку всіх документів щодо надходження та витрати цінностей, внесення записів до регістрів аналітичного обліку, виведення залишків на день інвентаризації має бути закінчено до дня зняття фактичних залишків бухгалтерією.

Документальне оформлення результатів інвентаризації

Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особами.

Окремі інвентаризаційні описи складаються на:

- виявлені в ході інвентаризації цінності, непридатні для використання в господарській діяльності підприємства (зіпсовані, протерміновані тощо). Самі ці цінності в місцях зберігання розміщуються окремо. На виявлені інвентаризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.

- цінності, що не належать підприємству, але перебувають у його розпорядженні. Описи на них складаються з розподілом на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і т. д.

Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному описі ставлять свій підпис під текстом такого змісту: «Всі цінності, поіменовані в даному описі, комісією перевірені в моїй присутності та внесені в опис, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні».

Якщо інвентаризація проводиться у випадку зміни матеріально відповідальної особи, то особа, яка прийняла цінності, розписується в описі у прийнятті цих цінності, а особа, яка здала цінності – у їх здачі.

Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий – передається до бухгалтерії для перевірки, виявлення та узагальнення результатів інвентаризації.

У бухгалтерії фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку і виявляють надлишки або нестачу цінностей (якщо вони мали місце). Матеріальні цінності, щодо яких виявлено розходження з даними бухгалтерського обліку, записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин їх виникнення. Порівняльні відомості складаються в одному екземплярі та щодо кожної особи, яка відповідає за збереження відповідних цінностей. Окремі порівняльні відомості складаються на цінності, які належать іншим підприємствам.

На підставі порівняльних відомостей комісія вивчає матеріали справи (наприклад, проводить розслідування) і робить висновки щодо характеру нестачі цінностей (крадіжка, нестача внаслідок природного убування тощо). Свої висновки робоча комісія оформляє протоколом. У ньому згідно з підп. 11.4 п. 11 Інструкції № 69 вказують:

– кінцеві результати інвентаризації;

- результати перевірки стану складського господарства;

- висновки щодо результатів інвентаризації;

– пропозиції про залік нестач та лишків за пересортицею, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей;

- заходи, вжиті для запобігання таким втратам і нестачам.

Протокол складається у довільній формі і підписується всіма членами комісії. Після цього протокол та всі матеріали інвентаризації передаються на розгляд постійно діючій інвентаризаційній комісії, яка відповідно до підп. 11.3 п. 11 Інструкції № 69 перевіряє правильність виведення результатів інвентаризації, обґрунтованість запропонованих заліків з пересортиці цінностей, розглядає пояснення осіб, які допустили порушення.

Результати розгляду оформлюються протоколом постійної інвентаризаційної комісії, в якому фіксуються пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці, наводяться відомості про причини і про осіб, винних у нестачах, втратах і лишках та про вжиті до них заходи.

Протокол постійної інвентаризаційної комісії подається на затвердження керівнику підприємства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування лишків та списання нестачі цінностей і затвердити протокол у 5-денний строк.

Згідно з листом Міністерства фінансів України від 13.12.2004 р. № 31-04200-30-10/22823,висновки постійно діючої інвентаризаційної комісії щодо врегулювання інвентаризаційних розбіжностей (кількісних, сумових) набувають норми розпорядчого документа і є підставою (первинним документом) для записів у бухгалтерському обліку тільки після їх затвердження керівником підприємства.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року (абз. «г» підп. 11.12 п. 11 Інструкції № 69).

Дата добавления: 2015-08-02