Программные средства офисных ИС

Первоначально в качестве программно-инструментальных средств автоматизированной поддержки делопроизводства исполь­зовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы поль­зователей.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем, когда все эти средства были объединены в единое целое и их работа была осуществлена под стандартным интерфейсом, каждый из работаю­щих получил возможность иметь доступ ко всем ресурсам таких систем, которые стали использоваться и для поддержки делопроиз­водства.

Использование программных комплексов офисных систем в сфере автоматизации делопроизводства дает пользователям целый ряд преимуществ, наиболее весомыми из которых являются общ­ность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая сте­пень интеграции программ, низкая цена и менее жесткие (за счет использования общих модулей) требования к системным ресурсам. Как правило, такие комплексы включают в себя стандартный базо­вый набор приложений (текстовый процессор, электронную табли­цу и СУБД), иногда расширяемый программами презентации, сис­темами электронной почты и т. д., которые объединены единой сре­дой, способствующей коллективной работе пользователей.

Требования к составу и архитектуре системы:

• система должна базироваться на архитектуре «клиент—сервер», обеспечивающей оптимальное соотношение «затраты/производительность»;

• серверная часть системы должна функционировать под управлением ОС UNIX или Windows NT (2000);

• клиентская часть системы обычно реализуется под управлением Windows 98/2000/XP, что обеспечивает удобный интерфейс
пользователя с возможностью его модификации по мере появления более развитых версий этой системы;

• система должна обеспечивать интерфейс с наиболее популярными системами электронной почты (MS Mail, cc:Mail);

система должна включать технические и программные средства
для обработки и хранения документов на различных носителях
(средства сканирования бумажных документов, оптические
диски, магнитные ленты и т. д.). Реализация данных механизмов невозможна без ведения специальных хранилищ (архивов) для занесения и поддержания промежуточных и утвержденных документов.

В табл. 4.3 приведены основные сведения по наиболее распро­страненным программным средствам реализации офисных ИС. Эти программные продукты могут быть использованы для реализации систем электронного документооборота различного назначения на предприятиях любого профиля.

Наиболее целесообразным представляется их применение в ус­ловиях массового потока разнотипных документов на различных носителях при большом числе одновременно работающих пользова­телей, в т. ч. и для обработки и архивирования технической доку­ментации с большим удельным весом графического материала (чер­тежи, эскизы, рисунки и т. д.).

Необходимо отметить, что программные офисные средства Microsoft Office представляют собой набор логически несвязанных между собой, с точки зрения автоматизации электронного докумен­тооборота, компонентов инструментального характера. Чаще всего он включает текстовый редактор, систему электронных таблиц, СУБД, системы электронной почты и иногда средства для проведе­ния презентаций.

Программные средства для рабочих групп класса Lotus Notes представляют собой следующий шаг в развитии офисных систем. В этих продуктах решены проблемы взаимодействия и одновремен­ной работы многих пользователей, коммуникации между ними. В их основе присутствуют инструментальные средства для формирования документов, их маршрутизации между несколькими поль­зователями, реализации некоторых этапов технологического цикла обработки документов (визирование документов, контроль исполне­ния и т. д.). Архитектура большинства продуктов этого класса вклю­чает в свой состав базу данных для хранения документов и различ­ных описаний, связанных с ними.

Таблица 4.3. Сравнительные характеристики основных систем офисной автоматизации

Оптимальным решением для организации электронной обра­ботки и хранения больших массивов документов различных типов на разнообразных носителях является применение интегрированных систем, позволяющих обеспечить следующие условия:

• соответствие типов документов и предлагаемой технологии их
обработки требованиям и стандартам, установленным в организации;

• масштабируемость и интенсивность системы к изменению
требований пользователей в перспективе;

• базирование системы на наиболее прогрессивных и проверенных временем решениях в области ПО.

Дата добавления: 2015-07-20