Офисные информационные системы

Возможности современных программно-технических средств ав­томатизации и связи позволяют создавать высокоэффективные сис­темы информационно-коммуникационного обслуживания широко­го класса пользователей, деятельность которых напрямую связана с учетом, хранением и контролем исполнения документов (законов, указов, постановлений, распоряжений, протоколов, писем и т. п.).

Современная офисная система представляет собой совокупность информационных технологий, ориентированную на совместное и ско­ординированное использование «электронных» методов сбора, об­работки, хранения и передачи информации, в том числе и управ­ленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисун­ков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации [30].

Основные функции современной офисной системы:

• интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

• переход на использование безбумажной технологии;

• автоматизация рутинных операций по обработке информации;

• архивизация информации;

• создание и поддержка приложений;

• обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;

• установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;

• обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;

• создание гибкой системы разделения и распределения информации;

• организация коллективной работы пользователей в локальных
и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;

• быстрая и надежная связь, и передача информации по каналам
связи удаленным пользователям;

• обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.

Технологии автоматизированного делопроизводства занимают ос­новное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:

• ввод документов с целью их последующей обработки и
оформления;

• регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

• распределение документов по исполнителям и при необходимости назначение срока исполнения по установленным руководством нормативам;

• контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям в установленные руководством сроки;

• формирование и выдача руководству справок о состоянии исполнения документов по их видам, исполнителям и другим
параметрам;

• ведение оперативных и архивных фондов хранения докумен­тов (своевременный перевод данных из одного массива в другой, внесение изменений и дополнений и т. п.);

• поиск документов по запросам;

• поиск архивной информации по запросам;

• составление различных итоговых и сводных документов;

• обмен документами (внешний и внутренний).

Дата добавления: 2015-07-20