Глава 7. Домашний офис

Очень легко создать беспорядок в рабочем кабинете и еще легче хлопнуть дверью и уйти. Я знаю, некоторые люди утверждают, что лучше работают в полном беспорядке, но я в это не верю. Я одержима чистотой, включая чистоту в офисе. Если у вас есть рабочий кабинет, и вы убираетесь там, так же как и в других комнатах, все будет в полном порядке. Чистый, привлекательный рабочий кабинет — это неплохой стимул к работе, в нем вы сможете найти все необходимое в считаные секунды. Зачем же работать в свинарнике? Конечно же вы можете использовать мои советы и в рабочем офисе.

Разложите папки в алфавитном порядке.

В аккуратно организованном шкафу можно очень быстро найти информацию. А если вы разложите папки в алфавитном порядке, вы сэкономите свое время.

Заведите пластиковую папку для хранения информации, имеющей отношение к вашей семье.

Семейная папка — отличный способ хранить контактную информацию для няни, родственников и даже для вас самих. Распределите контактныетелефонные номера, меню ресторанов, доставляющих еду на дом, и расписание работы по секциям в специальную папку и положите ее рядом с телефоном.

Напишите информацию о заказчике или кредиторе вверху папки-регистратора.

На ярлыке вверху папки запишите имя, адрес и телефонный номер заказчика и кредитора. Таким образом, вам не придется перебирать документы в поисках нужного имени. Вся контактная информация будет у вас прямо перед глазами.

Расположите всю информацию в картотеке в алфавитном порядке.

Когда вы просто размещаете файл с информацией по клиенту в папку, соответствующую первой букве его фамилии, это нельзя назвать упорядочиванием по алфавиту! Распределите все фамилии по папкам, а затем, если в папке более одного файла, разберите ее, учитывая вторую букву фамилии, затем третью и т. д.

Удалите ИЗ компьютера документы,

которые больше вам не нужны.

Независимо от того, какова память вашего компьютера, папку «Мои документы», как и любую другую, в которой вы храните файлы, замусоривать не стоит. Удалите все те документы, которые вам больше не нужны, например такие, как старые резюме, письма и бумаги для института. Если вы все же хотите сохранить их, распечатайте и поместите в папку в алфавитном порядке.

Разберите старые документы и разместите их по годам.

Очень сложно найти необходимый документ в переполненном шкафу. Разберите ящик и упакуйте документы за прошлый год в помеченный контейнер.

Приведите в порядок чековую книжку ставя код или пометку накаждом корешке.

Если вы регулярно приобретаете какие-либо продукты либо пользуетесь какими-либо услугами в течение года, возможно, вы захотите знать точно, сколько денег уходит за год по этим пунктам. Легкий способ это отслеживать — записывать код, соответствующий продукту или услуге, на корешке чека. В конце года просто просмотрите вашу чековую книжку и подсчитайте расходы по каждому коду.

Сложите «реп» для бумаг в магнитную коробочку.

Канцелярские товары для офисов, в частности скрепки, продают в больших коробках, которые занимают много места на столе. Используйте магнитную коробочку для хранения скрепок, чтобы они не валялись везде, где только можно, а остальные канцелярские принадлежности сложите в ящик стола.

Запишите в свой календарь

дни рождения на весь год.

Каждый год первого января я сажусь с чашечкой кофе за свои календари: первый — на год, который уже прошел, и второй — на начинающийся год.

Я просматриваю старый календарь и переписываю из него в новый каждый день рождения и годовщину. Вам останется просто бросить взгляд на календарь, чтобы вспомнить дату какого-либо события.

Распределите поздравительные открытки по праздникам в папку.

Очень полезно всегда иметь под рукой поздравительные открытки для дней рождения, годовщин, праздников. Когда день рождения приходится на начало каждого месяца, бывает сложно вспомнить дату, пока вы не посмотрите на нужную страницу календаря и не ахнете, что уже поздно! Купив открытки, поместите их в специальную папку, чтобы они не помялись. Вы же не хотите, чтобы тот, кому вы дарите открытку, думал, что она лежала у вас не один месяц!

Сложите ручки, карандаши и ножницы в высокий стакан или кувшин на рабочем столе.

Ваш рабочий стол в начале каждого рабочего дня должен быть чистым и аккуратным. Не всегда удобно держать канцелярские товары в верхнем ящике рабочего стола, хотя бы потому, что он не предназначен для того, чтобы вмещать 20 ручек, карандашей и маркеров. Поставьте на рабочий стол симпатичный стакан или кувшинчик для ваших письменных принадлежностей, чтобы они были под рукой и все в одном месте. В зависимости от размеров стакана вы можете положить в него также ножницы и все остальное, что необходимо!

Сложите бумаги в папку с отделениями.

В каждом офисе есть много ненужных бумаг, валяющихся повсюду, и это еще больше усиливает вечный офисный беспорядок, так как важные документы и счета часто теряются.

Используйте вертикальное пространство, освободите ваш рабочий стол, переложив бумаги на стеллаж или в шкаф. Если вы повесите ярлычки на каждую полку, то будете в курсе того, какие документы

слишком быстро накапливаются.

Используйте навесные корзины для размещения почты и счетов вашего мужа.

Я не знаю, как ваш муж, но мой разбрасывает счета и корреспонденцию повсюду. Чтобы избежать этого, я аккуратно складываю почту в симпатичную корзину, поставленную перед входом в домашний кабинет. Это позволяет моему мужу просто доставать бумаги из корзины по пути в свой кабинет и точно знать, что ни один счет не потерялся.

Еженедельно сохраняйте информацию на диск.

Ваш компьютер был когда-нибудь заражен вирусом? Если да, то тогда вы понимаете важность регулярного сохранения данных. Сохраняйте данные, накопившиеся в вашем компьютере, каждую неделю в одно и то же время. Таким образом, вам не придется планировать, когда же это сделать, и вы будете уверены, что вся информация надежно сохранена.

Составьте список мелкого инвентаря.

Чтобы было проще закупать мелкий офисный инвентарь, составьте список того, что у вас имеется, и держите его под рукой. Когда какие-либо предметы заканчиваются, просто возьмите список и отправляйтесь пополнять запасы!

Переместите все лишние предметы со стола.

Столы часто захламляются множеством ненужных в повседневной работе вещей. Сложите их в ящик стола и освободите себе место для работы!

Приведите в порядок ваш стол таким образом, чтобы вам было удобно.

Расположите ваши компьютер и телефон так, чтобы вам было удобно. Например, поставьте телефон на левой стороне стола, если вы пишете правой, чтобы можно было записывать что-то, не отрываясь от разговора.

Очистите электронный ящик.

Еженедельно разбирайте электронную почту: удаляйте старые письма и просматривайте те, которые оставлены для дальнейшего рассмотрения.

Регулярно проверяйте электронную почту и сразу же отвечайте.

Проверяйте электронную почту несколько раз в день и сразу удаляйте спам, чтобы папка для входящих не была переполнена.

Лишние ручки, карандаши и маркеры сложите в маленький пластиковыйконтейнер.

Если у вас есть кладовка, вы можете сложить дополнительные письменные принадлежности в пластиковый контейнер и поставить на полке в кладовке. Наклейте ярлычок на коробку, чтобы ее можно было легко найти.

Воспользуйтесь телефонной книгой.

Положите записную книгу рядом с телефоном, чтобы можно было быстро записать сообщение. Я предпочитаю двойную копирующую записную книгу, потому что постоянно теряю оригинал.

Зажимы, записные книжки, блокноты и канцелярскиепринадлежности сложите в большой пластиковый контейнер.

Большинство блокнотов удобно покупать в упаковках по 10 штук и более, лишние вы можете сложить в пластиковую коробку, убрать в ящик стола или на полку в кладовке. Убедитесь, что вы приклеили на нее ярлычок, чтобы окружающие знали, где найти бумагу, не спрашивая вас об этом.

Сделайте на попке две скобы, чтобы составить книги и папки.

Усовершенствуйте ваш офис! Повесьте над столом полку и расставьте на ней книги по размеру. Сделайте скобу, которая будет держать книги, чтобы они не свалились, когда кто-то хлопает дверью.

Купите вертикальную подставку для корреспонденции иотправляемой почты.

Сделайте подвесную полку над столом для полученной корреспонденции и почты, которую нужно отправлять. Это позволит вам не тратить время на поиски важных писем и ежемесячных счетов.

Удалите старые адреса из адресной книги.

Делайте записи в адресной книге карандашом. В противном случае, когда ваши друзья будут переезжать или менять телефонные номера, книга будет заполняться никому не нужными, давно вычеркнутыми номерами и адресами. Если вы сохранили адреса на конверте или записали их налистке бумаги, перенесите их в адресную книгу или избавьтесь от них, если они уже устарели.

Запишите годовую информацию на компакт-диск.

Если вы каждую неделю дублируете информацию, в конце года запишите ее всю на диск и вложите его вместе с документами за этот год в папку. Также может быть уместно сделать вторую копию и хранить ее в безопасном месте — в несгораемом сейфе или у друзей.

Выберите почтовые адреса из компьютерной адресной книги.

Многие из моих писем — это сообщения о письмах, которые не были доставлены из-за неправильных адресов. Регулярно обновляйте адресную книгу электронной почты, чтобы свести к минимуму эти извещения и не терять время на просматривание всех писем в поисках нужного адреса!

Соберите все компьютерные диски в коробку с крышкой.

Если компьютерные диски хранить неправильно, они пылятся и царапаются. Храните компакт-диски и дискеты в коробке с крышкой, чтобы они были в хорошем состоянии.

Обновите ярлыки на компьютере.

Когда в последний раз вы обновляли ярлыки вашего компьютера? Если вы похожи на меня, то спорим, что они остались такими же, какими были при покупке компьютера! Ярлыки предназначены для помощи и экономии вашего времени, но они действительно будут полезны только в том случае, если вы будете регулярно их обновлять.

Разберите телефонные номера вашего сотового телефона.

Полезно регулярно очищать телефонный справочник мобильного телефона, чтобы потом не просматривать 100 номеров, чтобы найти нужный; это особенно неудобно, когда вы за рулем!

Воспользуйтесь большим календарем для записи всех семейныхсобытий.

Нелегко совмещать работу и дом, но вы все сможете! Повесьте большой календарь на стене, чтобы отслеживать события, происходящие в семье, такие как спортивные соревнования у детей, вечеринки и школьные события.

Сделайте годовую смету.

В конце каждого года делайте смету на следующий год, при необходимости ее можно корректировать. Позаботьтесь о том, чтобы ваш бюджет был выполним и предусматривал непредвиденные траты.

Подсчитайте ставки процента кредитных карт.

Компании, предоставляющие кредитные карты, стремятся сделать вас своим клиентом до тех пор, пока вы исправно платите по счетам. Убедитесь, что на вашей карте низкий уровень процентной ставки, свяжитесь с другими компаниями, чтобы навести справки о том, что они могут предложить вам. Если другая компания предлагает ставку ниже, может быть, стоит сменить компанию и объединить ваши карты, чтобы получать только один счет каждый месяц.

Составьте список ежемесячных трат.

Прежде чем готовить годовую смету, вы должны подсчитать ваши ежемесячные затраты. Убедитесь, что вы включили в список ссуду на покупку автомобиля, заем по кредитной карте, ипотеку или плату за аренду, расходы на канцелярские товары, одежду, еду, оплату коммунальных услуг, затраты на почту и все другие расходы, с которыми вы могли бы столкнуться в повседневной жизни.

Составьте список ежегодных трат.

Как только вы подсчитаете ваши ежемесячные расходы, вам будет легко определиться с ежегодными. Убедитесь, что вы включили в смету пожертвования на благотворительные цели, оплату абонентского ящика и услуг, оплачиваемых раз в год.

Составьте баланс чековой книжки.

Каждый месяц сводите баланс вашей чековой книжки, это важно по нескольким причинам. Во-первых, это помогает узнать, сколько денег навашем счету! Во-вторых, зная расходы за месяц, легче будет запланировать траты на следующий.

Составьте список состояния баланса всех кредитных карт ипроцентных начислений для распределения графика выплат.

Многие люди, не платя вовремя по кредитной карте, влезают в долги, и им становится сложно выбраться! Составьте список ваших долгов, процентных начислений и длительности ссуды. Таким образом, вы сможете определить, на чем вам нужно сфокусироваться, что должно быть выплачено сначала.

Сохраняйте гарантийные талоны и руководства поэксплуатации.

Мне бы хотелось думать, что большинство приборов электроники будут работать вечно, но я при покупке не могу этого предсказать! Сложите все гарантийные талоны и руководства по эксплуатации в специальную папку, чтобы легко узнать, с кем можно связаться и что можно сделать самостоятельно, если что-то пойдет не так.

Поместите важные документы и ценности в безопасное место.

Составьте список состояния баланса всех кредитных карт ипроцентных начислений для распределения графика выплат.

Многие люди, не платя вовремя по кредитной карте, влезают в долги, и им становится сложно выбраться! Составьте список ваших долгов, процентных начислений и длительности ссуды. Таким образом, вы сможете определить, на чем вам нужно сфокусироваться, что должно быть выплачено сначала.

Сохраняйте гарантийные талоны и руководства поэксплуатации.

Мне бы хотелось думать, что большинство приборов электроники будут работать вечно, но я при покупке не могу этого предсказать! Сложите все гарантийные талоны и руководства по эксплуатации в специальную папку, чтобы легко узнать, с кем можно связаться и что можно сделать самостоятельно, если что-то пойдет не так.

Поместите важные документы и ценности в безопасное место.

базу и убедитесь, что вся контактная информация обновлена. Если чего-то не хватает, созвонитесь с клиентом и узнайте у него домашний, рабочий и сотовый телефонные номера, а также адрес проживания.

Классифицируйте клиентскую картотеку.

Если вы регулярно пишете вашим клиентам, не теряйте время или деньги на то, чтобы отправлять письма неактивным заказчикам. Установите различные коды для клиентов, чтобы вы могли знать, были ли у вас с ними проблемы или клиенты просто некоторое время не пользуются вашим товаром или услугами.

Зафиксируйте все годовщины работы у вас ваших служащих,

Все сотрудники должны чувствовать, что их ценят, простой способ обеспечить это — узнать дату начала их работы. В начале года запишите эти даты в календарь и подарите каждому открытку, торт, цветы или другой подарок на память в знак вашей признательности.

Очистите автоответчик,

Если ваш автоответчик переполнен, работа может приостановиться. Удалите старые сообщения, чтобы автоответчик был готов к приему новых звонков.

Сделайте отчеты о совещаниях м раздайте копию каждомусотруднику.

Убедитесь, что все ваши сотрудники имеют доступ к необходимой информации, и каждый получает отчет о еженедельных совещаниях.

Дата добавления: 2015-07-25