Текущий архив учетных документов

Порядок текущего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета призван обеспечить быстроту и удобство поиска необходимого документа. Текущий архив основан на четкой классификации документов и системном формирова­нии их в дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.

Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке и систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел произво­дится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.

Рассмотрим общепринятые принципы формирования дел 6ухгалтерского архива:

-первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;

- каждая партия первичных документов за текущий месяц относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывай месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с №... по №... включительно) и количество листом;

- кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены;

- каждое дело должно быть снабжено заголовком. Заголовки дел должны быть краткими и точными, при их составлении необходимо учитывать сроки хранения документов.

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, которые установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций (1989 г.) с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой Российской Федерации и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 г.

Для большинства документов сроки хранения составляются не менее 5 лет (для некоторых — более 5 лет). Документы с paзными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело

На следующем этапе производится систематизация заголовков. Рекомендуется следующий порядок расположения дел номенклатуре:

Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов;

Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.);

Плановая и отчетная документация;

Учетные регистры;

Первичные документы;

Переписка.

Расположение дел закрепляется индексацией дел, т. е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.

Сформированная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Дела до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем они сдаются в архив организации. Если архив в структуре организации не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

В случае пропажи или гибели документов приказом pyководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора в зависимости от сложившейся ситуации. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

1. Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежат:

- все имущество, принадлежащее организации, независимо от его местонахождения;

- все виды финансовых обязательств организации (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы);

- другие виды имущества, не принадлежащие организации но отраженные в бухгалтерском учете (обычно это имущество отражается на забалансовых счетах, например 001, 004);

- имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основными целями инвентаризации являются:

-выявление фактического наличия имущества;

-сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

-проверка полноты отражения в учете обязательств.

Различают полную и частичную, плановую и внезапную инвен­таризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества или обязательств (например, только денежные средства).

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установлен­ные сроки.

Внезапные инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие цен­ностей (например, инвентаризацию кассы проводят внезапно).

По закону «О бухгалтерском учете» проведение инвентариза­ции обязательно:

1.При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или му­ниципального унитарного предприятия.

2.Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

3.При смене материально ответственного лица (на день при­емки-передачи дел).

4.При установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей.

5.В случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

6.При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

7. В других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, прове ряемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организаций, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения и инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

-представители администрации организации;

-работники бухгалтерской службы;

-другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.).

В состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или независимых внешних аудиторов. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, а документ о составе комиссии (приказ, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведшим инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на приобретение (получение) имущества.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации oпределяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки, т. е. обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборам мерной тарой.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные цен­ности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в шкафу (сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи подписывают все члены инвентаризацион­ной комиссии и материально ответственные лица.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с ис­пользованием средств вычислительной и другой организацион­ной техники, так и ручным способом. Наименования инвентаризируемыx ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число по­рядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной стра­нице, вне зависимости от конкретных единиц измерения.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставле­нии над зачеркнутыми правильных записей. Исправления долж­ны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в его получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены от­клонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, составляются отдельные сличительные ведомости.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных организаций — на увеличение финансирования (фондов); - недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Дата добавления: 2015-07-19