Создание системы управленческой информации.

Создание системы управленческой информации, а точнее ее совершенствовании, так как практически каждый производственный объект в той или иной мере охвачен какой-то системы информации, начинается с выявления потребности в информации, дополнения ее недостающей или исключения ненужной. Затем решается вопрос о периодичности формирования информации, источниках ее получения и потребителях, а также о сроках поступления. На основе этих данных разрабатывается информационная модель управления подразделением. При этом осуществляется унификация форм документации исходной и производной информации, разрабатывается технология сбора, передачи, переработки и хранения данных, используемых при управлении.

За рубежом систематический контроль за возникновением и формированием затрат возлагается на управленческий учет. Для нас это понятие сравнительно новое даже в теоретическом аспекте, не говоря уже о практическом. Однако целесообразность внедрения на наших предприятиях системы управленческого учета несомненна. По мнению специалистов консалтинговой фирмы “Deloitte Touche”, создание системы управленческого учета для российского предприятия может занять от 6 недель до 6 месяцев в зависимости от таких факторов, как масштаб деятельности, ее характер и степень необходимости адаптации, состояние существующей системы отчетности - финансовой или налоговой, степень стимулирования участвующих сотрудников. Крупное предприятие непременно потребует больше времени, однако высокая степень компьютеризации может значительно сократить период адаптации. Сложность процесса производства, широкий ассортимент продукции, сложная структура сбыта увеличивают время внедрения. Хорошо организованная система финансовой или налоговой отчетности в огромной мере облегчит внедрение системы управленческой отчетности. Энергичный и мотивированный персонал всегда сможет сделать работу быстрее и эффективнее.

По мнению специалистов создание информационной системы управления затратами предприятия на основе управленческого учета целесообразно начать с оценки возможностей использования финансовой информации, которая собирается на каждом российском предприятии. Необходимо проверить по каждой функции деятельности (снабжение, производство, сбыт) какие сводки и отчеты составляются на предприятии, охватывают ли они все функции предприятия, обеспечивают ли они своевременную и полезную информацию?

Однако при использовании данных бухгалтерского учета необходимо учитывать наличие расхождения в экономической и юридической трактовке некоторых показателей.

Сложность и масштабы структуры системы информации в управлении обуславливают необходимость формирования системы на базе следующих принципов:

1. Системность в выборе параметров отдельных элементов системы, то есть взаимосвязи и взаимозависимости должны быть рассмотрены такие элементы системы, как содержание информации, напряженность и направленность ее потоков, соответствие самой информации задача управления, стоящим перед соответствующим органом управления, способы отбора и первичного обобщения информации, способы и формы документирования данных, методы переработки информации при подготовке управленческих решений и др.

2. Эволюционность развития системы. Методы и организация управления, а также система управленческой информации следует ориентироваться на постепенное изменение действующей системы с выдвижением на передний план тех элементов системы, изменение которых обуславливает изменение связей, обязанностей, отношений, сложившихся в действующей системе управления.

3. Обеспечение эффективности совершенствования системы. Любое изменение в системе управленческой информации должно подвергаться оценке с точки зрения его эффективности, целесообразности и приемлемости.

4. Минимизация исходной информации, то есть при формировании системы управленческой информации следует стремиться к относительному минимуму исходных данных, необходимых для решения всех задач управления.

5. Универсальность системы информации. В системе управленческой информации должны быть данные, характеризующие все стороны и аспекты деятельности управляемого подразделения производства. Вместе с тем содержание информации должно обеспечивать все запросы органов управления, имеющих законное право получать такую информацию и вмешиваться в работу управляемого объекта.

6. Объединение информационных потоков по функциональным признакам. Для процесса управления производством характерно выделение различных функций управления, содержание и объем работ при реализации которых зависят от состава задач, соответствующих особенности функции. Для этого чтобы обеспечить решение функциональных задач в возможно более короткие сроки и с меньшими затратами, необходимо при формировании системы информации разделять информационные потоки по функциям управления

Формирование на предприятии информационной системы с использованием управленческой отчетности ведет к позитивным изменениям, приведенным в таблице 8.3.

Таблица 8.3

Преимущества внедрения системы управленческой отчетности

Преимущества	Расшифровка
Возросшая производительность	Можно добиться большей эффективности в использовании времени, ресурсов и в расходах
Качество информации	Информация будет лучше и оперативней.
Возросшая гибкость и быстрое реагирование	Можно обеспечить информационные потребности по запросу.
Возросший доступ для пользователей	Руководители среднего звена могут принимать лучшие решения благодаря обмену информацией.
Совместное использование одних и тех же сводок	Два отдела, использующие одну и ту же сводку, повысят эффективность и снизят вероятность ошибки.
Взаимодействие между системой и пользователями	Можно улучшать систему путем выявления новых областей применения отчетов или новых информационных потребностей.
Возросшая эффективность связи и общения	Например, между сотрудниками предприятия.

Дата добавления: 2015-07-19