Логистические процессы в закупках

Агапиева Р.И.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

Учебное пособие

для студентов среднего профессионального образования

специальности 120714 «Земельно-имущественные отношения»

Санкт-Петербург

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ЛОГИСТИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ В ЗАКУПКАХ.. 3

1.1. Управление закупками на предприятии: цели, задачи, значение, функциональные особенности отдела снабжения на предприятии. 3

1.2. Виды логистических процессов в управлении закупками. 5

1.3. Виды закупок. 7

1.4. Качественные характеристики закупок: определение технико-экономических показателей. 8

1.5. Качественные характеристики закупок: определение потребности в закупках и их объемов 10

1.6. Методы закупок. 12

2. ПРОЦЕСС ВЫБОРА ПОСТАВЩИКОВ В ПРОЦЕССЕ ЗАКУПОК.. 14

2.1. Выбор поставщика: источники информации, требования к поставщику. 14

2.2. Определение критериев и рейтинга в процессе выбора поставщика. 16

2.3. Особенности сотрудничества в сфере снабжения с иностранными партнерами. 17

2.4. Управление затратами в процессе закупочной деятельности. 18

3. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКУПОК.. 21

3.1. Правовые основы закупок (контракт, договор поставки) 21

3.2. Документальное оформление закупки. 23

3.3. Формы оплаты закупок. 25

ЛОГИСТИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ В ЗАКУПКАХ

1.1. Управление закупками на предприятии: цели, задачи, значение,
функциональные особенности отдела снабжения на предприятии

Логистика – наука об организации, планировании, контроле и регулировании движения материальных и информационных потоков в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного потребителя.

Закупочная логистика – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов, товаров и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Одной из важных задач на любом предприятии является осуществление закупок необходимого количества материалов, товара или сырья. Этот процесс весьма сложен и трудно контролируемый, однако от того, насколько данный процесс отлажен, зависит эффективная работа предприятия. Своевременные закупки гарантируют бесперебойность работы и положительный результат в сотрудничестве с клиентами. Все чаще руководители приходят к необходимости автоматизации процесса планирования и управления закупками, т.к. это позволяет четко увидеть схему системы снабжения и снизить возможность злоупотреблений.

Цель закупочной логистики заключается в том, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

Задачи закупочной логистики:

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются:

– определение предмета (структуры) закупок;

– выбор поставщика;

– определение объема закупок;

– условия закупок.

Задача определения предмета закупок решается совместно с производственным отделом и инженерной службой компании. При этом определяются потребности в сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения (закупок).

Выбор поставщика требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения.

Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т.д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т.д.

Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – тактическом и стратегическом.

1. Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане – ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта.

2. Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его развитие и использование зависит как от знаний руководства компании, так и от способности эффективно распределять корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения – повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании.

Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логикой снабжения:

– что закупить;

– сколько закупить;

– у кого закупить;

– на каких условиях закупить.

К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы:

– как системно увязать закупки с производством и сбытом;

– как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками?

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров потребления. Данная служба называется МТО.

Служба материально-технического обеспечения – звено в производственно-коммерческой деятельности предприятия, содержание которой направлено на снабжение соответствующих объектов необходимыми средствами (материалами, энергией, комплектующими, запасными частями и т.п.).

Службы закупок в компании могут быть построены:

– централизованно:

– децентрализованно.

При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов. Преимущества централизованных закупок:

– простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

– отсутствие административного дублирования;

– возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

– лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

– развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок.

Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Дата добавления: 2015-07-19