|
Читайте также: |
Существует множество способов организации справочных материалов и много инструментов для этого. Далее мы рассмотрим наиболее распространённые из них.
Ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой с лёгким поиском по ней — а не напоминаниями о действиях, проектах и приоритетах.
Единая справочная система. Как я уже говорил, хорошая система хранения данных важна для организации и обработки ваших входящих материалов. Она должна справляться с большим объёмом бумажной информации, которые имеют для вас ценность. В идеале вы уже сформировали свою систему справочной информации, во время обрабатывания "входящих". Необходимо, чтобы вам легко было сохранять любую бумагу, к которой вы, возможно, захотите вернуться позже. Ваша система должна быть неформальной и приемлемой для алфавитной системы справочной информации, и находиться всегда под рукой на вашем рабочем месте. Если вы ещё не организовали её таким образом, вернитесь к главе 4.
Большинство людей в итоге набирают примерно 200—400 бумажных папок справочной информации и 30—100 папок в программе электронной почты.
Заполнение на основе Больших категорий. Любой вопрос, который требует более 50 папок с файлами, должен, наверное, занять отдельную секцию или ящик, со своей алфавитной системой. Например, если вы управляете объединением корпораций и должны хранить много бумаг, возможно, вы захотите выделить 2 или 3 шкафа для всей документации. Если садоводство, плаванье под парусом или кулинария — это ваша страсть, возможно, вам понадобится, как минимум, целый ящик для этих увлечений.
Помните, что если категория информации имеет сопутствующие материалы, которые могут быть также отнесены к другим категориям, перед вами может встать дилемма, хранить ли информацию в единой справочной системе или специализированных системах. Когда вы читаете отличную статью о живых изгородях и хотите ее сохранить, отправится ли она в ваш ящик "Сад" или в общую систему с другой информацией по дому? Пользуйтесь общим правилом — лучше положить в единую справочную систему, за исключением очень ограниченного количества строго определённых вопросов.
Картотека и контактные менеджеры. У вас будет достаточно много информации, непосредственно связанной с людьми, которую надо будет хранить. Вам нужно будет следить за контактной информацией разного рода — домашними и рабочими телефонами и адресами, мобильными, факсами, адресами электронной почты и т.д. Кроме того, вы может быть захотите иметь информацию о днях рождения, именах друзей и членов их семей, хобби, любимых винах, еде и т.д. Что касается профессиональной направленности, вы можете захотеть следить за датами наёма на работу, отчётами о работе, достижениями и целями и за другой подобной информацией.
Секция телефон/адрес, пожалуй, самая используемая (наравне с календарём) в большинстве ежедневников, проданных за последние 50 лет. Каждый должен хранить телефонные номера. Отметим, что это простой пример чисто справочного материала. От вас не требуется никаких действий — это просто информация, которая вам может понадобиться в будущем.
Так что нет большой тайны в том, как организовать её для ваших индивидуальных нужд, не затрагивая логистику. Опять же, единственная возникающая здесь проблема связана с тем, что люди стараются использовать свою Картотеку как инструмент для напоминания о том, что им нужно сделать. Это не срабатывает. Как только все действия, связанные с людьми, которых вы знаете, определены и занесены в список действий, телефоны и адреса больше не играют никакой роли, кроме как нейтральной адресной книги.
Единственный вопрос теперь в том, какой объём информации вам нужно хранить, где и с помощью какого оборудования вам необходимо её сохранять, чтобы потом иметь к ней лёгкий доступ. Ничто не совершенно в этом отношении, но так как небольшие цифровые инструменты сейчас всё легче использовать и подключать к большим базам данных, вы сможете хранить всегда под рукой больше информации, прикладывая столько же или даже меньше усилий.
Библиотеки и архивы: Личные уровни. Информация, которая может быть полезна, располагается на разных уровнях. Возможно, вы найдёте много чего, если копнёте достаточно глубоко. Ответ на вопрос какой объём информации хранить, как близко и в какой форме будет постоянно меняться, подстраиваясь под ваши нужды и требования к уровню комфорта. В зависимости от вашей личной организации и продуктивности, эти вопросы не являются центральными, но это так только до тех пор, пока все ваши проекты и действия находятся в контролируемой системе, с которой вы регулярно работаете. Справочный материал во всех своих формах становится не более чем материалом для сбора и сохранения в доступном месте в соответствии с индивидуальными склонностями и потребностями.
Дата добавления: 2015-07-11; просмотров: 80 | Нарушение авторских прав