Нет необходимости терять идею по проекту, теме или пункту, когда бы она вам ни пришла.

Моя рекомендация состоит в том, чтобы обдумать, где вы будете хранить ярлыки проектов или сами вопросы по проектам, как вы можете добавить информацию к ним в выбранном формате, и где вы можете хранить более расширенную информацию, связанную с ними. У большинства профессионалов будет несколько вариантов обработки сопутствующих материалов, включая прикрепление заметок к списку, организацию хранения информации в электронной почте и/или базах данных, и ведение бумажных листов и заметок в блокноте.

Прикреплённые заметки. Большинство компьютерных программ по организации позволяют прикреплять цифровые заметки к списку или календарной записи. Если вы храните список "Проекты" в такой программе, то вы можете перейти к проекту, по которому у вас есть мысли, открыть "заметку" к нему и впечатать свою мысль. Это отличный путь отловить все мысли по проекту, которые я называю мыслями "на обратной стороне конверта". Если ваш список "Проекты" бумажный, вы можете прикрепить наклейку-постер рядом с соответствующим пунктом в вашем главном списке или на отдельном листке бумаге. В любом случае, когда вы будете просматривать проект, вам нужно будет помнить о добавленной заметке, чтобы её использовать.

Электронная почта и базы данных. Электронная почта может содержать хорошую информацию, связанную с вашими проектами, которую можно хранить в выделенной папке (просто следуйте инструкциям раздела "Организация работы с электронной почтой", только назовите папку не "@Действия", а, например, "@Проекты"). Возможно, вы решите создать цифровую базу данных, если у вас её ещё нет, для организации ваших мыслей по проектам или вопросам. Если ваша компания пользуется Lotus Notes, например, вы можете создать базу данных по проекту для личного использования или для коллективного использования в вашей сети.^* Полезно взглянуть на некоторые другие типы баз данных на рынке, хотя бы для личного использования. Хорошо бы иметь возможность копирования и вставки со страничек Интернет или из электронной почты в запись, где можно печатать свои собственные мысли. Исследуйте технологии и инструменты, которые у вас уже есть — просто изучите, как можно использовать все списки и приложения, в чём-нибудь вроде Palm'а, который может обеспечить достаточную функциональность для записи мыслей "на обратной стороне конверта".

^* Многие пользователи Lotus Notes даже не подозревают, что они могут делать это, но, фактически, это один из самых сильных плюсов программы. Если она у вас есть, осведомитесь у IT специалиста, имеется ли у вас необходимый доступ для этого, и попросите его показать, как работать с программой.

Бумажные файлы. Отдельная папка с файлами, посвящённая каждому проекту имеет смысл, если вы храните бумажные материалы. Это элегантное решение, хотя и низкотехнологичное. Простота хранения и доступность хороша для системы хранения справочной информации на широкую тематику. Она позволяет комфортно создать папку для хранения разрозненных заметок со встречи.

Страницы в блокноте. Большое преимущество бумажных ежедневников с возможностью добавления/удаления листов это то, что вы можете выделить целую страницу или группу страниц для каждого проекта. Годами я использовал блокнот средних размеров для списка "Проекты" в начале и "Поддержка проектов" в конце, где у меня всегда были пустые страницы для новых мыслей или планов, а также деталей по проектам в моём списке.

При организации обдумывания проектов, каждый из описанных выше методов может быть эффективным. Надо лишь постоянно следить за действиями по проекту, которые исходят из ваших заметок, и просматривать их так часто, как вы считаете необходимым исходя из природы самого проекта.

Вам также следует расчищать ваши заметки, когда они станут ненужными или неактуальными, чтобы защитить систему от вируса "устаревания". Я обнаружил, что отлавливание мыслей "по ходу дел" приносит большую пользу, так как помогает процессу обдумывания, несмотря на то, что только небольшое их количество оказывается актуальным и доводится до конца. Но я стараюсь не позволять старым размышлениям оставаться рядом надолго, притворяясь, что они полезны, когда на самом деле это не так.

Дата добавления: 2015-07-11