|
Читайте также: |
Некоторые вещи являются лучшими напоминаниями о самих себе.
Для категории "Прочитать/Просмотреть" наиболее общим примером служат статьи, публикации и документы. Очевидно, что будет нелепо писать "Просмотреть журнал Fortune " в каком-нибудь списке действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину "Прочитать/Просмотреть".
Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить их в папке или корзинке с названием "Счета к оплате" (или с более общим названием "Финансовые вопросы"). Точно также, отчётность по расходам должна или сразу обрабатываться, или сохраняться в своей собственной папке "Отчётность для обработки".*
*Этот подход может быть, однако, опасен, если вы не положите перед собой свои "Счета к оплате" или "Отчётность для обработки" в нужной последовательности. Простого сбора и хранения их вместе не достаточно, чтобы выкинуть их из головы — вы также должны их внимательно просматривать.
Специфика вашей работы, входящих и вашего рабочего места может оказаться такой, что более эффективно будет организовать в качестве некоторых категорий сами исходные документы. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело с многочисленными заявками, заполненными в стандартной форме, и, в этом случае, корзинка или файл, содержащий только такие документы, требующие действий — наилучший путь управления ими.
Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке — это широкое поле исследования для логистики. Нужно ли вам использовать эти напоминания где-то ещё, кроме как за вашим рабочим столом? Если да, то нужно продумать портативность этих материалов. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда работу с напоминаниями по ней лучше вести только за вашим рабочим местом.
Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть визуально в разных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие по заявке — звонок, то она должна быть отнесена в группу "Звонки"; если следующее действие — это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести её к категории "За компьютером". По моему мнению, наибольший вред эффективности многим известным мне системам документооборота, наносит то, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся в единственном лотке, даже если по каждому из них нужны разные действия. По одной заявке необходимо сделать звонок, по другой — просмотреть данные, по третьей — подождать, когда появится нужная информация — но все они собраны вместе. Такая систематизация может привести в замешательство, потому что все предстоящие решения относятся к уровню конкретных следующих действий.
Моя личная система очень портативна, почти всё хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой "Прочитать/Просмотреть" и с другой, озаглавленной "Входящие Данные". В последнюю я кладу всё, что требует в качестве следующего действия простого внесения в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в подпункты моей категории "Путешествия — Города" и т.д.).
Дата добавления: 2015-07-11; просмотров: 84 | Нарушение авторских прав