Читайте также:
|
У соціальному плані буд-який документ виконує декілька функцій, що дозволяє задовольнити людські потреби.
Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:
а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);
б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);
в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);
г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);
ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);
д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);
е) стандартизація тексту документа.
Текст документа може бути оформлено у вигляді:
— власне тексту;
— анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);
— таблиці.
Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.
Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного — двох речень.
Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.
В діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми словосполучень. Це прискорює складання і сприйняття документа. Дієприслівникові звороти слід вживати на початку речень.
Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.
Форми викладу в текстах документів:
1. від першої особи однини
наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що...”;
2. від першої особи множини
наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.
3. від третьої особи однини
наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.
Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.
Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.
Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.
Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів.
Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень.
Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо).
У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок.
В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації. Наприклад:
У травні 2003 року інститут проводить конференцію; "Проблеми розвитку підприємницької діяльності в Україні". Будуть обговорені проблеми структурних змін в економіці і розвитку підприємства.
Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.
Декан фінансово-економічного факультету (підпис).
Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа.
Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, - які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту. Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.
Лекція № 3
Тема. Документація щодо особового складу
План
1. Призначення автобіографії та вимоги щодо її складання
2. Характеристика та її реквізити
3. Особливості складання резюме
1. Призначення автобіографії та вимоги щодо її складання
Автобіографія - це документ, в якому людина описує своє життя і діяльність. Подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова „автобіографія”, яке розміщається посеред рядка. Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора.
Тип мовлення в автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я. Основну увагу треба приділяти фактам, не вдаючись до міркувань. Всі відомості подаються в хронологічному порядку, щоб уявити життєвий шлях людини, ділову кваліфікацію, і громадську активність.
Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:
- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);
- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).
Автобіографія складається з таких реквізитів:
1. Назва документа.
2.Текст.
3. Дата.
4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала автобіографію.
Основними складовими частинами тексту автобіографії є:
1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).
2.Число, місяць, рік і місце народження.
3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).
4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).
5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.
6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).
7. Склад родини і стан сім’ї.
8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.
2. Характеристика та її реквізити
Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).
Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу (у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керівником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.
Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.
Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.
3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.
4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).
5. Текст.
6. Дата укладання характеристики.
7. Підпис керівника установи (другим може бути підпис керівника структурного підрозділу, інших посадових осіб).
8. Печатка установи.
Текст характеристики містить, як правило, такі дані:
- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;
- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);
3. Особливості складання резюме
Від того, наскільки добре написано резюме, залежатиме, запросять Вас на співбесіду або відкладуть в стопку безперспективних. Саме правильне складання резюме в короткій формі і дохідливо пояснює працедавцеві або кадровому агентству чим Ви відрізняєтеся від інших двадцяти, а то і сорока претендентів-конкурентів. Тому потрібно відноситися до складання резюме якомога ретельніше. Навіть якщо ви поки що не шукаєте роботу, резюме потрібно починати писати, вносячи до нього корективи. Воно може знадобитися Вам терміново, а в поспіху обдумувати і оцінювати свої достоїнства неймовірно складно. Крім того, для кожного нового місця роботи бажано складати окреме резюме, правильно розставляючи акценти саме на тих навиках і знаннях, які потрібні для цієї позиції.
Спочатку ряд порад загального плану:
1. Майте на увазі, що Ваше резюме читатиме людина, яка Вас ніколи не бачив і нічого про Вас не знає. Це практично єдиний шанс для Вас познайомитися, тому потрібно справити позитивне враження.
2. Резюме краще всього відправляти по електронній пошті, заповнювати на сайті, якщо така можливість на ньому передбачена, або привозити особисто. В крайньому випадку, можна відправити факсом, але майте на увазі, що погана якість друку на факсному папері відразу надає Вашому резюме не найвиграшнішого вигляду.
3. Категорично не рекомендуємо відправляти резюме у вигляді посилання на Вашу особисту сторіночку в інтернеті. Рукописний варіант просто недопустимий.
4. Папір повинен бути білим, краще всього вкласти резюме у файл. Фотографія необов'язкова для резюме, що представляється на підприємство, але в кадровому агентстві фотографію краще залишити - її не покажуть працедавцеві без Вашого дозволу.
5. Шрифт повинен бути чітким, не дрібним і не великим. Ніяких екзотичних варіантів. Оформлення - суто ділове. Чітке ділення на розділи.
6. Необхідно вказати вакансію, на яку Ви претендуєте. Працедавцеві потрібно називати тільки ті позиції, які потрібні в даний момент на підприємстві. Для кадрового агентства краще спочатку вказати конкретну вакансію, якій, на вашу думку, Ви відповідаєте, після - вакансії, які могли б Вас зацікавити при їх виникненні в агентстві. Цим Ви сприяєте тому, щоб Вам пропонували тільки ті вакансії, які Вас можуть зацікавити.
7. Жирним великим шрифтом рекомендуємо виділити прізвище, ім'я, по батькові. Дата народження і число повних років.
8. Обов'язково написати контактний, домашній, мобільний або робочий телефон. Якщо Ви шукаєте роботу в іншому місті або агентстві з іншого міста, необхідний код міста. Для кадрового агентства можна указувати всі телефони, як правило, професійні консультанти, дзвонячи кандидатові на службу, не представляються і не повідомляють про мету свого дзвінка нікому, окрім Вас, і не просять що-небудь передати, щоб не порушити конфіденційність ваших взаємин. Не перешкодить адреса електронної пошти і номер пейджера. Можна залишити телефон друзів або родичів на випадок, якщо іншого зв'язку з Вами не буде.
9. Домашня адреса з вказівкою індексу, міста, бажано району. Обов'язковий номер будинку і квартири для того, щоб відправити Вам повідомлення про вакансію поштою, якщо Ваші телефони змінилися, а Ви не сповістили агентство своєчасно.
10. Необхідно повідомити Ваш сімейний стан. Прийняті наступні позначення: заміжня, не заміжня, одружений, неодружений. Не прийнято повідомляти про цивільні шлюби, розлучення, вдівство і т.п. Діти, якщо такі у Вас є, називаються по статі і віку, наприклад, "дочка, 12 років і син, 7 років". Якщо дітей немає, це також слід вказати.
11. Освіта. Не слід писати, яку школу Ви закінчили і з якими відмітками: може скластися враження, що Вам більше нічим похвалитися. Далі пишеться рік надходження і закінчення вузу і/або технікуму, повністю найменування інституту і/або технікуму (у дужках можна вказати його абревіатуру) і місто, де він знаходиться. Далі - факультет і спеціальність, вказана у Вашому дипломі. Форма навчання: вечірня, заочна, очна. Аспірантура описується таким же чином. Обов'язково - курси або інші форми підвищення кваліфікації.
12. Знання іноземної мови. Не слід завищувати рівень знання Вами іноземної мови: Вам доведеться працювати, можлива попередня перевірка рівня Ваших знань працедавцем або кадровим агентством. Зазвичай прийнята наступна градація: початковий рівень, хороше знання, вільне володіння.
13. Робота з комп'ютером. Якщо Ви не програміст і не просунутий користувач, ми рекомендували б проконсультуватися із знаючими людьми, як правильно називаються пакети, з якими Ви працюєте. Потрібно вказати володіння бухгалтерськими програмами, а також спеціальними програмами, наприклад, графічними редакторами. Також необхідно відзначити знання інтернет і уміння користуватися електронною поштою, що не зовсім одне і те ж, як це уявляється деяким.
14. Знання оргтехніки. Припускає уміння працювати з офісними МІНІ-АТС, ксероксом, факсом. Телекс указується додатково. Посвідчення водія, наявність автомобіля.
15. Місця роботи, в зворотному хронологічному порядку, починаючи з останнього, включаючи роботу за сумісництвом і без оформлення в трудовій книжці. Насправді працедавця цікавлять тільки останні 2-3 місця роботи і період не більше 10 років, тому їх і потрібно описати докладніше: чим займається підприємство, чисельність працівників, Ваша посада на підприємстві, кількість Ваших підлеглих, дуже детально - реальні посадові обов'язки. Причини звільнення або пошуку нової роботи. Все одно ці питання Вам зададуть, краще сформулювати їх заздалегідь і стисло викласти. Гірше, якщо вони застануть Вас зненацька.
Приклад резюме:
Травень 2002 - квітень 2003 ТОВ "Хронос", оптовий і роздрібний продаж годинників. Чисельність підприємства 57 чоловік. Старший менеджер, в підпорядкуванні 17 чоловік (продавці консультанти, менеджери оптових продажів, комірники). Причина звільнення: відсутність професійного зростання.
16. Приклади успіхів і досягнень, такі, як збільшення об'єму продажів на... відсотків, розвиток нового напряму, залучення особливо крупних клієнтів, проведення вдалих кампаній, налагоджені зв'язки в регіонах.
17. Додаткові відомості: все, що Ви хотіли б повідомити для опису Ваших особистих якостей. Як правило, указуються такі якості, як комунікабельність, лояльність, мобільність, креативність, врівноваженість, безконфліктність, чесність, здатність швидко навчатись.
18. Можливість або неможливість відряджень і ненормований робочий день. Тільки кадровому агентству потрібно повідомляти мінімальну і бажану заробітну плату і інші обмеження. У жодному випадку не використовуйте слова, сенсу яких Ви не знаєте напевно або сумніваєтеся в правильності їх написання. Або подивіться словник, або проконсультуйтеся з фахівцем. Єдина граматична помилка може зіпсувати все враження від блискучого резюме і затьмарити роки Вашої вдалої роботи.
19. Інформація, представлена в резюме, повинна бути достовірною. Не залишайте "білих плям" в своєму резюме. А найголовніше - резюме повинне бути коротким: не більш за одну - півтора сторінок. Ваше уміння ясно формулювати, стисло висловлювати - показник високого рівня загальної культури.
Як не треба писати резюме
"Моя основна риса - рекспектабельність"
"Особисті досягнення: одружений, "Шевроле" 1992 року випуску"
"Захоплення - здача крові. Вже здав 52 літри"
"Я - скажена друкарка"
"Трудовий досвід: розбирання з клієнтами"
"Звільнений, тому що вимагав пониження зарплати"
Лекція № 4
Тема. Довідково - інформаційні документи
План
1. Призначення, ознаки та правила оформлення довідково – інформаційних документів
2. Адреса та нові вимоги щодо її оформлення
3. складання телеграми, телефонограми, повідомлення електронною поштою
Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.
Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.
До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:
· акти;
· протоколи;
· довідки;
· огляд;
· відомість;
· службові записки;
· доповідні та пояснювальні записки;
· відгуки та рецензії.
Акти
Акт - офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт.
Акт звичайно оформлюють на загальному бланку. Він містить наступні реквізити та інформаційні елементи:
· назва організації;
· назва виду документа;
· дата, індекс, місце складання;
· гриф затвердження;
· заголовок до тексту;
· підстава;
· склад комісії;
· присутні;
· текст;
· відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;
· перелік додатків;
· підписи членів комісії (та присутніх).
Текст акта складається із вступної та констатуючої частини. У вступній частині вказуються підстави для складання акта й особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.
У констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.
У кінці тексту розмішуються дані про кількість ідентичних екземплярів акта, місце їх знаходження або в адресатах, котрим вони направлені. Акт звичайно складають у трьох примірниках. Перший із них спрямовують до вищої організації, другий - керівнику організації, третій - підшивають до справи.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його із зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна навести після підписів осіб, які складали акт.
Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі з зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт надасться керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.
Дата добавления: 2015-07-10; просмотров: 595 | Нарушение авторских прав