Раздел 2. Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов.

Тема 2.1 Организационные документы

Содержание программы

Общая характеристика и состав группы организационных документов. Формуляр организационного документа. Требования к составлению и оформлению устава, положения, инструкции.

Методические указания

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации ликвидации организации. К организационным документам относятся: учредительный договор, устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командировании сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Все организационные документы имеют унификационную форму и входят в УСОРД. Они оформляются на общем бланке организации или чистом листе бумаги. Формуляр организационного документа включает следующие реквизиты: герб, эмблема, коды, название вышестоящей организации, название организации, название вида документа, дата, индекс, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, при необходимости гриф согласования.

Контрольные вопросы

1. Какие документы относятся к организационным?

2. С какой целью создаются организационные документы?

3. В чем заключается особенность формулировки и оформления заголовка к тексту организационного документа?

4. Когда организационные документы приобретают юридическую силу?

5. Как строится текст в организационных документах?

6. Охарактеризуйте основные виды организационных документов.

Тема 2.2 Распорядительные документы

Содержание программы

Общая характеристика и состав распорядительных документов. Формуляр распорядительного документа. Особенности оформления приказа по основной деятельности, постановления, решения, указания, распоряжения. Совместные распорядительные документы нескольких организаций.

Методические указания

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов. С помощью распорядительных документов разрешаются все возникающие в деятельности организации проблемы и ситуации. К распорядительным документам относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение,указание. Все распорядительные документы содержат юридически властные предписания, потому относятся к правовым актам.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими органами, действующими на основе коллегиальности в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, или установления стабильных норм и правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий и т.п. в целях разрешения наиболее важных задач, вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение – правовой акт издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Все РД оформляются на общем бланке организации, совместные РД – на чистом листе бумаги. Формуляр РД включает: герб, эмблему, коды, название вышестоящей организации, название организации, название вида документа, дату, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметку об исполнении и направление документа в дело, при необходимости может оформляться резолюция, отметка о контроле, адресат, отметка о переносе данных на машинный носитель, регистрационный штамп.

Контрольные вопросы

1. Какие документы относятся к РД?

2. Почему РД относятся к правовым актам?

3. Что является основанием для издания РД?

4. Каково назначение группы РД?

5. Охарактеризуйте основные виды РД.

6. Как строится текст РД?

7. Назовите обязательные и дополнительные реквизиты РД.

8. В какой форме издаются совместные РД, на чем они оформляются?

9. Какие виды приказов вы знаете и чем их оформление?

10. Какие РД имеют две подписи, а какие только одну?

11. Как оформляется отметка о наличии приложения и гриф приложения в РД?

12. В каких организациях и по каким вопросам издаются указания?

Тема 2.3 Справочно-информационные документы

Содержание программы

Общая характеристика и состав справочно-информационных документов. Акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма: требования к составлению и оформлению.

Служебное письмо, его разновидности. Формуляр служебного письма. Виды служебных писем, особенности их оформления.

Методические указания

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они обеспечивают сбор, обработку и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса. К данной группе можно отнести следующие документы: служебное письмо, телеграмму, телефонограмму, протокол, акт, справку, докладную и объяснительную записку, заявление и другие.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Справка – документ содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Докладная записка – документ адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащей объяснительное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий изложение причин, пояснение каких-либо действий, фактов, происшествий.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную группу в связи с особым способом передачи: по почте. Служит средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. По содержанию служебные письма принято делить на следующие виды: запросы, информационные, гарантийные, напоминания, подтверждения, уведомления, приглашения и т.д. Формуляр служебного письма включает следующие реквизиты: герб, эмблема, коды, название вышестоящей организации, название организации, почтовый индекс, коммерческие и коммуникационные данные, дата, индекс, ссылка на дату и индекс входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, при необходимости оформляется отметка о контроле, визы, резолюция, регистрационный штамп, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Письма составленный одной организацией оформляются на бланке для писем, совместные – на чистом листе бумаги.

Контрольные вопросы

1. Какие документы относятся к группе справочно-информационных?

2. Какие виды справочно-информационных документов оформляются на бланке конкретного вида документа?

3. В чем особенности оформления акта, сколько подписей имеет акт?

4. Кто подписывает заявление?

5. Какие виды протоколов бывают и чем они отличаются?

6. В чем особенность оформления справки личного характера?

7. Какие виды докладных записок и справок бывают, чем они отличаются?

8. В каких случаях составляются служебные письма?

9. как строится структура текста протокола, акта?

10. Из каких частей состоит текст докладной записки?

11. Как может оформляться адресат, сколько адресатов может быть оформлено в письме?

12. Каковы правила оформления телефонограммы?

13. Перечислите виды служебных писем, назовите особенности их оформления.

Тема 2.4 Документация по личному составу

Содержание программы

Характеристика и состав документов по личному составу. Составление и оформление заявления, докладных и объяснительных записок. Особенности оформления приказа по личному составу. Ведение трудовых книжек. Оформление личных дел.

Методические указания

К документам по личному составу относятся те, которые характеризуют взаимоотношения нанимателя и работника, а именно: трудовой договор (контракт), приказы и заявления о приеме, переводе на другую работу, перемещении, увольнении, трудовые книжки, листки по учету кадров, личные карточки ФТ2, характеристики, автобиографии, докладные и объяснительные записки и другие.

На руководящих работников, специалистов и материально-ответственных лиц ведутся личные дела. Они включают внутреннюю опись документов дела, личный листок по учету кадров, дополнение к нему, автобиографию, (анкету), копии документов об образовании, заявление о приеме на работу, копии приказов о приеме и переводе, характеристику и другие документы, характеризующие личность работника.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. В ней обычно указывают: название документа; имя, отчество, фамилия автора, число, месяц и год рождения; сведения о родителях (ФИО, место работы); образование, специальность, вид трудовой деятельности, последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Характеристика – это официальный документ, выданный администрацией предприятия своему работнику и содержащий отзыв о его служебной деятельности, оценку его деятельности и моральных качеств.

Трудовой договор (контракт) – это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку предприятия, а предприятие выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде и коллективным договором.

При поступлении на работу, переводе и увольнении работник пишет заявление на имя руководителя организации. Во всех случаях наличие следующих реквизитов обязательно: название вида документа, дата составления, адресат, текст, подпись. В адресате указывается должность и ФИО руководителя организации, а в заявлении о приеме на работу дополнительно ФИО, адрес проживания и номер телефона работника. В тексте излагается просьба о приеме, переводе, увольнении с указанием должности, структурного подразделения, даты и причины. Подписывается заявление с указанием должности.

На основании заявлений издаются соответствующие приказы (распоряжения) по личному составу, с которыми работники знакомятся под роспись.

После заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу на работника заполняется личная карточка Формы Т2, которая обеспечивает работу по учету качественного и количественного состава кадров. В ней отражаются все изменения сведений о работнике.

Также по основному листку работы на каждого работника ведется трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Ведение трудовых книжек регламентируется «Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников». Оформленная трудовая книжка выдается работнику под роспись в день увольнения.

Контрольные вопросы

1. Какие документы относятся к документам по личному составу?

2. Какие документы включаются в состав личного дела, на какие категории работников в организациях ведутся личные дела?

3. Какие сведения включают в автобиографию?

4. В какой форме заключается трудовой договор?

5. Какие документы работник обязан предъявить нанимателю при приеме на работу?

6. В каких документах отражается движение кадров?

7. В чем особенности оформления приказов по личному составу?

Практическая работа № 2

Оформление документации по личному составу

(прием, перевод, увольнение, отпуск)

1. Цель работы: определение состава обязательных реквизитов заявления, объяснительной записки, приказа по личному составу, приобретение навыков по их составлению и оформлению.

2. Оснащение рабочего места:

- унифицированная система ОРД;

- альбом форм ОРД.

3. Краткие теоретические сведения

Заявление - документ, содержащий просьбу работника (гражданина) и адресованный должностному лицу (руководителю или его заместителям).

Оформляется на стандартном листе бумаги, обязательными реквизитами являются: название вида документа, дата, индекс, адресат, текст, подпись.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Оформляется на стандартном листе бумаги, обязательными реквизитами являются: название структурного подразделения, названия вида документа, дата, индекс, адресат, текст, подпись.

4. Порядок выполнения работы

4.1 Составить и оформить заявление о приеме на работу.

4.2 Составить и оформить заявление о предоставлении отпуска.

4.3 Составить и оформить заявление о предоставлении материальной помощи.

4.4 Составить и оформить заявление об увольнении с работы.

4.5 Составить и оформить заявление об изменении фамилии.

4.6 Составить и оформить объяснительную записку о нарушении дисциплины.

4.7 Проставить визы и резолюции на всех заявлениях.

4.8 Составить и оформить приказ по личному составу.

5. Содержание отчета

5.1 Наименование и цель работы.

5.2 Оснащение рабочего места.

5.3 Составленные и оформленные заявления и объяснительная записка.

5.4 Составленный и оформленный приказ по личному составу.

6. Контрольные вопросы

6.1 Назвать реквизиты заявления.

6.2 Какие особенности оформления у заявления о приеме на работу?

6.3 Какие особенности оформления у заявления о предоставлении социального отпуска?

6.4 Назвать реквизиты объяснительной записки.

6.5 С чего начинается текст объяснительной записки?

Литература

Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбом форм организационно-распорядительных документов. – Мн.: 1996.

Левчик П.А., Давыдава Э.М., Рыбаков А.Е. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и предприятиях Республики Беларусь. – Мн.: 1995.

Дата добавления: 2015-07-12