Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Тема 1.1 Виды и значение документов

Содержание программы

Виды документов. Понятие официального документа. Классификация документов. Унификация и стандартизация документов. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Методические указания

Документирование может осуществляться физическими и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документы личного происхождения (документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей) и официальный документ (документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке). Официальный документ обладает юридической силой. Все официальные документы принято классифицировать по следующим признакам:

- по средствам фиксации (письменные, графические, кинофотофонодокументы, электронные);

- по видам деятельности (организационно-распорядительные, по финансово-расчетным операциям, по снабжению и сбыту и т.п.);

- по месту составления (внутренние, внешние);

- по содержанию (простые и сложные);

- по форме (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные);

- по срокам исполнения (срочные и несрочные);

- по назначению (подлинные, подложные, действительные и недействительные);

- по степени обязательности (директивные и информационные).

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установлению единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Каждая управленческая функция реализуется через систему документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных, по признакам, происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, называется унификацированной УСД).

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия. Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик.

В любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), на которую разработан государственный стандарт СТБ 6.38-2004 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов; требования к изготовлению бланков документов.

В приложениях к СТБ приведены схемы расположения реквизитов ОРД.

Контрольные вопросы

1. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

2. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

3. Что понимается под классификацией документов? Назовите основные признаки классификации.

4 Каковы основные цели унификации документов?

5. Что понимается под системой документации?

6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

7. Что представляет собой УСОРД?

8. Назовите стандарт на УСОРД, что он устанавливает и какие приложения имеет?

Тема 1.2 Подготовка и составление служебных документов

Содержание программы

Определение и назначение формуляра-образца, состав реквизитов, их перечень. Виды реквизитов: постоянные и переменные, обязательные и дополнительные, взаимоисключающие. Способы оформления реквизитов и варианты размещения. Бланки документов: общий бланк и бланк для писем. Форматы бумаги поля документов.

Методические указания

Формуляр-образец документа представляет собой модель построения всех документов унифицированной системы документации. Формуляр-образец устанавливает формат бумаги (А4 - 210х297мм, А5 – 210х148мм), размеры служебных полей (левое –30мм, правое – не менее 8мм, верхнее и нижнее – 20мм), требования к построению конструкционной сетки, состав реквизитов (32) и зоны их расположения..

Реквизит – элемент официального документа, несущий определенную информацию. Все реквизиты принято делить на постоянные (содержат постоянную информацию) и переменные (содержат индивидуальную для каждого документа информацию); обязательные (обеспечивают юридическую силу документа) и дополнительные (оформляются при необходимости, т.е. могут быть не на всех документах данного вида).

Формуляр-образец предусматривает два варианта размещения реквизитов: угловой (реквизиты заголовочной части располагаются в левом верхнем углу листа в зоне 73х76мм и продольный (реквизиты заголовочной части бланка продлевают до границы правого поля). Также существуют два способа оформления реквизитов: флаговый (начало реквизита расположено от левой границы зоны расположения реквизита), и центрованный (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов).

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать подготовленный заранее бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом для переменной. В организации применяют два вида бланков: общий и бланк для писем.

На бланке для писем оформляются служебные письма. На него наносятся реквизиты: герб, эмблема, код организации, код документа, название вышестоящей организации, название организации, почтовый адрес, коммерческие и коммуникационные данные, а также ограничительные отметки для реквизитов: дата, индекс, ссылка на дату и индекс входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

На общем бланке оформляются все ОРД, за исключением писем. На него наносятся реквизиты: герб, эмблема, код организации, название вышестоящей организации, название организации, место издания, а также ограничительные отметки для реквизитов: название вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение формуляра-образца.

2. Какие форматы бумаги используются для оформления ОРД?

3. Что устанавливает формуляр-образец?

4. Какие размеры полей установлены формуляром-образцом для ОРД?

5. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образцом? Назовите реквизиты.

6. Какие реквизиты относятся к постоянным, обязательным?

7. Сколько существует способов оформления реквизитов?

8. Чем продольный вариант размещения реквизитов отличается от углового?

9. Что представляет собой бланк документа?

10. Сколько видов бланков применяется для оформления ОРД?

11. Чем отличается общий бланк от бланка для писем?

12. Какие требования предъявляются к изготовлению бланков?

13. Какие требования предъявляются СТБ 6.38-2004 к оформлению реквизитов?

Дата добавления: 2015-07-12