Читайте также:
|
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.
Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма.
При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения…»
В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.
Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение…
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Уважаемая Ирина Петровна, я крайне редко обращаюсь к Вам за поддержкой.
Но в данном случае чувство ответственности перед ветеранами, перед нашими потомками побуждает меня обратиться к Вам за помощью.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации:
С наилучшими пожеланиями,
Генеральный директор Л.И. Сидоров
В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается:
С наилучшими пожеланиями, Л.И. Сидоров
По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, одной проблеме. Многоаспектное письмо содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого-получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-адресанту. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование предшествует изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить: Просим Вас предоставить…Просим Вас сообщить и т.п. Просьба может формулироваться и без глагола просить. Например: Надеемся на положительное решение вопроса…Надеемся в скором времени получить положительный ответ.
Акционерный коммерческий банк
«ПРОМЭКСИМ» Исполнительному директору
Институт проблем инвестирования российско-швейцарского
Загородная ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия
Тел.: 241901 Факс: (095) 243000 «Russian Trust & Trade Ltd»
ОКПО ОГРН ИНН/КПП г-ну Г,П. Сидорову
22.04.2004 №01-17/10 Волоколамское ш., 10,
На №_____ от _____ Москва, 215080
О предоставлении документов
Уважаемый господин Савельев!
В связи с поручением президента Банка «Промэксим» г-на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.
С уважением,
директор института Личная подпись Е.Б. Коновалов
И.К. Сабанеев
143-22-87
Инструктивные (циркулярные) письма. Такие письма направляются вышестоящими организациями и содержат указания и разъяснения подведомственным организациям.
Герб субъекта Российской Федерации
ГУБЕРНАТОР
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630011
Тел.: 231-16, факс: 231-00-16,
е-mail: ld@lic/ru
30.09.2004 № Т / 4419 Главам муниципальных
На № _____ от ______ образований области
О проведении осенней уборки
территорий
5 октября 2004 г. в г. Новосибирске проводится санитарный день по очистке территории.
В целях улучшения санитарного состояния и благоустройства населенных пунктов территорий, руководствуясь статьей 6 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации» и поддерживая инициативу мэрии Новосибирска, прошу Вас совместно с органами местного самоуправления, руководителями предприятий, организаций, представителями общественных организаций наметить план мероприятий по организации осенней уборки территорий, установить срок осенней уборки с 1 по 31 октября 2004 г. Рекомендую провести 5 октября санитарный день во всех населенных пунктах районов области.
Для освещения подготовки и проведения мероприятий по благоустройству и санитарной очистке населенных пунктов прошу привлечь средства массовой информации.
Личная подпись В.А. Толоконников
Анисимов
222-38-06
Письмо-извещение, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:
• информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;
• приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;
• другие сведения организационного характера.
Письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.
Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый…».
Главное архитектурное управление Генеральному директору
Москомархитектуры (ГлавАПУ) ГУП ОАО «Стройинвест»
Триумфальная пл., д. 1, г-ну И.Е. Николаеву
Москва, 123001 ул. Гарибальди, д.23,
Тел. / факс 000-00-00 Москва, 119335
23.05.2005 № 0-0 / 00
На № ______________ от _____________
Уважаемый Игорь Евгеньевич!
Мы будем рады видеть Вас на конференции «Современные проблемы жилой застройки», которая состоится 30 мая 2005 г. по адресу: Триумфальная пл., д. 1
Время регистрации участников – 9.30 – 10.00.
Начало конференции – 10.30.
Справки по тел. 000-00-00.
Приложение: тезисы докладов участников конференции на 5 л. в 1 экз.
Начальник организационного отдела Подпись И.О. Фамилия
В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…
Гарантийные письма – это письма, дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств: оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работ и др. В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Подпись заверяется печатью.
ЗАО «Каскад» Государственное учреждение
«Всероссийский научно-
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Московская ул., д. 33,
Санкт-Петербург, 730002
Тел. / факс: 731-00-01, е-mail: sachf@sts. ru
ОКПО ___, ИНН / КПП ___, ОГРН ___
15.03.2005 № 154-12 / 01
На № ________ от __________
О направлении перечня
Прошу направить в наш адрес «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» в количестве 35 штук.
Оплату гарантируем.
Управление делами ЗАО «Каскад»:
ИНН / КПП _____,
БИК _______,
Р / С _______, К / с ______, ОГРО ______,
Код по ОКПО ______
Управляющий делами Личная подпись Д.Б. Пономарев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.Л. Суворова
Н.Ю. Анохина 181-14-36
Дата добавления: 2015-10-16; просмотров: 67 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| ОПЫТ РАБОТЫ | | | ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ |