Текстовый редактор Microsoft Word

Символ – минимальный элемент текста, которому соответствуют определенный числовой код и определенное шрифтовое оформление.

Абзац – фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши Enter.

Колонтитул – область страницы (вверху и внизу), в которой размещен справочный текст, автоматически размноженный на все остальные страницы документа.

Сноска (обычная или концевая) – комментарий, вынесенный за пределы основного текста и содержащий дополнительные поясняющие сведения или ссылку на литературу. Обычная сноска располагается в конце страницы, а концевая – в конце документа.

Объект – элемент документа, для создания и редактирования которого привлекаются другие приложения Windows или специальные средства Word.

Примечание – пояснения к отдельным словам или предложениям. Тексты всех примечаний располагаются в одной общей области – области примечаний.

Раздел – часть документа, форматирование которой существенно отличается от форматирования остальных частей.

Стиль – совокупность параметров оформления элемента документа, имеющая имя.

Шаблон – специальный вспомогательный документ, на основе которого создаются новые документы в среде Word. Шаблон – специальный бланк, подготовленный для заполнения.

Способы запуска программы:

· из панели MS Office;

· Пуск / Программы / MS Word;

· открытие документа Word;

· ярлык Word на рабочем столе.

3.2.2. Окно программы MS Word и установка его параметров

Структура окна текстового редактора MS Word приведена на рис. 10 и включает семь элементов.

Условные обозначения:

1 – строка заголовка с кнопками управления окном;

2 – основное меню;

3 – стандартная панель инструментов;

4 – панель инструментов Форматирование;

5 – рабочая область, в которую выводится окно документа; по умолчанию документу присваивается имя Документ1;

6 – панель инструментов Рисование;

7 – строка состояния

Рис. 10. Структура окна MS Word

После загрузки текстового редактора необходимо установить параметры окна, определяющие удобный режим работы пользователя.

Режим отображения документа на экране устанавливается с помощью команд меню Вид или соответствующих кнопок в рабочей области документа:

· Обычный режим. Предназначен для ввода, редактирования и форматирования текста. В обычном режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы – в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста.

· Web-документ. Удобен для создания web-страниц или документов, предназначенных для просмотра на экране.

· Разметка страницы. Текст, рисунки и другие элементы отображаются так же, как после вывода страницы на печать.

· Структура. Позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков.

· Отображение панелей инструментов Стандартной и Форматирование – команда Вид / Панели инструментов.

· Выбор масштаба отображения документа – Вид / Масштаб или кнопка Масштаб на стандартной панели инструментов.

· Отображение масштабных линеек – Вид / Линейка и Сервис / Параметры / Вид / Вертикальная линейка.

· Команда Сервис / Язык / Расстановка переносов…/ Автоматическая расстановка переносов. Позволяет установить перенос по слогам в документе.

Команда Сервис / Параметры / Вид позволяет установить:

· границы текста;

· вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки;

· непечатаемые символы (знаки),или кнопку Непечатаемые знаки стандартной панели инструментов.

К непечатаемым символам относятся символы конца абзаца (¶), пробела (·), принудительного перехода к новой строке (¿), неразрывного пробела (°). Эти символы при обычном режиме набора и просмотра не видны.

3.2.3. Работа с документами

Создание нового документа выполняется с помощью команды Файл / Создать или кнопки Создать на панели инструментов Стандартная.

Открытие существующего документа – команда Файл / Открыть или кнопка Открыть на панели инструментов Стандартная.

Сохранение документа выполняется при помощи одной из двух команд:

· Файл / Сохранить (кнопка Сохранить на стандартной панели инструментов).

· Файл / Сохранить как ….

При первом сохранении документа действия обеих команд идентичны.

При второй и последующих попытках сохранения документа действия команд Сохранить и Сохранить как … различны:

· по команде Сохранить сохранение документа происходит по ранее установленным параметрам;

· по команде Сохранить как … всегда выдается диалоговое окно Сохранение документа, т. е. появляется возможность сохранить документ в другой папке или под новым именем.

3.2.4. Основные правила ввода текста

При вводе текста автоматически происходит переход с одной строки на другую.

В конце абзаца для перехода к следующему нажимается клавиша Enter. Результатом нажатия клавиши Enter является вставка символа конца абзаца (¶).

Между словами ставится один пробел. После знаков препинания (точка, запятая, двоеточие, точка с запятой) обязательно ставится (×).

Пробел не ставится после открывающихся кавычек или скобок, в словах с дефисом (например, где-то). В предложениях с тире пробел обязателен и перед знаком тире, и после него.

Для перехода к следующей строке, не начиная нового абзаца, используется комбинация клавиш Shift и Enter (принудительный переход к новой строке). В этом случае в конец текущей строки будет вставлен знак окончания строки (¿), и курсор переместится в начало следующей строки.

Неразрывный пробел – Shift + Ctrl + Пробел.

Для вставки символа, отсутствующего на клавиатуре, используется команда Вставка/Символ.

При вводе текста автозамена позволяет автоматически корректировать типовые ошибки ввода и вставлять часто используемый текст. Задание и изменение элементов автозамены выполняется с помощью команды Вставка \ Автотекст \ Автотекст… \ вкладка Автозамена.

При наборе таких больших документов, как курсовые и дипломные работы, часто приходится вводить повторяющиеся словосочетания, например, название работы или специальные термины. Word дает возможность существенно ускорить работу за счет единичного набора фрагмента, который часто будет использоваться в данном документе, и включения его в список элементов инструмента Автотекст.

Инструмент Автотекст позволяет сохранить текстовый фрагмент и многократно его использовать при наборе текста.

3.2.5. Средства перемещения по документу

Для перемещения по документу используются полоса прокрутки и различные комбинации клавиш.

Комбинации клавиш для перемещения по документу представлены в табл. 6.

Таблица 6. Комбинации клавиш для перемещения по документу

Клавиши	Действие
Home, End	Перемещение курсора на начало (конец) текущей строки
Page Down, Page Up	Перемещение курсора вниз (вверх) на высоту окна
Ctrl + Page Up, Ctrl + Page Down	Перемещение курсора на верхнюю (нижнюю) строку экрана
Ctrl + HOME, Ctrl + End	Перемещение курсора на начало (в конец) документа

3.2.6. Выделение фрагментов текста

Для того, чтобы выполнить какую-либо операцию с фрагментом текста, его необходимо предварительно выделить.

Можно отметить несколько способов выделения фрагмента текста:

· Установить курсор в начало выделяемого фрагмента, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, передвигать курсор клавишами управления (вправо, влево, вверх, вниз).

· Выполнить щелчок в начале выделяемого фрагмента, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, выполнить щелчок кнопкой мыши в конце выделяемого фрагмента.

· Двойной щелчок левой кнопкой мыши выделяет слово, на котором стоит курсор вставки.

· Тройной щелчок в любом месте абзаца выделяет весь абзац.

· Щелчок левой кнопкой при нажатой клавише Ctrl выделяет предложение.

· Фрагменты текста можно также выделять с использованием щелчков кнопки мыши по полосе выделения.

Полоса выделения – это колонка вдоль левого края окна документа. Когда указатель мыши находится в полосе выделения, он превращается в стрелку, направленную вверх-вправо.

· Один щелчок в полосе выделения выделяет строку, на которую указывает стрелка.

· Двойной щелчок в полосе выделения выделяет весь абзац.

· Тройной щелчок выделяет весь документ.

· Команда Правка / Выделить все выделяет весь документ.

Снять выделение можно щелчком в любом месте документа.

3.2.7. Редактирование текста

Для удаления символа, находящегося слева от курсора, используется клавиша Backspace (), cправа от курсора – клавиша Delete.

Для объединения абзацев следует установить курсор в конец первого абзаца и нажать клавишу Delete на клавиатуре, т. е. удалить символ (¶).

При разбивке на абзацы курсор устанавливается в конец предложения и нажимается Enter.

Для вставки пустой строки нужно установить курсор вставки в начало строки, перед которой (или в конец строки, после которой) должна располагаться пустая строка, и нажать Enter.

При удалении пустой строки нужно установить курсор в начало пустой строки и нажать клавиши Delete и Backspace ().

Копирование и перемещение фрагментов текста в пределах одного документа и из одного документа в другой с помощью буфера обмена выполняется при помощи команды Копировать, Вырезать и Вставить.

Копирование и перемещение фрагментов текста без использования буфера обмена можно выполнить следующим образом:

· для перемещения следует перетащить выделенный фрагмент текста на новое место;

· для копирования нужно перетащить выделенный фрагмент текста, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

3.2.8. Форматирование документа

Форматирование – это изменение внешнего вида документа. Параметры форматирования можно устанавливать до или после набора текста. В Word различают три уровня форматирования:

· форматирование текста (символов);

· форматирование абзацев;

· форматирование страницы.

Шрифтовое оформление текста можно производить при наборе, предварительно установив все параметры форматирования символов, или после набора, выделив нужный фрагмент текста.

К основным параметрам форматирования символов относятся следующие:

· гарнитура шрифта;

· размер;

· начертание;

· цвет;

· видоизменение (эффекты);

· интервалы между символами;

· анимация и др.

Гарнитура шрифта – это комплект шрифтов, имеющих различные размеры (кегли) и начертания (жирный, курсив, подчеркнутый), но одинаковый рисунок буквы или знака.

Гарнитуру, начертание и размер шрифта и другое для выделенного фрагмента текста можно установить с помощью команды Формат / Шрифт / вкладка Шрифт или с использованием кнопок и раскрывающихся списков на панели инструментов Форматирование.

3.2.9. Форматирование абзацев

Абзац характеризуется следующими параметрами:

· левый и правый абзацные отступы;

· отступ (выступ) первой строки абзаца;

· межстрочный интервал;

· интервалы перед и после абзаца;

· способ выравнивания;

· обрамление;

· заливка.

Команда Формат / Абзац позволяет установить:

· левый абзацный отступ – расстояние от левой границы текста до позиции, с которой начинаются все строки абзаца, за исключением первой строки (точнее, позиция, левее которой не могут начинаться строки абзаца);

· правый абзацный отступ – расстояние от правой границы текста до позиции, в которой оканчиваются все строки абзаца (точнее, позиция, правее которой не могут заканчиваться строки абзаца).

Отступ (выступ) первой строки абзаца – это расстояние между позицией начала первой строки и позицией начала всех остальных строк абзаца.

Позиции всех перечисленных отступов могут быть установлены маркерами на масштабной линейке.

Межстрочный интервал – расстояние между строками абзаца (например, одинарный, полуторный, двойной, точно, множитель, минимум).

Расстояние между двумя соседними абзацами равно сумме значений интервала после первого абзаца и интервала перед вторым абзацем. Значения интервалов задаются в пунктах.

Выравнивание производится по левому краю, правому краю, центру, по ширине.

Некоторые из перечисленных параметров могут быть установлены с помощью линейки и кнопок панели инструментов Форматирование.

Обрамление абзаца выполняется командой Формат / Границы и заливка / вкладка Граница следующим образом:

· из списка выбрать тип линии (сплошную, штриховую, штрихпунктирную);

· указать толщину линии (измеряется в пунктах);

· определить расположение (сверху, снизу, справа, слева).

Параметры заливки (цвет фона, цвет узора, степень заполнения) устанавливаются командой Формат / Границы и заливка / вкладка Заливка.

3.2.10. Оформление абзацев как списков

Для создания и редактирования списка используется команда Формат / Список и выбирается вид списка:

· нумерованные, согласно которым абзацы, входящие в список (элементы списка), последовательно нумеруются арабскими или римскими числами или латинскими буквами);

· маркированные, когда элементы списка помечаются каким-либо символом – маркером;

· многоуровневые, при которых каждый элемент списка относится к определенному уровню, причем каждый уровень нумеруется или маркируется по определенному закону.

Список может быть создан как после набора всех его элементов, так и в процессе их набора.

Для изменения нумерации или маркировки используется кнопка Изменить…, и в появившемся диалоговом окне Изменение списка устанавливается нужный параметр. Например, изменить значение в поле начать с: или изменить вид маркера.

Положение элементов списка на странице, т. е. позицию номера (маркера) и расстояние от номера (маркера) до начала текста, можно установить маркерами на масштабной горизонтальной линейке или установкой соответствующих параметров в окне Изменение списка.

Список можно создать при наборе текста. Для этого при наборе первого элемента списка набираются нужный номер, точка и пробел. После нажатия Enter в конце элемента списка автоматически образуется новый абзац (следующий элемент списка) с последующим номером или тем же самым маркером.

Последний способ рекомендуется при создании многоуровневого списка.

3.2.11. Форматирование страниц

Установка параметров страницы осуществляется по команде Файл \ Параметры страницы…:

· Вкладка Поля позволяет установить поля страницы (верхнее, нижнее, левое, правое) и ориентацию страницы (книжная, альбомная).

· Вкладка Размер бумаги позволяет выбрать один из стандартных форматов, предлагая по умолчанию формат А4. Можно также произвольно установить ширину и высоту страницы и, тем самым, создать специальный формат.

3.2.12. Основные этапы создания документа

Документ создается по следующим этапам:

· Настройка параметров Microsoft Word, которая включает настройку масштаба изображения, выбор нужного режима отображения (разметки страницы, обычный и т. д.), установку нужных панелей инструментов, установку строки состояния, границ области текста, полос прокрутки, масштабных линеек и т. д.

· Создание нового документа или открытие уже существующего.

· Ввод и редактирование текста.

· Оформление документа (параметры шрифта, абзаца, страницы).

· Формирование документа (сноски, колонтитулы, вставка или создание рисунков, сбор оглавления и т. д.).

· Сохранение документа.

· Просмотр и печать документа.

3.3. Табличный процессор microsoft excel

3.3.1. Назначение и составные части

После текстовых редакторов вторыми по степени распространенности прикладными программными продуктами являются табличные процессоры. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему электронных таблиц, но этого явно недостаточно для характеристики многообразных возможностей MS Excel. Поэтому иногда применяют другое обобщающее название для этого программного продукта – Microsoft Excel – универсальная система обработки данных.

Собственно MS Excel состоит из трех частей:

· средства для работы с таблицами;

· средства для работы с диаграммами;

· средства для работы с базами данных (со списками).

Вместе с MS Excel поставляются также надстройки.

Надстройка – это некоторая дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности основного приложения, в данном случае MS Excel. Надстройки разрабатываются или самой фирмой Microsoft, или другими фирмами.

3.3.2. Окно MS Excel и окна рабочих книг

MS Excel, как и любое другое приложение, исполняемое в среде Windows, имеет свое окно со стандартными элементами (рис. 11).

Условные обозначения:

1 – строка заголовка;

2 – строка основного меню;

3 – стандартная панель инструментов;

4 – панель инструментов Форматирование;

5 – строка формул;

6 – рабочая область;

7 – ярлычки рабочих листов;

8 – строка состояния, где отображается текущее состояние программы

Рис. 11. Окно программы MS Excel

В рабочей области располагаются обрабатываемые программой объекты (документы), в данном случае – рабочие книги. По умолчанию документу присваивается имя Книга1.

К нестандартным относится дополнительный элемент – строка формул. В левой части строки формул, называемой полем имен, указывается адрес текущей ячейки активного листа рабочей книги. В правой части строки формул указывается содержимое ячейки, указанной в поле имен. В средней части строки формул появляются три кнопки (отмена, ввод и вставка функции) только тогда, когда производится ввод или редактирование данных в ячейке, указанной в поле имен.

Рабочая книга состоит из рабочих листов. Их может быть до 255. В рабочей книге, открываемой при запуске MS Excel, обычно бывает 3 или 16 листов. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов и четырех кнопок, расположенных внизу окна рабочей книги .

Рабочий лист – это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно некоторой строке.

Рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от A до IV (латинские буквы) и 65536 строк с номерами от 1 до 65536. Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку, например, D3, G6, AB144, IV65536.

Ячейка называется активной или текущей, если она выделена табличным курсором – жирной рамкой. Выделение ячейки производится щелчком по ячейке указателем мыши, имеющим форму жирного белого креста .

Квадратное утолщение в правом нижнем углу табличного курсора называется маркером заполнения .

Каждая ячейка характеризуется содержимым, форматом и примечанием.

Содержимое ячейки – это набор до 255 символов, которые вводятся в ячейку или копируются из других ячеек. Этот набор символов MS Excel трактует либо как литеральное значение, либо как формулу. Признаком формулы является первый символ (=).

Литеральное значение бывает трех типов: текстовое, числовое, логическое. Дата и время представляют собой значения числового типа.

Формула вырабатывает значение одного из этих трех типов (или ошибку).

Формат ячейки используется для придания содержимому ячейки требуемого вида изображения на экране и при печати.

Примечание к ячейке создается пользователем и обычно представляет собой поясняющий текст к содержимому ячейки.

Кроме понятия ячейки, используется понятие блока ячеек – прямоугольной области смежных ячеек. Блок задается указанием адреса верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, разделенных символом (:) (двоеточие), например, А1:С7, B8:E15.

Блок выделяется указателем мыши, имеющим форму толстого белого креста, одним из способов, приведенных ниже:

· операцией drag&drop от левого верхнего угла к нижнему правому углу;

· после щелчка по ячейке в левом верхнем углу производится щелчок по ячейке в нижнем правом углу при нажатой клавише Shift;

· стрелками (“Ž) на клавиатуре при нажатой клавише Shift.

Все ячейки рабочего листа выделяются щелчком по кнопке Выделить все, находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов рабочего листа.

Часто вместо термина «блок» применяют термин «диапазон» («интервал»). Понятие «диапазона» шире, чем блока, так как диапазон может состоять из нескольких возможно пересекающихся блоков.

Диапазон ячеек, состоящий из нескольких блоков, выделяется указателем мыши при нажатой клавише Ctrl.

У выделенного блока, как и у выделенной ячейки, в правом нижнем углу имеется маркер заполнения, который может использоваться для копирования и автозаполнения последовательности ячеек. У диапазона, состоящего из нескольких блоков, маркера заполнения нет.

Вводить и редактировать информацию в рабочей таблице можно только в текущей ячейке. При вводе с клавиатуры информация появляется и в текущей ячейке, и в строке формул.

Для изменения содержимого ячейки необходимо либо дважды щелкнуть кнопкой мыши по ячейке, либо при выделенной ячейке щелкнуть кнопкой мыши по строке формул, либо нажать клавишу F2. В точке ввода появляется мигающий курсор (|).

Завершить ввод или редактирование можно нажатием на клавишу Enter.

Если текст не помещается в ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку, если она не пустая. Если не помещается число, то ячейка заполняется символами (#). В этом случае необходимо изменить ширину столбца.

При вводе информации MS Excel распознает тип данных и по умолчанию сдвигает числовые данные вправо, текстовые – влево. Логическое значение выравнивается по центру ячейки.

Для вставки элементов таблицы используются команды Вставка / Ячейки (Строки, Столбцы, Лист).

При удалении элементов таблицы (выделить ячейку, строку, столбец, блок) следует выполнить команду Правка / Удалить.

Для копирования и перемещения применяются команды Правка / Копировать (Вырезать), Правка / Вставить или аналогичные команды контекстного меню и кнопки панели инструментов Стандартная.

3.3.3. Формулы и функции

Формула – это выражение, перед которым стоит знак (=), содержащее числа, адреса (ссылки) и имена ячеек, диапазоны, функции, текст, а также знаки арифметических операций (^, *, /, +, –) или знаки сравнения (>, >=, <, <=, =, <>).

Например, =А1+V10 или =G4*15%.

Любая функция имеет имя, один или несколько аргументов и начинается со знака равенства: =ИМЯ (список аргументов), например, =СУММ(А10:А20). Функция вызывается щелчком по кнопке Мастера функций.

Все функции разбиты на категории – статистические, математические, логические, дата и время и т. д.

Наиболее употребляемые функции (СУММ, МАКС, МИН и СРЗНАЧ) относятся к категории статистические. Для вызова самой употребляемой функции СУММ используется специальная кнопка на панели инструментов Стандартная.

Для вызова остальных функций надо хотя бы примерно знать ее имя и воспользоваться категорией Полный алфавитный перечень.

Для быстрого вызова функции можно воспользоваться категорией 10 недавно использовавшихся.

Фраза «вложенные друг в друга функции» применяется, когда в качестве аргумента функции используется другая функция.

После ввода формулы или функции в ячейке отображается результат вычислений, а в строке формул – введенная формула или функция.

Для включения (выключения) отображения в ячейках электронной таблицы введенных формул используется команда Сервис / Параметры / Вид / Формулы.

Ссылки (адреса) вида D2 называются относительными. Ссылки вида $D$2 называются абсолютными. Ссылки вида $D2 и D$2 называются смешанными.

Автозаполнение ряда последовательных ячеек осуществляется применением операции drag&drop к маркеру заполнения выделенной ячейки (или блока) в трех случаях:

· при вводе встроенных в MS Excel последовательностей (списков), в том числе последовательностей типа арифметической прогрессии;

· при вводе списков, созданных самим пользователем;

· при копировании.

При копировании и автозаполнении формул относительные адреса и относительные части смешанных адресов изменяются в соответствии с направлением и величиной вектора перемещения.

Например, если в ячейке С5 находится формула = А5+$B$4–$C6*D$7 и она копируется в ячейку Е8, т. е. происходит смещение на два столбца и три строки, то в результате получится формула =С8+$B$4–$C9*F$7.

При перемещении формулы из одной ячейки в другую она не изменяется.

3.3.4. Основные приемы форматирования

Понятие «форматирование» включает в себя следующее:

· формат данных и ячеек (формат данных, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, способы заливки ячеек и т. д.);

· формат страницы (размер бумаги, размер полей, колонтитулы и т. д.).

Для форматирования содержимого всей ячейки (диапазона) необходимо выделить ячейку (диапазон) и выполнить команду Формат/Ячейки….

На вкладке Число представлены используемые MS Excel типы данных:

· Общий формат, при котором MS Excel автоматически подбирает подходящий формат отображения числа.

· Число, при котором отображаются данные с заданным количеством десятичных знаков после запятой.

· Денежный тип, отличающийся от числового тем, что после изображения числа может отображаться знак валюты.

· Финансовый, при котором вносится знак минуса для отрицательных чисел.

· Процентный, при котором число в ячейке автоматически умножается на 100.

Для установки денежного, процентного, с разделителями групп разрядов типов данных, а также для увеличения и уменьшения количества десятичных знаков, можно использовать соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование.

На вкладке Выравнивание устанавливаются Тип выравнивания, Направление (ориентация) текста, Перенос по словам (для размещения информации в ячейке в несколько строк), Объединение ячеек, Автоподбор ширины и т. д.

Операция Объединение ячеек используется для объединения ячеек в одну с центрированием содержимого ячейки. Объединить можно соседние ячейки в строке, соседние ячейки в столбце, соседние ячейки, составляющие прямоугольный блок. Для операции объединения можно использовать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.

Текст автоматически выравнивается по левому краю, число – по правому краю ячейки. Такой тип выравнивания устанавливается по умолчанию и называется стандартным.

Вкладки Шрифт, Граница, Вид позволяют выбрать шрифт текста, обрамление и заливку ячеек.

Присвоение имени ячейке (диапазону) выполняется командой Вставка / Имя / Присвоить.

Примечания к ячейкам создаются командой Вставка / Примечание.

Форматирование страницы выполняется командой Файл / Параметры страницы:

· на вкладке Страница можно установить ориентацию страницы, масштаб печати, размер бумаги;

· на вкладке Поля устанавливаются размер полей и центрирование на странице;

· на вкладке Колонтитулы можно создать верхний и нижний колонтитулы;

· на вкладке Лист указываются сквозные столбцы и строки (для печати шапки большой таблицы на каждой странице), а также можно установить вывод печати сетки, заголовков строк и столбцов и т. д.

3.3.5. Проектирование электронных таблиц

Проектирование электронной таблицы (рис. 12) производится по следующим этапам:

· Ввод в левую верхнюю ячейку (А 1) заголовка таблицы.

· Ввод в ячейки следующей строки (строки 2) констант, используемых при расчетах с пояснительными надписями.

· Ввод заголовков столбцов по принципу «один заголовок в одну ячейку» (без пропуска столбцов). Следует обратить внимание на ввод заголовков, общих для нескольких столбцов.

· Форматирование заголовков столбцов. Нужно выделить все ячейки с заголовками и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Переносить по словам, по горизонтали и вертикали – По центру.

· Изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости заголовкам с соблюдением принципа минимизации ширины таблицы.

· Форматирование заголовка таблицы – выделение диапазона ячеек первой строки по количеству столбцов таблицы и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Объединение ячеек, флажок Переносить по словам, по горизонтали – По центру.

· Ввод исходных данных, при этом возможно изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости введенным значениям.

· Ввод формул. Используемые в формулах ссылки не набираются на клавиатуре, а вводятся посредством выделения соответствующих ячеек. В каждом столбце набирается только одна формула, а затем она автозаполняется на остальные ячейки. Таким образом, ссылки в формулах должны быть таковы, чтобы при копировании (автозаполнении) получались правильные формулы. Это правило распространяется для строк с однотипными формулами.

· Обрамление таблицы.

В процессе проектирования необходимо постоянно сохранять таблицу.

Рис. 12. Таблица в режиме формул

3.3.6. Построение диаграм

Диаграмма – графическая интерпретация числовых значений электронной таблицы. Диаграмма должна быть оформлена как независимый документ, т. е. должна содержать все необходимые элементы, позволяющие человеку анализировать ее без обращения к исходной электронной таблице.

Для построения диаграмм используется Мастер диаграмм, вызываемый одноименной кнопкой из стандартной панели инструментов.

Перед построением диаграммы необходимо определить ряд – набор числовых значений, отображаемый в виде графических элементов (набор столбиков, набор линеек, секторы круга, точки на плоскости и в пространстве), и продумать вид диаграммы – гистограмма, круговая, график, линейчатая и др.

Основные элементы, указываемые при построении диаграммы, приведены на рис. 13 – имя ряда, значения ряда, категории, подписи оси Х, подписи категорий, легенда, название диаграммы, названия осей, подписи данных, таблица данных, линии сетки.

Рис. 13. Диаграмма и ее основные элементы

Мастер диаграмм предполагает четыре шага работы:

· Выбор типа (вида) диаграммы (гистограммы, круговые, графики, линейчатые и др.).

· Задание источника данных диаграммы. На вкладке Ряд необходимо заполнить все поля диалогового окна (имя ряда, значения ряда, подписи оси Х).

· Задание параметров диаграммы (название диаграммы, названия осей, подписи данных, таблица данных, линии сетки).

· Размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся листе).

3.3.7. Редактирование и форматирование диаграммы

После построения диаграммы можно изменить ее размеры и переместить. Для этого достаточно выделить ее одинарным щелчком мыши, а далее перемещать либо всю диаграмму, либо один из маркеров на ее границах.

Можно менять как размер всей диаграммы (области диаграммы), так и размер области построения диаграммы (область, занятую графическим объектом, рисунком).

После выделения соответствующих элементов диаграммы (оси, легенда, названия) можно изменять их размеры и форматы.

Для редактирования диаграммы надо вызвать на ее области контекстное меню и выбрать одну из команд, приведенных ниже:

· Тип диаграммы …. Эта команда позволяет вернуться к первому шагу построения диаграммы.

· Исходные данные …. Данная команда позволяет вернуться ко второму шагу построения диаграммы.

· Параметры диаграммы …. Эта команда позволяет вернуться к третьему шагу построения диаграммы.

· Размещение …. Данная команда позволяет вернуться к четвертому шагу построения диаграммы.

Для удаления диаграммы надо ее выделить и нажать на клавиатуре клавишу Delete.

3.3.8. Информационный обмен между приложениями

Для организации взаимодействия между приложениями можно использовать следующие способы:

· обмен данными через буфер обмена (команды Правка / Копировать, Правка / Вставить);

· OLE -технологию внедрения и связывания объектов (команды Правка/Копировать, Правка / Специальная вставка);

· вставку и редактирование объектов (формул, красочных надписей, организационных диаграмм и т. д.) несамостоятельными приложениями (команда Вставка / Объект);

· MS Equation;

· MS WordArt (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов);

· MS Organization Chart (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов).

---

Дата добавления: 2015-10-21