Внемашинная организация экономической информации

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

Внемашинная – та часть ЭИ, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств.

Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируют по:

· сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.

· отношению к объекту управления – входящие, исходящие, промежуточные, архивные;

· содержанию хозяйственных операций –материальные, денежные, расчетные;

· назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

· способу использования – разовые и накопительные;

· способу заполнения – заполняемые вручную или при помощи технических средств.

В документе выделяется:

· заголовочная часть, которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

· содержательная часть, которая представленаобычно в виде таблицы, где располагаются показатели;

· оформляющая часть, в которой содержатся подписи лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

Классификация – это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия.

Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ее основанием.

Совокупность правил классификации и результат классификации называется системой классификации.

Существует две системы классификации – иерархическая и фасетная.

В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример – классификация промышленной продукции «Обувь»: по материалу, по качеству, по половозрастному признаку.

Иерархическая система – когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы и т.д. последовательно, по взаимоподчиненным основаниям. Пример:

Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации и(или) классификационной группировке.

Коды позволяют: уменьшить объем информации, вводимой в ЭВМ; облегчить запись на машинные носители; осуществить поиск и сортировку; обеспечить наглядность выходных документов.

Коды классифицируют по:

· форме представления – цифровые и алфавитно-цифровые;

· длине – однозначные и многозначные;

· методу образования – порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

Порядковый – объектам присваиваются порядковые номера, начиная с единицы.

Серийно-порядковый – выделяются серии номеров, а внутри серии – присваиваются порядковые номера.

Разрядный метод – для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации –определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.

Пример. Составить код студента, который обучается в институте, где: 2 отделения (дневное и заочное); 5 факультетов; на дневном отд. – 4 курса, на заочном – 5; на каждом курсе– не более 6 групп; в группах – не более 35 студентов. Тогда структура кода студента такова:

Код отделения	Код факультета	Код курса	Код группы	Порядковый номер студента в группе
Х	Х	Х	Х	ХХ

Длина кода студента – 6 разрядов.

Коды проставляются согласно классификаторам. Классификатор – систематизированный свод наименований объектов и их кодовых обозначений. Они делятся на общегосударственные (н-р, классификатор отраслей народного хозяйства), отраслевые (н-р, классификатор видов оплат в легкой промышленности) и локальные ((н-р, классификатор структурных подразделений предприятия).

Дата добавления: 2015-10-21