Технология защиты документной информации.

Документы "КТ" подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности. Они должны иметь соответствующие реквизиты и гриф "КТ".

Корреспонденция "КТ" вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество экземпляров книг, листов документов, приложений к ним.

Учет документов и изданий "КТ" ведется в специальных журналах или на карточках отдельно от учета другой несекретной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания (книги, брошюры), которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.

Движение документов и изданий "КТ" должно своевременно отражаться в журналах и на карточках. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КТ" проставляется штамп, в котором указывается наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом "КТ", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий. Например, автореферат диссертации с указанным грифом.

Дополнительно размноженные документы идут под номером документа, а количество экземпляров фиксируется на самом первичном документе.

Черновики и варианты документа уничтожаются сотрудником канцелярии, регистрирующим документ, с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: "черновик (и вариант) уничтожены", дата, подпись.

Издание документов в типографиях производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению; учитывается поэкземплярно.

Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

Снятие копий с документов производится сотрудниками с разрешения руководителей подразделений, для сторонних организаций - по запросу.

1. Учет и хранение дел с конфиденциальными документами.

Хранение дел с конфиденциальными документами осуществляется в служебных помещениях, библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах и хранилищах. Выданные для работы дела, возвращаются в тот же день. Если необходимо более продолжительное использование, то документы предоставляются при обеспечении надежности сохранения. Обо всех произведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи. Хотя в принципе изъятия и перемещения этих документов запрещены. Нельзя работать с этими документами за пределами служебных помещений. За исключением выноса для согласования и подписания в организациях в пределах города. Нельзя давать документы командированным. Документы пересылаются заказными или ценными почтовыми отправлениями или с курьерами.

При смене сотрудников, хранящих документы "КТ", составляется акт приема-передачи в произвольной форме, утверждаемый руководителем направления или заместитель директора по направлению.

Литература

1. Постановление Правительства РСФСР от 5. 12. 91 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

2. Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. – Сборник законов Российской Федерации. 1995, № 8. Ст. 609.

3. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. – М., Энергоатомиздат, 1994.

4. Крысин А.В. Безопасность предпринимательской деятельности. – М., Финансы и статистика, 1996.

5. Степанов Е.А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документ в административных структурах. – М., ВНИИДАД, 1995.

6. Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации. Учебное пособие. – М., ИПКИР, 1994.

7. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 11. – М., ИНФРА-М, 1998.

Дата добавления: 2015-09-05