Документационное обеспечение управленческой деятельности

Процесс управления включает в себя действия которые оформляют документально: сбор и обработка информации, подготовка и принятие решения, доведения решения до исполнения, исполнение решения, передача информации о выполнении и контроль, передача информации по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск информации.

Недокументированные управленческие действия является вспомогательными.

Управленческая деятельность фиксируется в организационно-распрядительных документах (ОРД):

В состав ОРД входят:

Организационные документы: устав, структура, штатная численность, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции,

Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции.

Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная, записки справки, телеграммы.

Личные документы (заявления, доверенность, и др.).

Эти документы оформлены на бланках предприятия в соответствии со стандартом и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов:

-наименование организации, ее код, название и автор документа, дата, индекс, заголовок к тексту; текст, подпись, печать, виза, отметка об исполнении документа.

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа характерен свой формуляр, который называется типовым.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Технология работы с документами включает в себя:

-организация документооборота (ДО)

-регистрация

-контроль исполнения

-систематизация документов

-подготовка к хранению, хранение

-организационно-техническое обеспечение.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Документооборот – это движение документа с момента их получения или создание до завершения исполнения и сдачи на хранение.

Документы, поступают на предпр-е проходят: первичную обработку, предварительно рассмотренную регистрацию, рассмотрение руководством, передача исполнителям.

Выполняет эту функцию канцелярия, секретариат или отдельный человек – секретарь-референт.

Обработка – принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу, с необходимыми приложениями (если на них ссылка в основном документе) иначе возвращаются (в день поступления).

Без предварительного рассмотрения – документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства – документы, адресованные ему или содержащие наиболее важную информацию

Регистрация – фиксация факта создание или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе.

Регистрационные документы, которые требуют учета, исполнения или дальнейшего использования в справочных целях.

Контроль исполнения документа (все зарегистрированные документы)

Включает:

- постановка документа на контроль

- проверка своевременного доведения документа до исполнения.

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения.

- учет и обобщение результатов контроля исполнения и информирования руководства.

Основная цель контроля информации – обеспечить своевременное и качественное исполнение.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заказов, поручений, вопросов, сообщений результатов заинтересованным организациям и лицам и т. д.результат исполнения отмечен на документе.

Систематизация документов.
Для обеспечения правильного формирования и учета документов на предприятии (любой организации) должна составляться номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуре включены все документы, образующие в деятельности предприятия, кроме технических документов и печатных изданий.

Подготовка к хранению. В зависимости от вида документа хранятся либо краткие сроки, либо остаются на длительное архивное хранение (потом уничтожается).

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом экспертизы ценности документа (при уничтожении составляется акт)

Хранение

Использование оргтехники при работе с документами.

Сущность, значение и принципы планирования в организации.

Планирование — одна из функций управления предприятием и заключается в научной проработке и претворении в жизнь комплекса мероприятий, КОТОРЫЕ ОПРЕДЕЛЯЮТ НАПРАВЛЕНИЯ развития предприятия и производства.

Планирование является одним из способов формирования целей предприятия и способов их достижения.

Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, отделов, служб, работников. Оно является органической частью процесса управления, задавая направление и параметры будущего развития организации.

Планирование как процесс включает: установление целей и задач; разработку стратегий, программ и планов для достиженя целей; определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам; доведение планов до всех, кто должен их выполнять и кто несет ответственность за их выполнение.

Значение планирования:

1. без него невозможно обеспечить согласованность в работе всех составных частей организации; контролировать процессы, определять потребность в ресурсах; стимулировать трудовую активность работников.

2. Важная роль состоит в том, что оно представляет непрерывный процесс разработки и использования новых путей и способов совершенствования работы за счет выявленных возможностей окружающей среды организации и сильных сторон организации, нвых условий и факторов.

3. Позволят предвидеть перспективу организации и оценить шансы на успех.

4. более целеустремленно и эффективно проводить научно -техническую политику.

5. Более рационально использовать ресурсы.

6. Своевременно повышать качество продукции в связи с конъюнктурой рынка.

7. Выявить слабые стороны предприятия.

8.Уберечься от деятельности. Обреченной на провал.

9. Повысить эффективность производства и улучшить финансовое состояни предприятия.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ:

1. Непрерывность планирования -соччетание долгосрочных и краткосрочных планов;

2. Оптимальность — разработка нескольких вариантов и выбор наилучшего;

3. Экономичность — планирование на такие финансовые результаты, которые являются оптимальными для конкретной экономической ситуации;

4. Выделение приоритетов — ранжирование задач по их важности, выделение ведущих звеньев, от которых зависит успех дела;

5. Научность и экономическое обоснование;

6. Сбалансированность плана;

7. Единство плана предприятия с планом производственных подразделений — достигается методом директивного планирования(сверху -вниз) и индикативного планирования (снизу -вверх)

8. Согласованность планов с параметрами внешней среды.

47.Планирование и прогнозирование: понятия и отличительные признаки.

Рассматривая планирование как функцию управления, следует проанализировать общее и разницу между такими понятиями, как «пла­нирование» и «прогнозирование».

Планирование — одна из функций управления предприятием и заключается в научной проработке и претворении в жизнь комплекса мероприятий, КОТОРЫЕ ОПРЕДЕЛЯЮТ НАПРАВЛЕНИЯ развития предприятия и производства.

Планирование является одним из способов формирования целей предприятия и способов их достижения.

Планирование — это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, отделов, служб, работников. Оно является органической частью процесса управления, задавая направление и параметры будущего развития организации.

1). Несовпадения предмета,

Прогнозирование состоит в выявлении и предвидении объектив­ных тенденций развития той или иной системы, явления. Не все объек­тивные процессы служат объектом планирования, что зависит от при­роды самих процессов. В то же время эти процессы можно прогнозиро­вать, например демографические процессы (старение, рождаемость, разводы и т.д.). Некоторые процессы трудно или невозможно и плани­ровать, и прогнозировать (стихийные бедствия).

2) различия их функций. Суть этих различий в том, что планирование есть процесс принятия и прак­тического осуществления плановых управляющих решений, тогда как прогнозирование призвано формировать научные предпосылки таких решений. К таким предпосылкам и одновременно задачам прогнози­рования можно отнести:

ñ количественный и качественный анализ тенденций развития явле­ния или организации;

ñ вероятностное, альтернативное предвидение будущего развития явления, учитывающее как сложившиеся, так и поставленные цели;

ñ оценку возможностей и последствий активного воздействия на предвидимые процессы и тенденции.

Единство прогнозирования и планирования как элементов систе­мы управления состоит в том, что прогнозирование создает одну из обязательных предпосылок научно обоснованного планирования. План и прогноз - это не два альтернативных подхода к определению перспектив развития явления или процесса, а взаимно дополняющие друг друга стадии при определяющей роли плана.

Исходя из общего различия между планом и прогнозом, можно сформулировать некоторые более конкретные особенности.

1. Система плановых показателей должна соответствовать в первую очередь задачам управления, тогда как прогноз должен быть максималь­но адекватен протекающим и предвидимым процессам независимо оттого, насколько они управляемы. Если планируемые показатели должны в мак­симальной степени соответствовать структуре и требованиям управле­ния, то прогнозируемые показатели - требованиям познания объектив­ных процессов.

2. Содержательный характер планирования предполагает его адрес­ность, тогда как прогнозирование может не учитывать систему целей, организационную структуру и не иметь конкретного административного адреса.

3. План отличается от прогноза значительно большей детерминиро­ванностью. Прогноз же по своему характеру является вероятностным предвидением.

4. Процесс разработки плана носит вариантный характер, но сам план - это уже выбранный вариант развития, подлежащий практической реали­зации. Прогноз же является вариантным, альтернативным как конечный результат прогнозирования.

Таким образом, будучи частью системы планирования, прогно­зирование выполняет в этой системе свои специфические функции - вероятностного, вариантного (альтернативного) предвидения и изме­рения объективных закономерностей развития явления.

Виды планов в организации.

Классификация всей совокупности планов организации производится по двум главным критериям: длительности планового периода и уровням организационного планирования, учитывающим структуру организации.

В соответствии с первым критерием планы подразделяются на три группы:

стратегические, подчиненные разработке курса развития организации на длительный период времени;

тактические, содержащие планы действий и методы реализации стратегии организации на среднесрочный период времени;

оперативные, связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов.

По второму критерию планы составляются по объектам:

план организации, план цеха, план отдела, план участка, план бригады, план работника.

По предмету планирования: финансовый план, по себестоимости, по продаже и т.д.

Стратегическое планирование — это процесс формулирования миссии и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределения с целью обеспечения эффективной работы организации в будущем.

В принципе процесс стратегического планирования мало чем от­личается от процесса принятия решения. Здесь также нужно не просто принимать решения, но и постоянно решать задачи, связанные с выбо­ром альтернативных действий. Это относится к выбору миссии и це­лей предприятия, самой стратегии, распределению ресурсов, выбору стратегических задач.

Все многообразие стратегий планирования можно объединить в три группы.

Ограниченный рост. Эту стратегию применяют большинство органи­заций в сложившихся отраслях со стабильной технологией. Здесь цели развития устанавливаются «от достигнутого» и корректируются на изме­няющиеся условия (например, инфляцию).

Рост. Эта стратегия чаще всего применяется в динамично развиваю­щихся отраслях с быстро меняющейся технологией. Для нее характерно установление ежегодного значительного повышения уровня развития над уровнем предыдущего года.

Сокращение или стратегия последнего средства. Выбирается организа­цией реже всего. Для нее характерно установление целей ниже уровня прошлого периода. Прибегают к такой стратегии в случаях, когда имеется устойчивая тенденция ухудшения и никакие меры не могут улучшить ситуацию.

Комбинированная стратегия представляет собой любое сочетание рас­смотренных альтернатив. Этой стратегии придерживаются чаще крупные организации, которые активно функционируют в нескольких отраслях.Текущее планирование находит выражение в виде краткосроч­ных и оперативных планов.

Подразделения на основе касающейся их части производствен­ной программы осуществляют оперативное планирование, которое означает составление оперативно-календарных планов запуска-вы­пуска изделий и сменно-суточные задания.

2. Оперативно-календарный план определяет последовательность и сроки запуска, обработки и выпуска изделий по дням недели, загруз­ку технологических линий.

3. В сменно-суточном задании перечисляется конкретная номенк­латура и количество изделий, необходимых для нормального функци­онирования производственного процесса.

Для построения производственных программ и оперативно-кален­дарных планов могут использоваться так называемые графики Ган- нта, которые отражают загрузку в течение предстоящего периода каж­дой единицы оборудования подразделения, сроки профилактики, пе­рерывы и пр. Так как на графике отражается и процесс выполнения заданий, он может служить надежным инструментом текущего конт­роля.

Составляющие элементы планов

Существуют составляющие планов, которые должен знать руко­водитель среднего звена. Это: 1) цели; 2) программы; 3) нормативы; 4) правила; 5) процедуры; 6) методы; 7) сметы.

Цели - главные ориентиры, поставленные перед организацией и определяющие направление ее развития. Целевое управление - один из самых полезных инструментов в арсенале средств и методов управ­ления. Можно выделить четыре вида целей:

а) новаторские, т.е. творческие цели. Их осуществление требует поис­ка новых путей сокращения издержек, внедрения лучших способов производства новых продуктов или освоения новых рынков;

б) цели решения проблем. Их достижение означает решение проблем;

в) цели обычных рабочих обязанностей. Формируются для того, что­бы четко определить, по каким результатом руководитель может оценить свою работу. Например, цель «Не превышать смету рас­ходов в этом месяце»;

г) цели самосовершенствования направлены на осознание руково­дителями своих недостатков и разработку планов их устранения.

Программа - более широкое понятие, чем цель. Она включает планирование будущих событий и установление последовательности требуемых действий. Программа может включать такие виды дей­ствий, как размещение заказов на поставки дополнительного сырья, закупку новых машин, позволяющих увеличить производство, наем дополнительного персонала и т.д.

Нормативы - это плановые показатели, используемые для изме­рения количества или качества выполняемой работы. Они обычно ос­нованы на опыте производства определенных видов продукции или на более строгих научных методах. Для разработки количественных нор­мативов может быть использован хронометраж, а для установления нормативов качества можно использовать физические параметры.

Правила определяют направление и общие границы действий ап­парата управления. Они проявляются на различных уровнях управле­ния. Правила играют важную роль, поскольку они позволяют управ­ляющим среднего и нижнего уровней решать свои проблемы, не обра­щаясь каждый раз к вышестоящему руководству за указаниями.

Процедуры - это строго установленная последовательность дей­ствий в конкретных, часто повторяющихся ситуациях. Они определя­ют четкий порядок выполнения конкретной работы и указывают сис­тематизированный перечень действий, выполняемых в регулярно по­вторяющихся ситуациях.

Методы. Когда из процедуры выделяют входящие в нее действия или операции, применяются определенные методы. Метод - способ выполнения задания с помощью определенных операций. Метод - по­нятие более узкое, чем процедура. Выбор метода как вида планирова­ния осуществляют в основном управляющие нижнего уровня (масте­ра, контролеры и др.).

Сметы - это планы по расходованию денежных средств и поэто­му чрезвычайно важны для успеха любой организации.

Дата добавления: 2015-09-06