Зразок бланка наказу листа з поздовжнім розташуванням реквізитів, виготовленного на папері формату А5

  ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА (УНДТАСД) вул. Солом'янська, 24, Київ, 03110, тел/факс: [phone], тел. [phone] Е-mail [e-mail]     ________№_______ На № _________ від_____________   [ ]   [ ][ ]  

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:

· зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим -01;

· емблеми організації або товарного знака (знака обслуговуван­ня) - 02;

· зображення нагород - 03;

· код організації за ЄДРПОУ - 04; назва організації вищого рівня - 06; назва організації - 07;

· назва структурного підрозділу - 08;

· місця складання або видання документа - 14.

Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, нащо воно входить до складу назви організації. Наприклад: Національ­ний університет «Київський політехнічний інститут», Харківська міська державна адміністрація, Донецька державна авіакомпанія «Донбас-Східні авіалінії України»тощо.

Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позначення для реквізитів:

· код форми документа за ДКУД - 05;

· дата документа —11;

· реєстраційний індекс документа - 12;

· заголовок до тексту документа - 19;

· відмітка про контроль - 20.

Зверніть, будь ласка, увагу, що у загальному бланку посадової особи на місці реквізиту «Назва структурного підрозділу» буде зазначена «Назвапосади». Зазвичай, такі бланки виготовлюють для заступників керівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування

Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказні, протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 до­кументів цього виду.

У цьому разі склад реквізитів загального бланка доповнюють такими:

· код форми документа за ДКУД - 05;

· назва виду документа — 10.

Бланк листа може містити такі реквізити:

· зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим — 01;

· зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;

· зображення нагород - 03;

· код організації за ЄДРПОУ - 04;

· назва організації вищого рівня - 06;

· назва організації - 07;

· назва структурного підрозділу організації - 08; довідкові дані про організацію - 09.

Крім того, на бланку листа фіксують обмежувальні позначення для таких реквізитів:

· дата документа -11;

· реєстраційний індекс документа - 12;

· посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь - 13;

· адресат-16;

· заголовок до тексту документа - 19;

· відмітка про контроль - 20.

Зауважимо, що незалежно від виду бланка реквізит 01 «Зображення Державного герба України, герба Автономної республіка Крим» завжди розташовують над серединою реквізиту 06 «Назва організації вищого рівня» (а за його відсутності - реквізиту 07 «Назва організації»).

Реквізит «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію», «Назва виду документа», а також обмежувальні позначення для реквізи­тів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» у межах відповідних зон слід розміщувати одним із способів:

- прапоровим, за якого кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега.

- зцентрованим, за якого початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого і правого берегів.

Підприємства, установи та організації, які згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» мають право використовувати у діловодстві поряд з українською мови національних меншин, можуть друкувати реквізити «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва і структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію» і «Назва виду документа» двома мовами - українською та мовою національних меншин, на одному рівні поздовжнього бланка. Підприємства, установи та організації, які ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, також можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Проте в межах України не рекомендовано застосовувати бланки, в яких використано іноземну мову.

5. ОФОРМЛЮВАННЯ СТОРІНКИ

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату А3 (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги:

30-лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 між­рядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють» одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ 1,5

Голова Державного комітету

І

лісового господарства України

Підпис Ініціал (и), прізвище

1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тек­сту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту «Адресат» (16);

104 мм - для реквізитів «Гриф затвердження» (17), «Гриф об­меження доступу до документа» (15);

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23);

Не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту документа» (19), «Текст» (21) (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків» (22); «Прізвище виконавця і його номер телефону» (28), «Від­мітка про виконання документа і направлення його до справи» (29); назва посади у реквізиті «Підпис» (23) та «Гриф пого­дження» (24); засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступ­ів на чистих аркушах паперу Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Текси документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляють у правому верхньому (нижньому) кутку, а парні - у лівому і верхньому (нижньому) кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.

Рубрикація - це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.

Абзац - це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча и текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац - це внутрішньо замкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (тради­ційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система викорис­тання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

після номера частини, розділу, пункту, підпункту не ставиться крапка;

номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи - 1; 2; 3; 4;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою - 1.2.; 1.3.;

номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.; 1.2.2.;

номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д. Застосування нової системи нумерації спрощує обробленим документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

Комбінована (традиційна)	Нова
А. Б. В. Розділ І І. ІІ. ІІІ. Частина 1 1. 2. 3. Частина 2 1); 2); 3); пункт 1 а); б); в); § 1 §2	1.1 1.2 1.2.1 1.2.2.1 1.3 і т.д

Дата добавления: 2015-09-06