Организация исполнения конфиденциальных документов

В соответствии с утвержденным положением о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации после учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное рассмотрение и распределение по уровням принятия решений по ним.

С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без доклада руководителю предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования поступающих документов, имеющих, как правило, типовой и повторяющийся характер, которые адресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения этих документов руководителем предприятия.

Перечень может иметь следующую форму:

№ п/п	Наименования адресуемых документов	Ф.И., О. лица, которому адресуются документы	Ф.И. О. лиц, которым адресуются документы при временном отсутствии основных адресатов

Разработку перечня целесообразно возлагать на постоянно действующую, экспертную комиссию. При подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации в части обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами ПДЭК и вводится в действие приказом руководителя предприятия.

В приказе определяется и должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в перечень. Им может быть руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, руководитель службы безопасности или помощник (референт) руководителя предприятия. Это лицо в соответствии с перечнем лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку при адресовании документов руководителям различных уровней эти руководители в резолюции определяют характер и сроки исполнения документов, а при адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, т.к. такие документы являются типовыми и характер их исполнения однотипен.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований разрешительной системы доступа к поступившим документам.

Не включенные в перечень документы, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись» в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет следующие графы:

Номер документа	Количество листов	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата

При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы.

Если часть документов, рассматриваемых в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, остается у руководителя, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с перечнем документов, адресуемых без рассмотрения руководителем предприятия, а также требующие исполнения внутренние документы передаются исполнителям под подпись в графе 10 журнала учета поступивших документов с заполнением граф 8-9, (Графа 9 включена в журнал учета поступивших документов потому, что исполнителю могут выдаваться не все листы, проставленные в графах 6-7, а лишь часть из них.) документы выделенного хранения под подпись в карточке учета выдачи конфиденциального документа выделенного хранения, изданные внутренние документы под подпись в графе 8 журнала учета изданных документов с заполнением граф 6-7, при этом в графе 5 делается прочерк.

Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания - поставленному в резолюции первым.

При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его листов (с пересчетом) записям в учетных формах.

Если в процессе исполнения документа выявится, что исполнителю требуется лишь часть документа, то документ полностью сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства с погашением подписи исполнителя за получение и исполнителю под новую расписку в учетных формах выдается необходимая ему часть документа.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке.

При карточном способе учета при изменении местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое местонахождение документа, а карточка перемещается в соответствующую ячейку картотеки.

Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки по фамилии одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров

Дата добавления: 2015-09-06