Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом изготавливаются проекты чертежно-графических документов (непосредственно на носителях) и могут изготавливаться отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также может вноситься переменная часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо без использования бумажных носителей под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств, либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.

Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты, состав и порядок оформления которых изложены в подразделе 3. Кроме того, на первом листе черновика текстового документа должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя . Если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнем издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике должна быть виза - разрешение руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности.

Черновики и проекты текстовых документов должны также отвечать существующим нормам по содержательной части и способу изложения. Такие нормы в определенной степени зависят от конкретного вида документа, однако существуют и общие требования, которые необходимо учитывать при составлении любого вида текстовых документов. Эти требования изложены в подразделе 3. при рассмотрении реквизита «текст документа».

Печатание проектов текстовых конфиденциальных документов производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе, сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства при приеме его от исполнителя проверяет соответствие черновика перечню издаваемых конфиденциальных документов, наличие и правильность оформления необходимых реквизитов и, кроме того:

· при приеме черновика, составленного в спецблокноте, просчитывает количество листов черновика с изъятием их из спецблокнота;

· при приеме черновика, исполненного на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа, просчитывает количество листов черновика;

· при приеме черновика, исполненного в стенографической или рабочей тетради, проверяет наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.

После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета изданных конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:

(В дальнейшем вместо журнала и (или) карточки учета изданных конфиденциальных документов употребляется «журнал учета изданных документов», если не оговаривается особо.)

Учетный номер и гриф конфиденциальности документа	Дата доку-мента	Вид и заголовок документа	Фамилия исполнителя	Номера носителя и листов черновика	Количество	Подпись за получение черновика и проекта документа, дата	Подпись за возврат. дата
Экзем пляре в доку- мента	листов в экземпляре

Отмет-ка об уничто-жении черно-вика	Отметка об уничтожении проектов или лишних экз-ров документа	Куда отправлен документ	Номера экз-ров	Наименование, номер и дата сопроводительного документа	Отмет-ка о возврате	Индекс (номер) дела, номера листов дела	Номер по учёту доку-ментов выде-ленного хра-нения, кол-во экз-ров

Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет документов выделенного хранения, то графа 17 опускается.

При приеме черновика заполняются графы 1, 3-5.

В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного черновика, и аббревиатурой его гриф конфиденциальности. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.

В графе 5 проставляются учетный номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов - через тире, при непоследовательности - через запятую).

Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства и даты, например:

№ п/п	Учетные номера документов	Подпись, дата	№ п/п	Учетные номера документов	Подпись, дата
2 3

Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства выдает разовую расписку по следующей форме (бланки расписок тиражируются в необходимом количестве экземпляров):

Дата добавления: 2015-09-06