Необходимо знать, что.

1 Психологическим преимуществом обладают не инициаторы переговоров, а те, к кому обращаются с предложением о них. Поэтому следует предложить партнерам назвать время встречи, которое удобно им. При таком способе действия, во-первых, больше вероятность, что предложение о встрече не будет отклонено. Во-вторых, с первых слов проявляется уважение к партнеру.

2 Некоторые деловые люди считают, что идти на уступки с самого начала - значит показать свою слабость. Однако в практике менеджмента укоренилось противоположное убеждение: идти на небольшие уступки считается признаком хорошего тона, гибкости, уважительного отношения к партнеру. Последующее упорство в отстаивании своих интересов будет воспринято тогда не как проявление упрямства и эгоизма, а как вынужденный шаг.

3 Более многочисленная делегация имеет психологическое преимущество. Поэтому численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делегаций. Число участников согласовывается предварительно. Отклонения от правила паритета возможны ввиду обстоятельств, в которых необходимо убедить партнеров.

4 Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, то уменьшают количество переговаривающихся. Наибольшая вероятность заключения договора (при прочих равных условиях) - переговоры "тет-а-тет". Правда, при этом есть риск, что какие-то моменты в договоренности могут быть упущены. Так что приходится взвешивать и выбирать. Нужно учесть еще и то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению.

5 Место проведения переговоров.

6 Где встретиться - в их офисе, в своем или на нейтральной территории? Опыт показывает, что лучше всего проводить переговоры на своей собственной территории или на нейтральной. Встреча в зарубежной стране невыгодна, так как сокращается доступ к информации и увеличиваются стрессы и затраты, связанные с поездкой. Встреча у себя дома позволяет легче контролировать ситуацию.

7 Например, филиал "Катерпиллар" в Калифорнии усиливает свой контроль за ходом переговоров, приглашая зарубежных клиентов прогуляться на яхте. Тем самым он получает преимущество, так как отдаляет клиентов от телефонов, постороннего вмешательства, клиенты не отвлекаются по мелочам, в то же время серьезно ограничивается их доступ к информации.

8 Развлечения деловых людей стали общепринятым типом проведения времени на нейтральной территории, что используется прежде всего для знакомства и улучшения взаимоотношений с членами противоположной команды. Деловыми развлечениями особенно широко пользуются японцы: они тратят 1,9% своего валового национального продукта на это, даже больше, чем на оборону (1,5%). (Американцы, как правило, считают такие огромные затраты на деловые развлечения абсурдными. В итоге недостаточное внимание к построению взаимоотношений приводит к необычайно высоким расходам на длительные официальные переговоры.)

9 Выбирая нейтральную территорию, бизнесмены часто предпочитают курорты, географически расположенные на полпути между договаривающимися сторонами. Они тогда находятся в равных условиях: путешествуют обе стороны, обе стороны сокращают себе доступ к информации. При этом, как правило, возникает стимул для обеих сторон заключить соглашение как можно скорее: стоимость переезда и гостиниц стимулирует быстрейшее заключение договора. Но не всегда: однажды участники американской и российской компаний проводили переговоры на курорте на юге Франции. Русские открытым текстом сказали, что не хотят сокращать свое пребывание в столь прекрасном месте преждевременно, заключив сделку пораньше.

10 Итак, определенное психологическое преимущество в переговорах имеет принимающая сторона - "дома и стены помогают". Кроме вышесказанного, в ее арсенале есть и такое средство, как предложение чая, кофе.

11 В затруднительных ситуациях в переговорах это предложение, расслабляя оппонентов, помогает преодолеть возникшие препятствия, улучшает общую атмосферу.

12 Предложение "Чай, кофе?" не является, вообще говоря, обязанностью хозяев, поэтому и воспринимается как проявление расположения. По деловому этикету это входит в их обязанности только в случае, если переговоры затягиваются. Разносят чай (кофе) вначале гостям, начиная с их руководителя, затем - в том же порядке - своим.

13 Продуктивной работе мысли более способствуют жесткие стулья (обратите внимание, что, например, шахматисты пользуются только жесткими стульями, хотя играют по 5 и более часов). Мягкие кресла расслабляют сначала тело, а затем и мозги. Хотите сделать партнеров более податливыми - усадите в мягкие кресла.

14 Ваше преимущество будет б о льшим, если кресла эти глубокие, низкие. Вы будете выше партнера в пространстве, и это подсознательно воспринимается как более сильная позиция.

15 Если большинство членов делегации одного пола, то наличие в ее составе внешне привлекательного индивида другого пола повышает имидж членов делегации.

16 Гости, сидящие спиной к двери, чувствуют себя менее комфортно. Поэтому, если вы хотите, чтобы они чувствовали себя, "как дома", усадите их так, чтобы они видели дверь (так и положено по этике).

17 Если же цель - создать им дискомфорт, посадите их спиной к двери.

18 При встрече с глазу на глаз предпочтительнее сесть под углом. Установлено, что при прочих равных условиях конфликты при таком расположении возникают реже, нежели у сидящих друг против друга. Чем острее между вами угол, тем легче договориться. Оптимально - сесть рядом (если позволяют обстоятельства).

19 Если же задача - спровоцировать конфликт, то садитесь прямо напротив оппонента. Не случайно слово "противостояние" имеет два смысла: и "расположение напротив друг друга" и "конфликт". Второе значение, как известно, используется чаще.

20 Если хотите подчеркнуть уважение к партнеру, садитесь слева от него (по этике место справа является более почетным). Если хотите создать ему дискомфорт, садитесь справа. Вам будет удобнее говорить, чем ему.

21 Дело здесь в нашей физиологии: говорящему несколько удобнее поворачивать голову влево, нежели вправо. (Поэтому трибуны никогда не ставят в правом углу сцены, так как говорящие обычно смотрят прямо перед собой или чуть левее; последнее не относится к профессиональным ораторам, обученным уделять внимание каждой части зала.)

22 Традиционно в ходе переговоров представители двух сторон сидят лицом друг к другу, чаще всего с противоположных сторон стола для совещаний. К сожалению, такое размещение максимально увеличивает противоборство. Расположение под углом, наоборот, способствует сотрудничеству. Если участники переговоров рассматривают этот процесс как поиск решений, выгодных для обеих сторон, физическое размещение должно способствовать сотрудничеству, а не порождать борьбу.

23 В качестве альтернативы столу переговоров участники с обеих сторон могут разместиться по одну сторону стола, "лицом к проблеме", изображенной на плакатах или демонстрируемой на экране. Так они будут сражаться с проблемой, а не друг с другом. Японцы, располагая всю относящуюся к переговорам информацию на стенах, создают такую обстановку, что все участвующие в переговорах стороны "видят проблему". Выступающие по очереди выходят к демонстрируемому материалу.

24 Психологический аспект следует учитывать и при расположении участников деловых бесед. В рабочих кабинетах столы часто ставятся буквой "Т". Чем выше положение руководителя, тем больше размеры этой "буквы". Посетителю предлагают сесть за стол, во главе которого находится хозяин помещения. Сразу проявляется отношение доминирования со стороны хозяина. Если этого хотят избежать, для участников разговора находят равноценные места, например у "подножия" буквы "Т" или за отдельным столом.

25 Форма стола влияет на характер переговоров. Круглый стол подразумевает равноправие участников, свободный обмен мнениями и взглядами. Беседа за журнальным столиком будет носить еще более неформальный, неофициальный характер. Если в ходе беседы хозяин кабинета предлагает гостю чашку чая или кофе, то тем самым настраивает беседу на дружеский тон.

26 Полная запись переговоров (стенограмма, магнитофон, видеокамера) дает большое преимущество, если другая сторона не имеет подобной записи. Она позволяет при домашнем анализе найти слабости в позиции оппонентов. Поэтому, если хотите проявить доброе расположение к ним, договоритесь заранее о том, чтобы обе стороны обеспечили себе подобную возможность.

27 Манипулятивной является такая организация переговоров, при которой лишь одна сторона ведет для себя эту запись.

28 Особенно большие преимущества дает видеозапись. Кроме возможности проанализировать произнесенные речи, она позволяет оценить уровень их правдивости. Помогают в этом невербальные сигналы, сопровождающие речь: мимика, движения глаз, жесты, позы, непроизвольные телодвижения.

29 Хорошая подготовка - решающее условие успеха переговоров. Воздействие на партнеров осуществляется как с помощью фактов, так и уверенного ведения дела.

30 Подготовка включает в себя:

o получение как можно большей информации о фирме-партнере, о членах делегации, в особенности об ее главе (должность, полномочия, семейное положение, интересы, пристрастия, сильные и слабые стороны, биография и т.д.);

o обнаружение "ключевых персон" в фирме-партнере.

Практика изучения фирм-партнеров и их представителей настолько распространена и естественна, что не следует стесняться показать, что вы много знаете о них. Более того, это представит вас с лучшей стороны и вместе с тем избавляет от неприятных ситуаций, когда, надеясь на неосведомленность оппонентов, начинают блефовать, "пускать пыль в глаза" и т.п.

Сведения о личности партнера помогают найти дополнительные убеждающие аргументы.

Полезность информации, особенно конфиденциальной, о членах делегации партнеров демонстрирует, например, следующий реальный случай.

Хозяевам переговоров при подготовке к ним удалось установить, что у руководителя делегации гостей в городе, где идут переговоры, есть пассия и он использует приезды по делам для встреч с ней. Тогда хозяева, зная о его желании иметь повод приезжать сюда еще, предлагают новые варианты сотрудничества, безусловно для себя выгодные. Партнер изыскивает возможность сделать эти предложения приемлемыми и для своей организации.

При подготовке переговоров очень важно установить "ключевых" персон в фирме-партнере. Английское "keyperson" ("ключевая персона") обозначает человека, мнение которого по известному кругу вопросов является определяющим для руководства. Нередко эти люди, являясь асами в своем деле, не занимают высоких должностей и по своему статусу не входят в состав делегаций. Но именно они формируют мнение, которое затем отстаивают члены делегации.

Инициаторам переговоров крайне важно найти этих "ключевых персон", ознакомиться с их мнением и постараться убедить в привлекательности своих предложений.

Некоторые участники находят способ выяснить назначенный срок завершения переговоров своих оппонентов и отказываются идти на значительные уступки до тех пор, пока это время не подойдет. Местные участники могут это выяснить, наведя справки о сроке бронирования гостиницы или вежливо предложив произвести подтверждение обратных билетов. Опытные участники переговоров стремятся не уложиться в конечные сроки партнеров: выбирают менее торопливый ход, чем планировали приехавшие, или которого они обычно придерживаются, находясь у себя дома.

31 Продолжительность переговоров может значительно отличаться у представителей различных культур. Американцы, будучи особенно нетерпеливыми, часто хотят, чтобы переговоры занимали минимальное количество времени. Во время мирных переговоров в Париже, где обсуждались итоги окончания войны во Вьетнаме, американская делегация забронировала места в гостинице на неделю. Их вьетнамские коллеги арендовали замок на год. В ходе переговоров разочарованные американцы должны были постоянно обновлять свою недельную бронь, чтобы подстроиться под размеренный ритм вьетнамцев.

32 Участники переговоров обычно делают больше уступок ближе к окончанию назначенного срока завершения переговоров. Чувство срочности ставит их в невыгодное положение по сравнению с партнерами по переговорам, которые спешат меньше. Американцы сделают больше уступок поближе к конечному сроку (озабоченность сроками), чтобы получить подписанный контракт (ориентация на достижение цели). Бразильская компания пригласила американцев в Бразилию для проведения переговоров по контракту за неделю до Рождества. Бразильцы, зная, что американцы захотят вернуться в Соединенные Штаты к Рождеству, поняли, что смогут оказывать сильное давление для уступок и быстрого заключения соглашения. Подписанный договор был явно в пользу бразильцев.

33 Участники переговоров должны рассматривать приглашения на завтрак, ужин, прием, церемонию и поездки как случай для построения личных взаимоотношений и как ключевой аспект процесса переговоров. Когда американские участники, явно раздраженные бесконечными формальностями, церемониями и "болтовней", спрашивают, сколько еще им необходимо ждать до начала "бизнеса", ответ бывает простым: ждите, пока оппоненты не приступят к делу, работа по проведению успешных переговоров уже началась, даже если еще ни слова не было сказано о деле.

34 Во время переговоров делается упор на проблему. Обращение особого внимания на личность партнера может быть воспринято как признак слабости, отсутствия деловых аргументов. Все, что касается личности партнера, присутствует неявно: информация о нем, полученная в ходе подготовки, подсказывает, в каком ключе следует вести диалог.

35 Если карьера партнера "инженерная" (например, технолог - старший технолог - главный технолог - главный инженер - директор), то для него наиболее интересными и значимыми будут технические аспекты дела.

36 Если его карьера "производственника" (мастер - начальник смены - начальник участка - начальник цеха - начальник производства - директор), то его больше привлекут детали реального воплощения проекта в жизнь.

37 Для руководителя-"общественника" (комсомол - партия - зам. директора - директор) большее значение имеет "человеческий" фактор.

38 Для молодого бизнесмена, не работавшего ни дня в государственных структурах, - получение сиюминутной выгоды.

39 Разумеется, сказанное не означает, что вышеназванные категории интересуются только одной стороной переговоров. Человек склонен учиться и "добирать" знания. Однако сложившийся образ мышления дает о себе знать при определении приоритетов.

40 Принято, что переговоры ведут руководители делегаций. Остальные вступают в беседу только по приглашению своего лидера. Если хотят высказаться, просят у него разрешения.

41 Отступление от этого правила дезорганизует переговоры. Но есть и чисто психологический аспект. Информация, исходящая от лица с более высоким статусом, воспринимается как более достоверная и значимая и не предполагает разночтения в позициях членов делегации.

42 Никогда не соглашайтесь, не помедлив, с предложенной вам ценой, даже если она вас более чем устраивает. Сделайте паузу. Ведь сразу дав утвердительный ответ, вы создаете у партнера впечатление, что он продешевил. Это может привести к изменению его позиции: либо тут же появятся условия, фактически поднимающие цену, либо подписание договора будет отложено, возможно, навсегда. Чтобы такого не случилось, надо торговаться. По существу или для виду - зависит от конкретного случая.

43 Основное правило компромисса: прежде чем резать пирог - увеличьте его. В силу этого - чем шире раздвинуты рамки обсуждения, тем больше возможностей сторонам безболезненно компенсировать уступки при решении основной проблемы. Например: "Если вы уступите в цене, мы дополнительно берем на себя обучение персонала..."

44 На переговорах допустимы только знаки, понятные всем присутствующим. Иные знаки могут произвести впечатление "нечестной игры", поэтому их рекомендуется избегать.

45 Членам делегаций нельзя покидать переговоры. Исключения могут составлять только случаи, связанные с оказанием медицинской помощи.

46 Если выходят с целью получить дополнительную информацию для своей команды, то это дает одностороннее преимущество в переговорах, что неэтично. Если отлучаются по служебным делам, то это прямое неуважение к партнерам, принижение их значимости.

47 Недостающую информацию можно получить, объявив перерыв, тогда и другая сторона сможет воспользоваться им в своих интересах.

48 Во время переговоров руки членов делегации должны быть на столе. Известно, что руки являются источником информации. Когда они спрятаны, то это подсознательно воспринимается как напряженное состояние партнера.

49 Спокойно лежащие руки означают спокойствие. Сцепленные пальцы - защиту, оборону и т.д.

50 Курить во время переговоров можно только при соблюдении двух условий: когда на столах имеются пепельницы и получено разрешение присутствующих дам.

51 Записи в блокноте во время беседы, переговоров настолько прочно вошли в деловой обиход, что тот, кто не записывает, воспринимается негативно: неужели ничего полезного он от меня не услышал? Поэтому хоть какие-то пометки надо делать, по крайней мере чтобы не обидеть партнеров.

52 В деловом общении следует избегать фамильярно-снисходительных жестов, вроде похлопывания по плечу. Исключение могут составить американцы, да и то далеко не все.

53 Существует правило: если после устной договоренности заключено письменное соглашение, в которое не вошли какие-то моменты из устного договора, то последние теряют свою силу. Незнание этого правила нередко подводило наших предпринимателей.

54 Невключение в письменное соглашение части устных договоренностей не бывает случайным: "забывается" то, что хотят забыть. Просто после более детальной проработки сторона решила уточнить первую договоренность.

55 Если не устраивает полученный сокращенный договор, не подписывайте его, высылайте свой вариант. Или подписывайте, но с приложением протокола разногласий.

56 Устная договоренность равносильна письменному соглашению только в случае, когда она заключена с первым лицом. Со всеми остальными она играет роль протокола о намерениях, то есть необязательна к исполнению.

57 Одно из правил общения - начинать с того, что вас объединяет с собеседником, например погода (одна для всех), а также проявление внимания ("как добрались?").

58 Остальные обстоятельства могут разъединить: политические события и общие знакомые - из-за разного к ним отношения.

59 Однажды во время деловой беседы автор вскользь одобрительно высказался о третьей фирме, название которой всплыло в разговоре. Это вызвало резкое неудовольствие партнеров: "Мы не рады, что связались с ними. Компьютеры, которые у них купили, постоянно выходят из строя, мы терпим от этого большие убытки". Создалось впечатление, что часть неудовольствия той фирмой пала и на нас. С трудом удалось выправить ситуацию. С тех пор автор дал себе зарок быть осторожным в подобных вопросах...

60 Представим ситуацию: в высказывании партнера есть то, с чем вы совершенно не согласны, но какие-то моменты можете принять. Изложение своего мнения следует начинать с того, с чем вы согласны. Согласие сопровождается выделением эндорфинов ("гормонов удовольствия"), что благотворно влияет на дальнейший ход беседы.

61 Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу: посещение театров, концертов, ресторана (или организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п.

62 В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор переговоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает. Исключение составляет Германия: надо уточнять, кто платит; и может оказаться, что предполагается - каждый за себя.

63 В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д.

64 Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу. После насыщения участники находятся в благодушном настроении, и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.

65 При работе с иностранными партнерами следует учитывать межкультурные различия в восприятии и организации пространства. Приведем некоторые выводы, к которым пришел американский этнопсихолог Эдвард Холл в работе "Скрытый параметр".

66 Холл рассказывает, как его пригласили выяснить причины необъяснимых трений, возникавших в филиалах американских фирм, размещенных в ФРГ и Швейцарии. Там под одной крышей работали местные сотрудники и специалисты, приглашенные из Соединенных Штатов. И вот оказалось, что камнем преткновения выступают... двери.

67 Дело в том, что американцы привыкли работать либо в больших помещениях, либо, если помещений несколько, только при открытых дверях: "американец на службе обязан быть в распоряжении окружающих". Открытый кабинет означает, что его владелец на месте и, главное, что ему нечего скрывать. Небоскреб фордовского фонда в Нью-Йорке целиком построен из стекла и просматривается насквозь. Это создает у служащих вполне определенный стереотип поведения, вызывает у них ощущение, что "все сообща делают одно общее дело".

68 Для немца подобное рабочее помещение является воплощением самых жутких ночных кошмаров. Немецкие традиционные формы организации пространства принципиально иные. Каждое помещение там должно быть снабжено надежными (часто двойными) дверями. Распахнутая настежь дверь символизирует крайнюю степень беспорядка.

69 Недоучет различий в концепциях индивидуального пространства и породил недовольство. Немцы, работавшие в филиалах американских фирм в Мюнхене и Гамбурге, жаловались на то, что находятся под неусыпным присмотром (раскрытые двери). А у американцев глухой коридор с закрытыми дверями порождал твердое ощущение заговора.

70 Среди английских поведенческих ритуалов важное место занимает такое понятие, как "прайвеси" (его можно в широкой трактовке перевести как "уверенность в том, что ваш покой не будет нарушен без специального приглашения").

71 Для американца отказ разговаривать с человеком, находящимся с ним в одном помещении, означает крайнюю степень отрицательного к нему отношения. В Англии это - общепринятая вещь. Один студент-англичанин, учившийся в США, жаловался, что американцы не в силах понять элементарных вещей: "Каждый раз, когда я хочу побыть на людях один, кто-то из однокашников со мной заговаривает. Потом он спрашивает, из-за чего я сержусь, а я не в силах дать вразумительного для него ответа".

72 При переговорах с иностранцами трудно переоценить роль качества перевода. Множество конфликтов возникает, когда стороны по-разному поняли некое выражение. Для иллюстрации этого положения приведем один довольно красноречивый пример.

73 На персидском языке слово компромисс не имеет того положительного значения, как в английском ("промежуточное решение, с которым могут согласиться обе стороны"), а только негативный смысл ("ее честь была скомпрометирована" или "существует угроза нашей независимости"). Точно также слово посредник на персидском означает "назойливый", то есть кто-то, кто встревает в разговор без приглашения.

74 Генеральный секретарь ООН К. Вальдхайм прилетел в Иран для решения проблемы заложников. Его усилия были серьезно подорваны, когда иранское радио и телевидение передали на персидском языке замечание, которое он сделал по прибытии в Тегеран: "Я приехал в качестве посредника, чтобы разработать компромисс". Через час после этой передачи его машину забросали камнями разъяренные иранцы.

75 Время, затрачиваемое на принятие решения, можно регулировать с помощью несложных приемов воздействия на участников обсуждения.

76 В частности, установлено, что если в помещении температура несколько ниже комфортной, беседы завершаются быстрее, причем без ущерба для качества принятого решения. Наоборот, более высокая температура сказывается на качестве решения и удлиняет встречу за счет "размягчения мозгов".

77 Курение увеличивает время, за которое приходят к решению, в среднем на 40%. Яркий свет возбуждающе действует на нервную систему. Затем начинает раздражать, что способствует сокращению длительности деловой встречи без ущерба для ее качества. Удобные, особенно мягкие, кресла действуют расслабляюще и удлиняют встречу.

78 Передвигающаяся на глазах стрелка часов действует как ускоритель беседы, что дает большую экономию времени. Поэтому желательно, чтобы посетитель видел их перед собой.

Дата добавления: 2015-10-13