Документальне оформлення, приймання та здавання справ і посади.

Завершальним етапом приймання та здавання справ і посади є документальне оформлення приймання і здачі на підставі актів зняття залишків і зведеного акту зняття залишків складається відомість надлишків і нестач, в якій відображається: найменування, кількість майна, якого не вистачає (надлишок), ціна предмета і загальна сума нестач (надлишків). Відомість підписується комісією і тими, хто здає і приймає посаду.

На прийняті справи, книги та інші документи служби складається опис, в якому відображається: найменування і номер книг, карток обліку і справ, кількість аркушів в кожній книзі (справі), коли розпочата і коли закінчена, стан документів.

Таким же чином приймаються архівні справи служби.

Приймання і здавання справ і посади начальника речової служби оформлюється актом (Додаток №8 наказу МО України 1997 р. №300).

Акт пишеться в такій послідовності:

1. Вступ.

2. Склад комісії.

3. Прізвище і ініціали тих, хто приймає і здає посаду.

4. Підстава складення акту

5. Час початку і закінчення приймання і здавання посади.

6. Укомплектованість служби, стан військової дисципліни, бойової і спеціальної підготовки, а також її бойова і мобілізаційна готовність.

7. Планування господарської діяльності по службі і його виконання.

8. Стан зберігання майна, освіження і утримання, банно-пральне обслуговування особового складу, наявність і стан інвентарю, обладнання майстерні, лазні, пральні.

9. Стан обліку матеріальних засобів поточного забезпечення і непорушного запасу по службі.

10. Стан ротного господарства.

11. Стан контрольно-ревізійної роботи, законність витрат матеріальних засобів і коштів.

12. Результати перевірки служби, облік і звітність, наявність, якісний стан і умови зберігання матеріальних засобів, їх експлуатація і ремонт, виявлені надлишки і нестачі, протипожежний стан та інші питання.

13. Дата складення акту.

В кінці акту робляться висновки і вносяться пропозиції. Пропозиції повинні бути спрямовані на усунення виявлених недоліків і поліпшення роботи служби.

До акту додаються: акти залишків ф.11, відомість надлишків і нестач, пояснення того, хто здає справи і посаду про причини виникнення, нестач, надлишків і наявність недоліків в роботі, а також план усунення недоліків.

В тих випадках, коли той, хто здає або приймає справи і посаду, має по окремих пунктах акту заперечення, він виклидає їх в письмовому вигляді в акті при його підписанні.

Зведений акт і акти зняття залишків підписуються членами комісії і тими, хто приймає і здає посаду. Крім того, матеріально-відповідальні особи і командири підрозділів на кожному акті зняття залишків заповнюють розписку, в який указують, що всі матеріальні засоби, що вказані в акті зняття залишків, перевірені комісією і внесені в акт зняття залишків в їх присутності і знаходяться на їх відповідальному зберіганні.

Цю розписку матеріально-відповідальні особи скріплюють своїм підписом і датою. Акт приймання та здавання справ і посади з рапортами осіб, що приймають і здають посаду представляється заступнику командира частини з тилу для заключення, а потім подається на затвердження командиру військової частини.

Командир частини, при затвердженні акту, повинен розглянути заперечення посадових осіб. При необхідності ним може бути призначене службове розслідування, яке повинно бути закінчене в двотижневий термін (ст.9.1.8 наказу МОУ 1997 р. №300).

Прийняття та здача справ і посади оголошується в наказі командира частини. В ньому відображаються позитивні і негативні сторони і заходи по усуненню недоліків.

З цього дня той, хто приймає посаду, приступає до виконання обов’язків, а той, хто здає, звільняється.

Суми виявлених нестач заносяться в книгу обліку недостач, а майно, якого не вистачає – списується з книг і карток обліку матеріальних засобів на підставі наказу по частині.

Надлишки оприбутковуються. Щодо нестач і утрат (надлишків) проводиться адміністративне розслідування, з метою виявлення винних осіб.

Усунення всіх виявлених недоліків, зазначених в акті, є основним обов’язком того, хто прийняв посаду.

Рішення про усунення недоліків, зазначених в акті приймання і здачі справ і посади повинно бути прийнято командиром частини не пізніше 10-денного терміну.

В тому випадку, коли за результатами нестач ведеться адміністративне розслідування, рішення про притягнення винної особи до матеріальної відповідальності повинно бути прийнято не пізніше місячного терміну з дня закінчення розслідування.

Особа, яка здала справи і посаду, убуває до нового місця служби після затвердження акту про приймання і здачу справ і посади командиром частини, а в тому випадку, коли виявлена нестача – після прийняття щодо них рішення.

7.3. Порядок прийому та здаванняпосади начальника речової служби військової частини для тимчасового її виконання

При прийманні посади для тимчасового виконання (на період відпустки, хвороби, короткострокові курси і т.п.) час на приймання- здавання посади обмежений. При цьому наявність матеріальних засобів підтверджується матеріально-відповідальними особами письмово (рапортами).

Всі термінові справи повинні бути вирішенні по можливості тим, хто здає посаду. Про прийняття-здачу посади доповідається командиру частини в письмовій формі.

При призначенні на посаду для тимчасового її виконання старший начальник повинен впевнитися, що той, хто заступає на цю посаду, знає обов’язки і основні положення по службі і надати йому необхідну допомогу в їх практичному виконанні.

Особа, допущена до тимчасового виконання обов’язків, віддається наказом командира військової частини і несе відповідальність у відповідності з діючими законоположеннями.

Після повернення штатної посадової особи приймання-здача посади проводиться аналогічним порядком. Крім того, штатна посадова особа повинна особисто перевірити законність господарських операцій, проведених за час її відсутності.

7.4. Приймання та здаваннясправ і посади начальником речового складу.

Приймання та здавання справ і посади начальником речового складу проводиться в присутності того, хто здає та внутрішньої перевірочної комісії.

До моменту приймання та здавання справ і посади начальником складу по обліку складу проводяться всі прибуткові та витратні документи, після чого вони здаються в діловодство служби. Діловод служби зобов’язаний провести по книгах основного обліку матеріальних засобів прибуткові та витратні документи, які надійшли, звірити залишки, які значаться по обліку складу, з залишками, вказаними в книгах обліку матеріальних засобів військової частини та скласти акт зняття залишків ф.11.

Комісія, в присутності тих, хто приймає та здає посаду, проводить перевірку усього майна, яке знаходиться в складі, фактичну наявність його з указанням категорійності, заносить в акт зняття залишків ф.11. Акт підписується тим, хто приймає та здає справи та посаду та членами комісії. Наявність майна, яке вказане в книгах обліку, зрівнюється з фактичною наявністю та встановлюється різниця.

Той, хто приймає посаду начальника складу, зобов’язаний в присутності комісії перевірити наявність, якісний стан, організацію зберігання та обліку майна в складі, та прийняти його, перевірити правильність укладання майна при зберіганні та дотримання заходів по запобіганню його псування, а також виконання правил пожежної безпеки та наявність у складі відповідних інструкцій та необхідних засобів пожежегасіння.

По закінченню приймання та здавання справ і посади начальника складу складається акт, до якого додається акт зняття залишків, а у випадку необхідності і роз’яснення того, хто здає.

Акт підписується всіма членами комісії, а також тими, хто приймає та здає справи та посаду начальника складу і з усіма додатками пред’являється начальнику речової служби, який зі своїм заключенням подає його на затвердження заступнику командира частини з тилу.

Про приймання та здавання справ та посади подається рапорт безпосередньому начальнику.

Термін приймання та здавання справ та посади начальника складу встановлюється не більш 10 днів.

Під час приймання посади начальника складу робота на складі по видачі та прийманню майна зупиняється. У виключних випадках видача майна проводиться тільки з відома особи, яка приймає посаду, та представника комісії.

У випадку виявлення комісією нестачі та надлишків командир частини призначає адміністративне розслідування. Суми нестачі заносяться в книгу обліку нестачі, а майно списується з карток обліку складу і книг обліку служби, а надлишки оприбутковуються.

---

Дата добавления: 2015-09-03