Читайте также:
|
Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 ‑ через один межстрочный интервал (на машинке) или «точно» 14 пт. на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.
Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании. Выравнивание по ширине листа.
В соответствии с СТБ 6.38-2004 размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (т.е. можно применять шрифты с размером и 14, и 18 и т.д. пунктов), для органов госуправления и государственных организаций, подчиняющихся Совету Министров Республики Беларусь, закреплен единый размер шрифта – 15 пунктов.
При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом (на машинке).
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Например:
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству Точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата Полуторный
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр финансов Точно 14 пт
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата
Название вида документа печатают прописными буквами.
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:
0 — граница левого поля;
1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.
От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", «Отметка о заверении копии», наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".
Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 м м на уровне последней строки наименования должности.
При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст ‑ через межстрочный интервал «точно» 14 пт.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов.
Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.
Понятие системы документации. Унифицированная система документации.
Многие из рассмотренных выше классификаций документов широко используются
в практике работы с документами. Каждый документ будучи сам по себе сложной
информационной системой независимо от характера содержащейся в нём информации
является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов
той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет
собой сложную многоуровневую документную систему. Та система состоит из множества
подсистем, являющихся в сою очередь, относительно самостоятельными системами
документации по отношению к их структурным составляющим
Классификация систем документированной информации, базирующаяся на основе
комплекса признаков чрезвычайно важна для решения практических задач. Количество
таких систем велико и многообразно, что не позволяет охарактеризовать каждую из них в
отдельности. По отношению к управленческой документации понятие «система
документации» стандартизовано – это совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к
их оформлению.
Все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа:
функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными являются
функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных
признаков основные функции документов остаются, как правило, неизменными в течение
долгого времени. К функциональным системам относятся такие комплексы документов,
которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций:
система ОРД
система плановой документации
первичная учётная документация
отчетно-статистическая
кадровая документация
бухгалтерская документация
финансовая и расчетно-денежная документация
статистическая документация
специфическая деятельность организаций отражается в системах
проектно-конструкторской документации
медицинской документации
учебной документации и др.
Всего в управленческом процессе сложилось и действует в настоящее время более
40 крупных функциональных систем документации
Корпоративная система документации представляет собой совокупность
документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной
сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной
корпорации (ведомства, организации). Сюда же относятся совокупности документов,
образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество
корпоративных систем больше количества функциональных. В корпоративной системе
документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом
случае как её подсистемы. Например, система документации определенного вуза
включает в качестве подсистем ОРД, отчетно-статистическую, бухгалтерскую, учебную и
др. Набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности
называется документальным фондом.
Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может
рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации.
Корпоративные системы документации в качестве подсистем включают в себядокументацию подведомственных учреждений. Т.о. присутствует определенная иерархия
в системе.
В последней трети ХХ ст. с начала широкомасштабного использования
информационных технологий встал вопрос о необходимости унификации
документированной информации прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было
принято специальное постановление об ускорении работ по созданию унифицированных
систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их
разработка велась на основании функциональных систем документации. Единый порядок
документирования управленческой деятельности в масштабах государства был закреплен
в Единой государственной системе делопроизводства 1973 года. В общем в СССР было
разработано 16 унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации - система документации, созданная по
единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности.
Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм
документов а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и
социальных показателей. УСД способствует:
сокращению затрат ручного труда в информационных процессах
удобству применения при электронной обработке
упорядочению информационных потоков
сокращению количества документов
совершенствованию культуры документа и информационной культуры.
Ядром всей УСД являются унифицированные формы документов. В зависимости от
уровня утверждения они подразделяются на общереспубликанские, отраслевые
(ведомственные) и отдельных организаций. В РБ действует Унифицированная система
организационно-распорядительной документации (общереспубликанская). На
предприятиях, в учреждениях и организациях составляется по итогам унификации Табель
форм документов (это справочник где в упорядоченном виде содержаться формы
документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и
оформления документов. На основании Табеля создается Альбом форм документов
(сборник эталонных унифицированных форм документов необходимых для
документационного обеспечения управления конкретной организации) Табель и Альбом
утверждаются руководителем организации.
Основные системы документации
Система организационно-правовой документации
Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта
функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления,
поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность,
регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются
подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной
численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация
деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима
работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение
организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во
всех ее аспектах.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или
положение об организации), штатное расписание, положения о структурных
подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила,
положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности
организации, должностные инструкции. Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют
собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому
направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка,
положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников,
инструкция по документационному обеспечению).
Система плановой документации
Общим назначением плановой документации является установление целей и задач
деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по
целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться
может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и
подразделениям.
Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал,
месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по
организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются
руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.).
Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются
в утверждении.
Система плановой документации также представлена большим количеством
разновидностей документов:
Система распорядительной документации
Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность
организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных
задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения
возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами.
Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности
подразделений и должностных лиц организации.
Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах,
составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих
видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Распорядительные документы также представлены большим количеством
разновидностей документов.
Система отчетной документации
Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с
помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью.
Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке
результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления
сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или
программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в
системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения,
использовать результаты контроля при планировании.
Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет,
справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом.
Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации
является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных
класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы
ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система
отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:
Система информационно-справочной документации
Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс
принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают
только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система
организационной документации включает документы, содержащие решения
организационного типа, система плановой документации состоит из документов,
содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде
представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе
выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия
«предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения,
поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в
системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает
в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше.
Это документы, которые в практике управления принято называть справочными,
информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о
фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в
корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе
может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников,
подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными
целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих
документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки
(информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др.
Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они
обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому
бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс
документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных
систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково
(независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более
целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему
документации.
Система договорной документации
В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во
взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения
необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее
взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с
помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности
организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает
договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы
договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того
или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или
сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет
два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере
трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые
договоры.
Системы документации обеспечивающего типа
Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим
основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются
документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации
(торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной
деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная
деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это
значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В
основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это
документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов
являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки,
экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что
основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы
учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в
названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга,
журнал (учета) и др.
СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.
ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные термины, применяемые в процессе делопроизводства.
Термины в нем расположены по трем разделам: «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». В раздел «Общие понятия» включены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле. В раздел «Делопроизводство» вошли два подраздела: «Документирование», «Организация работы с документами». Раздел «Архивное дело» имеет три подраздела: «Организация документов Архивного фонда», «Обеспечение сохранности документов», «Научно-информационная деятельность архивов». Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Термины имеют сквозную нумерацию.
Названия терминов и их определения в стандарте приведены в соответствии с действующими в настоящее время законодательными и нормативными актами в области информации, архивного дела.
Стандартизация распространяется не только на область управления. Не менее важной является стандартизация документов в области различных областей народного хозяйства. Для обеспечения заданного качества технической документации, например, разработаны комплексы стандартов в области конструирования – Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система программной документации (ЕСПД), Единая система технологической документации (ЕСТД) и т.д. Наличие подобных систем документации обеспечивает, во-первых, достижение заданного качества и полноты технической документации, позволяющей обеспечить документационное сопровождение изделий в течение всего их жизненного цикла, а во-вторых, позволяет снизить совокупные издержки на разработку, постановку на производство, хранение, сбыт и утилизацию изделий.
В области научных исследований стандартизацией охвачены этапы постановки задачи исследований – СТБ 1080 определяет состав и содержание технического задания на НИР и отражения результатов научных исследований. ГОСТ 7.32 – 2001 устанавливает требования по составу и содержанию на отчет по научно-исследовательской работе.
Дата добавления: 2015-08-21; просмотров: 145 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков | | | Ведомственные нормативные акты |