Очень полезная информация

Контакты в деловом мире нередко начинаются именно с писем. Поэтому этикет переписки имеет огромное значение.

Как грамотно составить деловое письмо на английском? Какие выражения типичны для деловой переписки? Какие правила нужно учитывать при составлении деловых писем по-английски?

Когда письмо пишется на бланке организации, на нем, как правило, уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае следует напечатать адрес получателя слева.

В начале указывается название фирмы, фамилия лица, должность или отдел, в который направляется послание. Если в названии фирмы есть фамилии, то перед ними ставится сокращение Messrs. (от слова Messieurs - господа): Messrs. D. Smith & Sons. Если письмо адресовано должностному лицу, то перед фамилией ставится сокращение (иногда они пишутся без точек):

Mr. (mister) -	если должностное лицо мужчина;
Mrs. (mistress) -	если должностное лицо замужняя женщина;
Miss -	если должностное лицо незамужняя женщина.

Перед фамилией должностного лица необходимо указать его имя или первые буквы имен (Mr. Robert Smith; Mr. D. А. Blake). В Англии иногда после фамилии должностного лица ставится сокращение Esq., в таком случае сокращение Mr. опускается (Robert Smith, Esq.). Слово Esq. имеет то же значение, что и Mr. Если письмо обращено к должностному лицу, имя которого неизвестно, то название должности пишется с большой буквы и употребляется определенный артикль:

The Chairman -	председателю;
The Сhief Executive -	исполнительному директору.

Если же известны и фамилия и должность адресата, начало адреса оформляется следующим образом:

Mr. D. Brown, Chief Executive –	мистеру Д. Брауну, исполнительному директору.
Следует обратить внимание на то, что артикль перед указанием занимаемой должности в таком случае не ставится. Когда адресованное фирме в целом письмо должно быть, по желанию его отправителя, прочитано определенным лицом, то после адреса ставится следующая надпись: For the Attention of… - вниманию… Attention:… Attention of… Kind attention of… Kind at…

За надписью следует фамилия должностного лица или должность того, кому направляется письмо.

В деловой корреспонденции в написании адреса обычно используются следующие сокращения:

Str. (Street) - улица; Rd. (Road) - шоссе; Av. (Avenue) - проспект; Pl. (Place) - площадь.Все эти слова пишутся с прописной буквы.

Буквы русского алфавита в английской транскрипции  

А - A Б - B В - V Г - G Д - D Е - E Ж - ZH

З - Z И - I К - K Л - L М - M Н - N О - O

П - P Р - R С - S Т - T У - U Ф - F Х - KH

Ц - TS Ч - CH Ш - SH Щ - SHCH Ы - Y Э - E Ю - IU Я - IA

Примеры написания адреса:

Mr. A Harper
'E' Division Headquarters
Hessle Police Station
Hessle High Road
Hull, HU4 7BA
UK

или

Ms. Julia Fedotova
30 Novokuznetskaya Str.
Apt. 12
Moscow, 115054
Russia

Если бланка нет, адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже, после пробела слева указывается адрес получателя. Под адресом получателя, после пробела указывается дата написания письма. Даты обозначаются следующим образом:

1. 11 October 2003 (читается: the eleventh of October two thousand three) 2. 11th October 2003 (читается: the eleventh of October two thousand three) 3. 11th October, 2003 (читается: the eleventh of October two thousand three) 4. October 11, 2003 (читается: October the eleventh two thousand three) 5. October 11th, 2003 (читается: October the eleventh two thousand three)

В Англии наиболее употребительным является третий способ обозначения даты - 11th October, 2003.

В США наиболее распространен четвертый вариант - October 11, 2003.
Следует обратить внимание на то, что артикль перед порядковым числительным не ставится. В вариантах 2, 3,5 используются порядковые числительные, образованные при помощи цифр и окончаний st, nd, rd и th. Точка в конце обозначения даты обычно не ставится.
Затем вновь пробел, после чего следует обращение.

В деловых письмах обычно употребляются следующие вступительные обращения:

Dear Sirs	уважаемые господа (письмо адресовано компании в целом);
Deаr Sir	уважаемый господин (письмо адресовано мужчине, должностному лицу, имя которого неизвестно);
Dear Mr. White	уважаемый мистер Уайт (письмо адресовано должностному лицу, с которым отправитель хорошо знаком);
Dear Madame	уважаемая госпожа (письмо адресовано женщине, должностному лицу, имя которого неизвестно);
Dear Mrs. White	уважаемая миссис Уайт (письмо адресовано должностному лицу, с которым отправитель хорошо знаком);
Dear Miss Brown	уважаемая мисс Браун (письмо адресовано незамужней женщине, должностному лицу, с которым отправитель хорошо знаком);
Dear Sir/Madame	уважаемый господин/госпожа (так автор письма обращается к должностному лицу, если не знает, является ли должностное лицо мужчиной или женщиной);
Gentlemen	господа (письмо адресовано компании в целом; данное приветствие используется главным образом в США);
Dear Gentlemen	уважаемся господа (письмо адресовано компании в целом; данное приветствие используется главным образом в США).

Деловое письмо должно быть кратким, логичным, ясным и хорошо структурированным. Каждую новую мысль следует начинать с нового абзаца.
В деловой переписке широко употребляются формы страдательного залога глаголов:

Payment will be made on any acceptable basis	Плата будет произведена на любых приемлемых условиях.
Warehouses should be guarded	Склады должны быть охраняемыми.

Необходимо также учесть, что в деловой переписке не принято потреблять сокращенные формы глаголов, которые широко используются в разговорной речи. Вместо I'm нужно писать I am, вместо can't - cannot, вместо haven't - have not, вместо I'll - I will, вместо don't - do not, вместо we've - we have и т.д.

В деловых бумагах встречаются такие выражения и фразы:

 I am writing to acknowledge receipt of your letter	я пишу, чтобы подтвердить получение вашего письма
 to ask for assistance	попросить о содействии
 I regret to say that	к сожалению, вынужден сказать, что...
 from the documents which I am enclosing	из документов, которые я прилагаю
 The purpose of this letter is to keep you informed of the situation	цель данного письма - держать вас в курсе происходящего
 There is no vacancy available at the moment.	В настоящий момент у нас нет вакансии.
 We will place your name on our files and contact you should a vacancy occur.	Мы внесем ваше имя в нашу базу данных и свяжемся с вами, если вакансия появится.

При составлении делового письма нужно помнить, что даже в случае, если ваш ответ на чью-либо просьбу отрицательный, тон письма должен быть вежливым, например:

 Please accept my apologies for sending such a negative reply to your kind enquiry

Заключительная формула вежливости пишется отдельной строкой на правой сторое, в конце основного текста. Выбор заключительной формы вежливости обычно соотносится со вступительным приветствием. Если в качестве вступительного обращения выбраны Dear Madame, Dear Sir, Dear Sir/Madame, Dear Sirs, то в качестве заключительной формы вежливости следует выбрать Yours faithfully или Yours truly. Если письмо начинается с обращения Dear Miss, Dear Mr., Dear Mrs., заканчивать его рекомендуется словами Yours sincerely или Sincerely. Вступительным обращениям Dear Sirs.., Dear Mr.., Dear Mrs.., Dear Miss.., соответствует заключительная формула вежливости Yours truly, Very truly yours или Yours very truly. "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.

Подпись в письме ставится под заключительной формой вежливости. Здесь же указывается должность подписавшего лица.

Yours faithfully, A. Smith Director

Если письмо подписывается должностным лицом по поручению фирмы, то пишется:

Yours faithfully, D. Brown For the Manager

или Yours faithfully M. Smith Export Department

При подписании используются такие слова и выражения:

Дата добавления: 2015-08-13