Документация архивного хранения

Вся документация по итогам фольклорных экспедиций студентов фольклорно-этнографического отделения хранится в Архиве ФЭО НОККиИ.

Документация архивного хранения обеспечивает учет и сохранность архивных материалов, облегчает ориентацию в фондах и доступ к ним. В зависимости от общего количества единиц хранения и назначения архива документация архивного хранения может включать различные формы учета, основными из которых являются книга инвентарная, или книга поступлений, формуляр (реестр) содержания каждой единицы хранения, книга выдачи и использования архивных материалов, путеводитель по фондам[13].

Единица хранения – группа различных фольклорных материалов, кино- и фотодокументов, имеющих полный научный паспорт и представляющих в своей совокупности объединенное по некоторым признакам (номинальному, авторскому, корреспондентскому, географическому и др.) дело, которое может включать в себя тетради, блокноты, листы (для текстовых архивов), матрицу, кассету, фотографии, пластинку (для других видов фондов). При формировании единиц хранения могут учитываться различные критерии. В деле материалы располагаются в хронологической последовательности. В некоторых архивах Прибалтики и России единицами хранения принято называть материалы, записанные во время одной экспедиции либо нескольких, датированных одним годом, т.е. коллекцию. Установление за единицами хранения того или иного объема фольклорных материалов определяется требованиями практики. Каждая единиц хранения получает в архиве свой шифр.

Книга поступлений служит для регистрации, закрепления определенного инвентарного номера (шифра) за каждым поступлением в фонды (текстов, мелодий, фото- и кинодокументов, нотных расшифровок и т.п.). К. п. содержит данные о дате регистрации, лице, передавшем материал, времени и месте фольклорных записей, сведения об информаторах и собирателях, количестве листов (для текстовых архивов), количестве и характеристике записей (для фоно- и видеофондов), отметки о физическом состоянии единиц хранения (повреждениях, степени сохранности текста и пр.), скорости воспроизведения, наличии негативов, количестве экземпляров и др. отметки, диктуемые спецификой регистрируемых материалов. Различают книги основного и научно-вспомогательного фондов.

Формуляр единицы хранения (опись, реестр) содержит сведения о материале (группе материалов), составляющем эту единицу хранения: общем количестве входящих в нее записей (единиц фольклорных), жанровом составе, времени и месте записи, исполнителях, собирателях, физическом состоянии материала. Данные формуляра единиц хранения по каждой фольклорной единице разносятся на карточки для составления различного рода каталогов и картотек.

Книга выдачи и использования архивных материалов отражает движение материалов, фиксирует дату их выдачи и возврата, а также снятие копий, производство выписок и цель, с которой эти копии и выписки сделаны.

Путеводитель по фондам – систематический справочник, содержащий основные данные о хранящихся в архиве материалах, о месте их нахождения. Создается в архивах с большим объемом единиц хранения в целях широкого ознакомления государственных учреждений и научных работников с содержанием фондов. Путеводитель может заменить научно-справочная картотека, служащая для этих же целей.

Картотека – совокупность учетных карточек, объединенных общим содержанием и расположенных в систематизированном порядке. Обычно является частью общего каталога, а в небольших архивах заменяет его. В фольклорных архивах существуют картотеки текстовых, фото-, фоно-, видео-, кино-, нотных и др. материалов. Принципы систематизации, комплектования, обработки и использования произведений фольклора каждого народа разрабатываются на основе конкретного национального материала.

Для картотеки фольклорных произведений оптимально помещение на каталожную карточку вместе с паспортом полного текста (песни, произведений малых жанров).

Произведения крупных форм – эпические, лиро-эпические, драматические аннотируются. В картотеке отражается такое явление, как контаминация: на конкретное произведение вместе с основной заполняются карточки на каждый из контаминированных сюжетов.

Каталог – систематизированный список, перечень фольклорных материалов, рукописей, книг, фоно-, фото-, кинодокументов и т.п., хранящихся в архиве. Каталог упрощает нахождение единиц хранения и представляет собой своеобразный справочник в фольклорных архивах, обычно в виде картотек. Для составления К. применяются стандартные каталожные карточки. Существуют К., изданные в виде книг (иногда с картами, иллюстрациями и пр.), включающие в себя весь национальный материал того или иного жанра.

Принцип составления каталога диктуется спецификой материала и поставленными задачами. Для фольклорных архивов генеральным считается каталог, построенный по жанровому принципу. Дополнительно к нему составляются каталоги тематические, географические, собирателей, исполнителей и др. Совокупность различных каталогов образует систему, рассчитанную на дачу максимально полных сведений о имеющихся в архивных фондах материалах.

Дата добавления: 2015-08-13