Оформление первичных учетных документов

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании данного документа хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (абз. 13 ст. 1, п. 1 ст. 10 Закона N 57-З).

Первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона N 57-З).

Обратите внимание! Обязательными для применения являются первичные учетные документы, включенные в Перечень N 360. Формы иных первичных учетных документов организация вправе разработать и утвердить самостоятельно независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (п. 4 ст. 10 Закона N 57-З). Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона N 57-З. Кроме того, первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (ч. 2 п. 2 ст. 10 Закона N 57-З). Разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов включаются в учетную политику организации (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона N 57-З)

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Причем первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронном документе и электронной цифровой подписи (п. 7 ст. 10 Закона N 57-З).

Примечание. Требования об электронном документе и электронной цифровой

подписи определены, в частности, Законом Республики Беларусь от 28.12.2009

N 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее -

Закон N 113-З).

Электронным признается документ в электронном виде с реквизитами,

позволяющими установить его целостность и подлинность. При этом подлинность

электронного документа подтверждается действительной электронной цифровой

подписью (ЭЦП). Целостность электронного документа означает, что с момента

его заверения ЭЦП в электронный документ не вносились изменения и (или)

дополнения (абз. 8, 12, 14 ст. 1 Закона N 113-З).

Согласно п. 9 ст. 10 Закона N 57-З своевременное и правильное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Обратите внимание! Допускается одностороннее составление подрядчиком (исполнителем) и заказчиком первичных учетных документов, подтверждающих выполнение работ (оказание услуг) в случаях, определенных Министерством финансов Республики Беларусь. При этом такой порядок оформления должен быть предусмотрен договором, заключенным в письменной форме между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком (п. 6 ст. 10 Закона N 57-З)

В первичных учетных документах (за исключением первичных учетных документов, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и первичных учетных документов, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления. Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы определяется Министерством финансов Республики Беларусь (п. 8 ст. 10 Закона N 57-З).

В отдельных случаях определенными органами может производиться изъятие первичных учетных документов на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия. Копия акта вручается соответствующему должностному лицу организации под расписку (п. 27 Инструкции N 15).

Должностные лица в присутствии представителей органов вправе снять копии с изымаемых документов, а также с документа, являющегося основанием для их изъятия. В этом случае копии первичных учетных документов включаются в документы бухгалтерского учета организации (п. 10 ст. 10 Закона N 57-З, ч. 2 п. 27 Инструкции N 15).

В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных учетных документов руководитель организации согласно п. 28 Инструкции N 15 должен приказом назначить комиссию по расследованию причин происшествия.

При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители органов дознания, предварительного следствия, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется в вышестоящую организацию (ч. 2, 3 п. 28 Инструкции N 15).

Дата добавления: 2015-08-09