Методика выполнения

Шаг 1. Создание основного документа.

На этом этапе требуется создать основной бланк документа с повторяющейся информацией, другими словами, необходимо сделать шаблон карточки осуждённого.

1. Запустите текстовый процессор MS Word и создайте при помощи него документ следующего вида.

Примечание. Фрагменты, заключенные в квадратные скобки, впоследствии будут заменены на поля слияния. После выполнения слияния они должны содержать конкретные данные, относящиеся к каждому осуждённому.

Фамилия [ Фамилия ] Имя [ Имя ] Отчество [ Отчество ] Родился [ Дата рождения ] Место рождения [ Место рождения ] Адрес [ Адрес ] Место работы [ Место работы ] Гражданство[ Гражданство ]	Группа крови [ Группа крови ] Орган[ Кем арестован ] № № дел Сл. [ Номер дела ] Арх. [ Архивный номер ]
Арестован[ Дата ареста ] Характер преступления [ Характер преступления ] Статьи УК [ Статьи УК ] Карточка составлена [ Название органа ] [ Дата составления ] Сотрудник, составивший карточку [ Составитель ]	Дактоформула Отпечаток указательного пальца правой руки

2. Сохраните созданный документ с именем Основной документ.

Шаг 2. Создание источника данных для слияния.

Данный этап подразумевает создание в качестве источника данных электронной таблицы, содержащей сведения об осуждённых (на практике, как правило, источник данных уже существует). Структура этой таблицы должна содержать следующие поля (названия полей соответствуют данным, содержащимся в квадратных скобках в основном документе):

Ø Фамилия

Ø Имя

Ø Отчество

Ø Дата рождения

Ø Место рождения

Ø Адрес

Ø Место работы

Ø Гражданство

Ø Дата ареста

Ø Характер преступления

Ø Статьи УК РФ

Ø Название органа

Ø Дата составления

Ø Составитель

Ø Группа крови

Ø Кем арестован

Ø Номер дела

Ø Архивный номер

1. Запустите табличный процессор MS Excel и создайте в нем структуру таблицы.

2. Поместите в таблицу данные о 5-7 осуждённых.

3. Сохраните таблицу с именем Источник данных.

Фрагмент данной таблицы выглядит следующим образом:

Шаг 3. Настройка процесса слияния.

На данном этапе осуществляется вызов диалогового окна слияния документов, где указывается источник данных и основной документ, а также задаются иные параметры слияния.

1. В MS Word откройте созданный бланк документа.

2. В операционном меню выберите пункт Сервис, а затем Письма и рассылки®Слияние.

3. В появившейся панели Область задач на Этапе 1 «Выбор типа документа» выберите тип документа Письма.

4. Далее на Этапе 2 «Выбор документа» выберите Текущий документ.

5. На Этапе 3 «Выбор получателей» нажмите кнопку Обзор, найдите созданный вами источник данных (электронную книгу MS Excel) и откройте его.

После выбора источника данных вам будет предложено перейти к правке основного документа для вставки в него полей слияния.

Шаг 4. Вставка полей слияния в основной документ (бланк).

На этом шаге в основной документ помещаются поля слияния, для подстановки значений из источника данных.

При настройке процесса слияния в окне MS Word появилась новая панель инструментов – Слияние. На ней среди прочих имеются два подменю Добавить поле слияния (содержит названия полей из электронной таблицы) и Добавить поле Word (содержит управляющие макроконструкции MS Word).

1. Замените все фрагменты, заключенные в квадратные скобки, соответствующими им полями слияния, выбирая последние из подменю Добавить поле слияния.

2. Протестируйте полученный бланк. Для этого в панели инструментов Слияние щелкните по кнопке Поля/данные, а затем при помощи кнопок Следующая запись и Предыдущая запись просмотрите вид бланка для каждого осуждённого. Сделайте вывод о наличии ошибок.

После добавления полей слияния основной документ должен иметь вид:

Фамилия «Фамилия» Имя «Имя» Отчество «Отчество» Родился «Дата_рождения» Место рождения «Место_рождения» Адрес «Адрес» Место работы «Место_работы» Гражданство «Гражданство»	Группа крови «Группа_крови» Орган «Кем_арестован» № № дел Сл. «Номер_дела» Арх. «Архивный_номер»
Арестован «Дата_ареста» Характер преступления «Характер_преступления» Статьи УК «Статьи_УК» Карточка составлена «Название_органа» Дата составления «Дата_составления» Сотрудник, составивший карточку «Составитель»	Дакто форм. Отпечаток указательного пальца правой руки

Шаг 5. Выполнение слияния.

Данный этап завершает процесс слияния: создается новый документ, страницы которого содержат бланки исходного документа, заполненные данными из электронной таблицы.

1. В панели инструментов Слияние щелкните по кнопке Объединить.

2. На экран будет выведено диалоговое окно, в котором в качестве Назначения нужно выбрать Новый документ. Также можно указать диапазон обрабатываемых записей из электронной таблицы или назначить печать полученных бланков.

3. Нажмите на кнопку Объединить, после чего будет создан новый документ, на каждой странице которого будет помещен бланк исходного документа, заполненный данными из электронной таблицы.

Фамилия Степанов Имя Александр Отчество Сергеевич Родился 09.09.1981 г. Место рождения г. Казань Адрес г. Самара, ул. Советской армии, 140-13 Место работы не работает Гражданство РФ	Группа крови В (III) Орган Похвистневский МСО СУ СК РФ по Самарской обл. № № дел Сл. 1375 Арх. 163, 63 а
Арестован 19.05.2011 г. Характер преступления Насильст. действия секс. характера Статьи УК РФ 132 ч. 3 п "а" Карточка составлена СИ-1 г. Самара Дата составления 28.05.2011 г. Сотрудник, составивший карточку Киселёва	Дакто форм. Отпечаток указательного пальца правой руки

Фамилия Саликов Имя Виктор Отчество Александрович Родился 25.03.1960 г. Место рождения г. Куйбышев Адрес г. Самара ул. Матросова, 96-48 Место работы не работает Гражданство РФ	Группа крови А (II) Орган Судом Промышленного р-на г. Самара № № дел Сл. 2016 Арх. 31
Арестован 26.08.2011 г. Характер преступления Незакон. приобр., хранение нарк. ср-в Статьи УК РФ 228 ч. 2 Карточка составлена СИ-1 г. Самара Дата составления 26.08.2011 г. Сотрудник, составивший карточку Фролова	Дакто форм. Отпечаток указательного пальца правой руки

Фамилия Захаров Имя Валерий Отчество Сергеевич Родился 16.04.1971 г. Место рождения Самарская обл., Богатовский р-он, с. Заливное Адрес Самарская обл., Богатовский р-он, п. Мельзавод, ул. Озерная, 9-9 Место работы не работает Гражданство РФ	Группа крови А (II) Орган СО УМ №2 СУ УВД г. Самара № № дел Сл. 1484 Арх. 144
Арестован 16.06.2011 г. Характер преступления Разбой Статьи УК РФ 162 ч. 2 Карточка составлена СИ-1 г. Самара Дата составления 23.06.2011 г. Сотрудник, составивший карточку Семёнова	Дакто форм. Отпечаток указательного пальца правой руки

Заключительная часть

После выполнения работы слушатели представляют основной документ, источник данных и карточки, заполненные с помощью операции слияния документов.

Дата добавления: 2015-08-18