Читайте также:
|
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передаётся по телефону и записывается получателем.
Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.
Любая входящая и исходящая телефонограмма должна быть зарегистрирована в специальном журнале учета телефонограмм. При большом количестве поступающих телефонограмм необходимо вести два отдельных журнала по каждой категории (входящие и исходящие).
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
Реквизиты телефонограммы:
‑ название учреждения — автора документа,
‑ должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму,
‑ номер его телефона, наименование организации-получателя,
‑ должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму,
‑ номер его телефона,
‑ дата и номер телефонограммы,
‑ текст (не превышающий 50 слов),
‑ наименование должности лица, подписавшего документ,
‑ его личная подпись, фамилия и инициалы.
Перед началом передачи телефонограммы необходимо:
‑ представиться и назвать организацию, от которой передается телефонограмма,
‑ попросить принять телефонограмму, используя стандартную фразу-просьбу «Примите, пожалуйста, телефонограмму»,
‑ дать принимающему лицу время на подготовку к принятию телефонограммы.
После передачи текста телефонограммы необходимо:
‑ попросить повторить текст переданной телефонограммы с целью проверки точности ее передачи и исключения возможных ошибок,
‑ назвать фамилию передавшего, дату и время передачи, контактный телефон отправителя,
‑ записать фамилию лица, принявшего телефонограмму, его должность.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Факс является одним из наиболее удобных и быстрых средств передачи информации.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии‑факсимиле.
По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.
Факсограмма (телефакс, факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию на бумажном носителе формата А4, но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду отправляемого документа (приказ, протокол, акт, договор и др.).
Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.
При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение - исполнитель.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.
Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 808 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Организация телефонного обслуживания | | | Введение |