Пример использования ограничений и крайних сроков

Предположим, что один номер журнала готовится к изданию в среднем 3 месяца. Значит, начиная подготовку номера в январе, мы должны завершить ее в конце апреля, например не позже 20-го числа, поскольку номер должны успеть напечатать до начала следующего месяца. Поскольку обычно эта дата указана в договоре с типографией, в которую передается журнал для печати, ограничение это очень жесткое. Соответственно, для завершающей задачи Номер готов к передаче в типографию нужно установить ограничение «Окончание не позднее» на дату 20.04.02.

При установке ограничения MS Project проверяет, нет ли у задачи связей, и если они есть, анализирует, может ли устанавливаемое ограничение привести к конфликтам. Если, по мнению программы, это возможно, то отображается подсказка. Именно поэтому лучше вводить основные ограничения в скелетный план до того, как определены длительности и зависимости между задачами.

Предположим, что в соответствии с договором с модельным агентством, предоставляющим возможность выбора модели, конкурсный отбор должен начаться 01.02.02 и проходить в течение 2 дней. Зафиксируем эту дату ограничением «Фиксированное начало» и длительностью в 2 дня. Кроме того, мы забыли включить в план важную задачу по публикации анонсов майского номера (который мы делаем в этом проекте) в предыдущем, апрельском номере. Этот номер сдается в типографию 20.03.02, и чтобы в него был включен вкладыш с рекламой следующего номера, анонсы нужно передать за 10 дней, то есть 11.03.02 (10.03.02 - воскресенье).

Включим задачу Передача рекламных анонсов в предыдущий номер в фазу Подготовка обложки и установим ее крайний срок на 11.03.02. Создать анонсы можно только тогда, когда хотя бы наполовину осуществлено редактирование материалов, поскольку окончательные названия статей и их содержимое определяются к этому моменту. Поэтому мы свяжем новую задачу зависимостью ОН с задачей Редактирование материалов и установим запаздывание -50%. После этого мы увидим, что датой начала задачи является именно 11.03.02. Поскольку эта дата совпадает с крайним сроком, то максимальная длительность задачи, которую мы можем себе позволить, это 1 день.

Новая задача является, по сути, завершающей, поскольку после ее завершения достигается один из результатов проекта, который передается проектной командой «наружу». До сих пор для обозначения завершающих задач мы использовали нулевую длительность, однако во многих случаях, как и в этом, длительность завершающих задач может быть не нулевой. Чтобы пометить задачу с не нулевой длительностью как завершающую, нужно воспользоваться вкладкой «Дополнительно» в диалоговом окне сведений о задаче. На вкладке нужно установить флажок «Пометить задачу как веху».

Часто в проекте некоторые задачи проходят регулярно. Добавить их в проект можно с помощью команды меню «Вставка > Повторяющаяся задача».

При создании повторяющейся задачи могут возникнуть непредвиденные проблемы. В нашем примере одна из пятниц выпадает на дату 8 марта, помеченную в проектном календаре как нерабочий день. MS Project обнаружил это и отобразил сообщение с возможными вариантами разрешения проблемы. В диалоговом окне предлагается три варианта решения проблемы. Мы выбрали первый вариант, поскольку в таком случае в дальнейшем можно самостоятельно перенести повторение, которое пришлось на выходной, на более удобное время.

Сама задача в плане выглядит как фаза, а ее повторения — как ее вложенные задачи. При этом задача и повторения помечены специальными значками в поле «Индикаторы».

Когда состав работ определен, наш план представляет собой четыре фазы, объединяющие все задачи проекта. Чтобы собрать фазы в единое целое, можно отобразить «Суммарную задачу проекта» — особую задачу, специально предназначенную для объединения всех проектных активностей. В общих настройках проекта на вкладке «Вид» нужно установить флажок «Показывать суммарную задачу проекта». Суммарная задача отобразится с названием, взятым из поля «Название» в свойствах файла, которые можно редактировать в диалоговом окне, открываемом командой меню «Файл > Свойства».

Если в этом диалоговом окне заполнено поле «Заметки», то его значение станет комментарием к суммарной задаче. При изменении названия суммарной задачи или комментария к ней автоматически изменятся значения соответствующего поля в свойствах файла.

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении «Лист ресурсов», и наиболее удобной для ввода данных является таблица «Ввод». Добавляя новый ресурс в список, после ввода его названия нужно выбрать тип ресурса: «Трудовой» или «Материальный». После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчанию

Обычно необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений. В качестве названий ресурсов стоит указывать не фамилии, а профессиональные квалификации. После того как назначения определены, перейдя в представление «Лист ресурсов», вы увидите список всех требуемых проекту сотрудников и оборудования. Теперь можно заменить профессиональные квалификации конкретными фамилиями.

После того как ресурсы добавлены в проект, нужно определить, в какое время они могут работать. По умолчанию все сотрудники, которых вы добавляете в проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта и полный рабочий день (100% загрузки). В диалоговом окне «Сведения о ресурсе», на вкладке «Общие» для сотрудников нужно определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки.

Просматривать информацию о доступности и максимальной загрузке можно и в таблице, добавив в нее поля «Доступен с», «Доступен до» и «Максимальная нагрузка». При этом отображаемые данные будут соответствовать данным из первой строки в таблице «Доступность ресурса». Даты в таблице редактировать нельзя, а информацию о максимальной нагрузке можно. Использовать таблицу для просмотра и редактирования удобно только в том случае, если ресурсы имеют по одному интервалу доступности.

По умолчанию в MS Project считается, что все сотрудники работают по основному календарю проекта. Но часто отдельные сотрудники или даже целые отделы имеют собственный календарь. Для определения рабочего времени, по которому работает ресурс, а также его личных рабочих и выходных дней предназначена вкладка «Рабочее время» в диалоговом окне сведений о ресурсе. Выбор календаря осуществляется с помощью раскрывающегося списка «Базовый календарь». Кроме того, на вкладке расположен календарь, в котором можно настроить особый режим работы для выбранного ресурса аналогично тому, как мы настраивали особый режим работы в проектном календаре.

Выбрать базовый календарь ресурса можно и в таблице «Ввод», в раскрывающемся списке «Базовый календарь». Особенно удобно использовать таблицу, если вам нужно назначить особый календарь нескольким сотрудникам: выбрав его в одной ячейке таблицы, вы можете быстро перенести его в другие с помощью копирования.

Возможности личного календаря пересекаются с возможностями настройки доступности ресурса. Например, недоступность сотрудника можно ввести в программу с помощью таблицы с информацией о доступности, а можно создать ему внеурочный выходной день в личном календаре. И в том и в другом случае MS Project сообщит вам об ошибке планирования, если вы захотите выделить этого сотрудника на выполнение работ в этот день.

Удобный способ быстро обнаружить дни, в которые ресурсы работают по нестандартному расписанию, предлагает диаграмма «Календарь». Для этого в настройках временной шкалы календаря нужно выбрать календарь нужного ресурса и определить, каким цветом на календаре должны выделяться нестандартные дни.

После того как дополнительная информация введена в план проекта, можно переходить к следующему этапу — назначению ресурсов на задачи. Для того чтобы программа во избежание ошибок предупреждала вас перед добавлением нового ресурса в проект, следует в диалоговом окне «Параметры» (Сервис > Параметры) на вкладке «Общие» сбросить флажок «Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи».

MS Project умеет равномерно распределять нагрузку ресурсов. Диалоговое окно, предназначенное для настройки выравнивания загрузки ресурсов, открывается командой меню «Сервис > Выравнивание ресурсов». В нем «Выравнивание загрузки ресурсов» в верхнем разделе «Вычисления для выравнивания» нужно выбрать переключатель «Выполнять вручную» и нажать кнопку ОК.

Для создания назначения удобнее всего воспользоваться представлением «Использование задач». Нужно дважды щелкнуть на задаче в списке и в открывшемся диалоговом окне сведений о задаче выбрать вкладку «Ресурсы».

Нематериальные ресурсы измеряются в процентах или десятичных числах, где под 100%, или 1, понимается полная задействованность ресурса в выполнении задачи (сотрудник будет заниматься ею полный рабочий день).

Назначать ресурсы можно с помощью таблицы, выбирая ресурсы в поле «Названия ресурсов». Если потянуть мышью за квадрат в углу ячейки, то можно скопировать ее значения в соседние. Если назначается материальный ресурс, то в поле «Единицы» вводится число, соответствующее единицам измерения данного ресурса.

После того как назначения созданы, программа определяет материальные затраты и трудозатраты каждого из ресурсов для выполнения задачи и планирует распределение этих затрат в каждый из дней на протяжении всей ее длительности. Подробное распределение затрат по дням отражается в представлении.

Тип задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче

Таблица 3. Взаимосвязь свойств для задач разных типов

Тип задачи	Изменение объема ресурсов приводит к пересчету	Изменение длительности приводит к пересчету	Изменение работы приводит к пересчету
Фиксированный объем ресурсов	длительности	трудозатрат	длительности
Фиксированные трудозатраты	длительности	объема ресурсов	длительности
Фиксированная длительность	трудозатрат	трудозатрат	объема ресурсов

У задачи, как у ресурсов и проекта в целом, может быть свой календарь, по которому она выполняется. Календарь задачи определяет, как трудозатраты на ее выполнение будут распределены в календаре проекта. При распределении загрузки ресурса внутри периода, отведенного на исполнение задачи, учитывается не только календарь задачи, но и календарь ресурса, причем календарь ресурса имеет приоритет перед календарем задачи. Для того чтобы календарь задач при расчете расписания имел больший приоритет, чем календарь ресурсов, нужно установить флажок «He учитывать календари ресурсов при планировании» в диалоговом окне сведений о задаче.

Настройка свойств связанного с задачей назначения осуществляется в диалоговом окне «Сведения о назначении», открывающемся по двойному щелчку на назначении в таблице представления «Использование задач».

По умолчанию при создании назначения трудозатраты распределяются по всей его длительности, используя максимум рабочего времени ресурса, что соответствует плоскому профилю загрузки, по умолчанию используемому для новых назначений. Изменить профиль загрузки назначения можно с помощью раскрывающегося списка «Профиль загрузки» в диалоговом окне сведений о назначении.. Значки, появляющиеся в колонке «Индикаторы» при применении профилей к назначению, отражают принцип распределения загрузки назначения каждого из них. Использование профилей загрузки позволяет в автоматическом режиме перераспределить загрузку ресурсов в течение времени исполнения задачи, но ее можно отредактировать и вручную.

Довольно часто задачи имеют перерывы. Для прерывания задачи нужно открыть диаграмму Ганта и выбрать команду меню «Правка > Прервать задачу». После этого нужно навести курсор на отрезок нужной задачи. Курсор преобразится в вертикальную полосу, от которой вправо отходит стрелка. Потянув задачу с помощью такого курсора, вы прервете ее. В дни перерыва программа обнуляет трудозатраты назначенных ресурсов.

Перерыв в выполнении работ в представлениях «Диаграмма Ганта» и «Использование задач»

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений. Стоимость использования ресурса определяется на вкладке «Затраты» в диалоговом окне сведений о ресурсе. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку «Дата действия» - дата, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса

При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса.

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Для ввода фиксированных затрат, не связанных с использованием проектных ресурсов, используется поле «Фиксированные затраты» в таблице «Затраты» в любом из представлений для работы с задачами.

Планируя стоимость проекта, необходимо не только посчитать общую стоимость, но и определить порядок оплаты работ. Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке «Затраты» в диалоговом окне сведений о ресурсе он выбирается в раскрывающемся списке «Начисление затрат. Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке «Начисление фиксированных затрат», отображаемой в таблице «Затраты» любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

Дата добавления: 2015-07-20