Организация проведения ярмарки

Место, время проведения, тематика оптовой ярмарки определяются соответствующими ведомствами с участием коммерческих структур предприятий и объединений. Проведению ярмарки обычно предшествует работа по изучению спроса, предложения, конъюнктуры рынка, состояния рыночной инфраструктуры, хозяйственных связей, определению объемов и ассортимента продукции, предполагаемой для продажи на ярмарке, выявлению неустановленного оборудования и неиспользованной продукции, вторичных ресурсов.

Оптовые ярмарки, как правило, работают по графику с предварительной установкой времени и места. При координации графиков следует добиваться недопущения совпадения сроков проведения ярмарок, чтобы избежать параллельной их работы в близлежащих районах. Практика показывает, что равномерное территориальное распределение ярмарок позволяет иметь широкий круг участников, разнообразить товарный ассортимент, рационализировать потоки информации и товародвижения, поднять товарный оборот каждой ярмарки и их экономическую эффективность. Оптовые ярмарки, как правило, проводятся в областных, краевых, республиканских, районных административных центрах с соответствующими коммуникациями, обеспечивающими участникам должные транспортные и бытовые условия, позволяющие вести им плодотворную работу.

Для общего руководства конкретной ярмаркой образуется ярмарочный комитет, наделенный широкими полномочиями и несущий ответственность за выполнение стоящих перед ней задач. В состав ярмарочного комитета входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается ярмарка. Ярмарочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Ярмарочный комитет определяет состав участников ярмарки, создает рабочие органы (дирекцию, арбитраж, группы по маркетингу, учету договоров и др.), необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает информационное, техническое, консультационное, бытовое и культурное обслуживание участников, определяет размер и порядок распределения расходов на организацию и проведение ярмарки.

На постоянно действующих ярмарках, а при необходимости и периодически организуемых, ярмарочный комитет образует дирекцию. Дирекция следит за ведением бухгалтерской, оперативной, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности ярмарки, издает приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников ярмарки. Дирекция ярмарки руководит рабочими органами ярмарки, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность, состоящую из: аренды помещения и смотровых площадок с последующим их обеспечением, оборудованием, оснащением оргтехникой и АСУ; приема и размещения прибывших на ярмарку участников; организации сохранности представленных на ярмарку образцов, моделей продукции; оказания участникам содействия при заключении договоров купли-продажи; организации учета и регистрации договоров.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчетности, представление на рассмотрение и утверждение ярмарочного комитета (или дирекции) отчета о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования ярмарки.

На оптовых ярмарках целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию (конъюнктуру) и разрабатывают прогноз развития рынка (спрос) по каждому виду товара. К числу их основных обязанностей можно отнести:

изучение товара (новизна и конкурентоспособность, удовлетворение потребностей потенциальных покупателей, соответствие требованиям местных условий и др.);

анализ рынка как такового (географическое положение, острота конкуренции, конъюнктура и ее прогноз, каналы товародвижения и др.);

изучение потенциальных покупателей (сегментация, побудительные мотивы спроса, типичные способы использования предлагаемого товара, характерные для потенциальных покупателей, и др.);

использование рекламы (для закрепления имеющихся сегментов рынка и завоевания новых контингентов покупателей).

На основе получения и обработки информации, анализа необходимых данных служба маркетинга проводит прогнозные расчеты, в том числе спроса и предложения, на уровне данной ярмарки.

Ход торговых операций на ярмарках контролируют и частично регулируют соответствующие группы (бюро) - арбитражная, информационная, по учету и регистрации договоров.

Арбитраж при ярмарочной комиссии (или дирекции) обеспечивает правовое обслуживание ярмарки: рассматривает преддоговорные споры и разногласия между участниками ярмарочной торговли, осуществляет консультации участников по правовым вопросам. Другие группы производят проверки полномочий представителей участников ярмарки на заключение договоров, ежедневный контроль за ходом торговли, учет документации, регистрацию оформленных договоров, составление конъюнктурных справок о результатах продажи за день, итоговых отчетов, анализ работы ярмарки, подготовку для ярмарочного комитета (или дирекции) соответствующих аналитических справок, записок, предложений.

В сложном процессе подготовки и проведения оптовой ярмарки принимают участие в той или иной степени министерства, ведомства, предприятия, региональная администрация. Налаженная организация подготовки и проведения оптовой ярмарки во многом определяет эффективность всей системы хозяйственных взаимоотношений между производителями продукции, потребителями, посредниками.

Успех торговли на ярмарке зависит от того, насколько тщательно учтены рыночный спрос, требования к ассортименту, качеству, внешнему оформлению, упаковке намечаемых к производству и поставке товаров, а также ранее изготовленных и находящихся в запасах.

За несколько месяцев до открытия ярмарки определяются примерный перечень предприятий и организаций - участников, объем, ассортимент предлагаемой для продажи продукции, количество и структурный состав обслуживающих ярмарку работников, осуществляется планировка площадей, необходимых для расположения соответствующих служб, экспозиций. С целью предотвращения поступления на ярмарку продукции, не соответствующей условиям спроса, требованиям стандартов, технических условий, дизайна производится предварительный осмотр образцов, макетов, фотографий, чертежей, технических характеристик представляемых товаров. Ведется работа по: подготовке рабочих мест для участников; обеспечению транспортными средствами; регистрации участников ярмарки; обеспечению их местами в комфортабельных гостиницах; разработке графика дежурств членов ярмарочного комитета (или дирекции). Органами, ответственными за организацию и проведение ярмарки, составляются планы мероприятий, проводимых до начала ярмарки и в период ее работы.

Информационные письма с приглашением принять участие в ярмарке ярмарочный комитет направляет руководителям министерств, ведомств, предприятий, объединений, отраслевых научно-исследовательских и конструкторских организаций, торговым представительствам зарубежных стран. Реклама о ярмарке передается через центральные и региональные органы массовой информации. Ярмарка проводится за счет поступления средств от участников в виде денежных взносов. Последние используются для аренды площадей, оплаты транспортных расходов, оформления стендов, рекламно-информационного обслуживания, работы персонала.

Для участия в ярмарке юридическое (или физическое) лицо перечисляет на расчетный счет ведомства, под эгидой которого предполагается проведение ярмарки, денежные средства на покрытие своей части расходов, связанных с организационными работами. В адрес ярмарочного комитета следует направлять заявку на участие в ярмарке, перечень и количество продукции, предлагаемой для реализации с указанием ее ориентировочной стоимости, а также перечень продукции, предлагаемой для реализации в обмен. Научно-исследовательским, конструкторским, проектным организациям необходимо сообщить перечень и количество разработок, выставляемых для демонстрации. Это позволяет заблаговременно сформулировать банк данных для того, чтобы обеспечить участников ярмарки необходимой коммерческой информацией.

Дата добавления: 2015-07-24