Организация системы учета и хранения в музеях

Учет музейных предметов и музейных коллекций представляет собой регистрацию количества музейных предметов и состава музейных коллекций музея в специальной учетно-хранительской документации в целях идентификации музейных предметов и музейных коллекций, организации их нормативного хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянии сохранности, научного изучения и эффективного использования..

Специальная учетно-хранительская документация состоит из основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов.

В состав основных (обязательных) учетных документов музея входят:

- акты приема и выдачи музейных предметов в постоянное и временное пользование,

- главная инвентарная книга (книга поступлений),

- инвентарные книги по фондовым коллекциям,

- книга поступлений вспомогательного фонда;

- книга учета фонда сырьевых материалов;

- книга учета музейных предметов и музейных коллекций, принятых на временное хранение;

- специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней;

- опись дел для архивных документов (на правах инвентарных книг),

- внутримузейные акты приема-передачи;

- реставрационный паспорт.

К вспомогательным учетным документам относятся:

- научный паспорт музейного предмета;

- журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи;

-журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов;

- научно-справочные каталоги и картотеки, используемые для получения оперативной информации о музейных предметах и музейных коллекциях, в том числе:

- генеральная (учетная) картотека, содержащаяинформациюо музейных предметах и музейных коллекциях в порядке регистрации их в книгах поступлений основного, научно-вспомогательного фондов, фонда сырьевых материалов.

- инвентарная картотека, содержащая информацию о музейных предметах в порядке их регистрации в инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах;

- картотека сохранности, содержащая информацию о физическом состоянии сохранности каждого музейного предмета на момент поступления его в музей и дальнейших изменениях сохранности, включая сведения о реставрации, консервации и профилактике;

- топографическая картотека, содержащая информацию о местах хранения музейных предметов и музейных коллекций;

- топографические описи, предназначенные для получения оперативной информации о музейном предмете на конкретном месте хранения

- систематические картотеки (авторские, именные, предметные, хронологические, географическим районам, промышленным производствам и т.д.), необходимость в которых определяется внутримузейной инструкцией;

- опись книг учета (составляется ежегодно),

Музейные предметы, отнесенные решением ЭФЗК музея к тому иному фонду, проходят регистрацию в (1 ая ступень учета) в книгах поступления основного или научно-вспомогательного фонда. Каждый предмет при этом получает личный неповторяющийся номер по книге поступления (номер КП)

Если несколько предметов объединены в один комплекс по определенному признаку, то весь комплект предметов получает единый номер КП, а каждый предмет в этом комплексе - дробный номер, например, сервиз или археологическая коллекция, в этом случаи производится одна запись, а к книге поступлений прилагается коллекционная опись.

Основной фонд делится на коллекции по материально-предметному принципу, например, «археология», «живопись», «стекло», «нумизматика», «минералы», и т.д. При организации фондовых помещений предметы одной коллекции хранятся при возможности в одном помещении для того, чтобы обеспечить правильный режим хранения.

Предметы каждой коллекции проходят регистрацию (2-я ступень учета) в отдельных инвентарных книгах (инвентарях). Все коллекции и их шифры должны иметь буквенное обозначения, они утверждаются на ЭФЗК, например, «археология» имеет шифр «АР», «ЖВ» - живопись, «СТ» - стекло и т.д.

В процессе инвентаризации каждый предмет получает новый номер по инвентарю, таким образом, каждый музейный предмет маркируется двумя номерами по КП (книге поступления и по инвентарю), например, «бокал» имеет номер 23 и 17 «СТ»

Предметы, содержащие драгоценные металлы и камни проходят третью ступень регистрации в специальных инвентарных книгах для предметов, содержащих драг. Металл, например, «игла», из археологического памятника Быстровка-1, Новосибирская область, золото. Данный предмет будет иметь три номера, так как он прошел три ступени учета: номер по Книге поступлений, номер по инвентарной книге «Ар» (археология», и номер по книге спец учета (З-1), которая содержит сведения о всех предметах из золота, независимо от коллекционной принадлежности.

Книги учета имеют четкую структуру – номер порядковый, наименование и краткое описание предмета, датировка, материал и техника исполнения, размеры, данные о сохранности предмета, принадлежности к коллекции. Книги прошиваются и нумеруются листы, в конце книги, на верхней части страницы, куда выведены концы шнура делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется печатью музея и подписью главного хранителя; в нижней части этой же страницы, на листе, которым заклеены оба конца шнура, ставится печать «Утверждаю» вышестоящего органа, в ведении которого находится данный музей.

На титуле указывается название музея, название книги, номер тома, даты первой и последней записи.

При заполнении книги необходимо соблюдать следующие правила: нельзя делать пропуски и оставлять пустые места, в случаи повторения информации нельзя делать прочерки, а следует повторить предыдущую запись,, в случаи отсутствия информации следует писать «неизвестно», исправления должны подтверждаться подписью главного хранителя и печатью музея, писать следует разборчиво и черной капиллярной ручкой.

Все предметы, поступающие в музей должны иметь акты поступления на временное или постоянное хранение. По Инструкции первый акт – это акт временного хранения, после решения ЭФЗК, со сдатчиком заключается акт на постоянное хранение. Акты тоже регистрируются, для чего имеется книга регистрации актов, каждый акт имеет порядковый номер. Кроме того для контроля за движением музейных предметов составляются акты внутримузейной передачи, например, предмет поступает хранителю коллекций, из сектора учета он по акту передается сотруднику-хранителю, предмет может поступить в экспозицию, в данном случаи, хранитель выдает предмет экспозиционеру и теперь у хранителя акт выдачи, а у экспозиционера –акт приема, Акты фиксируются в отделе учета в книгах регистрации актов.

Немаловажным являются топографические описи, которые определяют место нахождения предмета, например, «полотенце № 2345 осн.ф шкаф №2, полка 4.

Таким образом, учет и хранения – это необходимые мероприятия, обеспечивающие нормативную базу и идентификацию культурных ценностей, хранящихся в государственных музеях

Литература и источники

Брюшкова Л.П. Учет и хранение музейных ценностей как главная функция музейной деятельности Сб «Труды Дарвинского музея, вып VIII 2005г, С 30-46

Инструкция по организации комплектования, учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций Музейного фонда Российской Федерации. (проект)

Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, Москва, 1984

Инструкция по учету и хранению музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР, М, 1987 г.

Тезаурес

инвентаризация (вторая ступень учета) – регистрация музейных предметов и музейных коллекций в основных учетных документах второй ступени – инвентарной книге фондовой коллекции, специальной инвентарной книге для музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней;

единый (коллекционный) регистрационный номер – запись в основной учетно-хранительской документации, содержащая сведения о комплексе предметов, связанных единым признаком.

использование музейных предметов и музейных коллекций – предоставление музейных предметов и музейных коллекций учреждениям, организациям, гражданам в целях реализации потребностей в культурных, образовательных и научных целях;

каталожные данные – автор, наименование, датировка, материал, техника, размеры, клейма, подписи, сохранность, монтировка;

научно-вспомогательный фонд включает музейные предметы и музейные коллекции, имеющие ограниченную информативность вследствие их копийности, состояния сохранности, изначальной фрагментарности, ограниченности сроков хранения

консервация музейных предметов и музейных коллекций - совокупность мер, направленных на стабилизацию физического состояния музейных предметов и музейных коллекций, их долговременную защиту от воздействия влаги, температурных изменений, света, механических и иных повреждений, на обеспечение их сохранности в конкретных условиях хранения;

Личная фондовая коллекция состоит из предметов, собранных частным лицом и хранящаяся в музее как единое целое

Мемориальная фондовая коллекция образуется из разнотипных музейных предметов, связанных с определенным лицом или историческим событием.

музейный климат – определенный для каждой коллекции (по материалу изготовления) температурно-влажностный режим

основной фонд включаетмузейные предметы и музейные коллекции, имеющие значение для истории и культуры государства и общества в их число входят,

регистрация (первая ступень учета) – регистрация музейных предметов и музейных коллекций в основном учетном документе первой ступени – главной инвентарной книге (книге поступлений, шифр «ГИК» или «КП»);

реставрация музейных предметов и музейных коллекций – комплекс мероприятий, направленных на их сохранение, выявление художественной, историко-культурной ценности на основе аналитических исследований с привлечением новейших методик в области физики, химии, биологии, определение методов и способов раскрытия, консервации, дальнейших условий хранения и постоянного наблюдения;

сохранение музейных предметов и музейных коллекций – совокупность мер, направленных на создание условий для их правовой защиты, хранения и экспонирования в оптимальном температурно-влажностном, световом и биологическом режимах, реставрации и консервации, комплексной системы безопасности;

Тематическая фондовая коллекция формируется из музейных предметов разных типов, раскрывающих в совокупности определенную тему.

учетно-хранительская деятельность – основная функция музея, обеспечивающая организацию учета и хранения музейных предметов и музейных коллекций;

фонды музея (музейное собрание) – классифицированная и научно организованная по различным признакам в музейные фондовые коллекции совокупность музейных предметов, принятых музеем в постоянное пользование;

фонд сырьевых материалов создается для временного хранениямузейных предметов,требующих дополнительной обработки, препарирования, монтажа или лабораторных исследований до внесения их в состав основного или вспомогательного фонда и включает объекты неорганической и органической природы

фондохранилище (депозитарий) – музейные помещения (помещение), специально оборудованные для хранения фондов музея в соответствии с принятой в музее системой хранения;

экспонат – музейный предмет, выставленный в целях публичного представления.

ЭФЗК -экспертная фондово-закупочная комиссия музея являющаяся постоянно действующим совещательным органом музея, функционирующим в соответствии с положением, утверждаемым директором музея в порядке, предусмотренном уставом музея, ее миссия – экспертиза культурных ценностей в целях определения их историко-культурного, научного, художественного и музейного значения

Тесты к курсу «Учет и хранение музейных ценностей»

1. Выбрать основные методические пособия для правильной организации учета и хранения музейных коллекций: Закон Российской Федерации «О вывозе и ввозе культурных ценностей»; Федеральный закон «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации»; Инструкция по организации комплектования учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций Музейного фонда Российской Федерации; Федеральный закон «О драгоценных металлах и драгоценных камнях»; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации; Федеральный закон «Об объектах культурного наследия»; Положение о Музейном фонде Российской Федерации и Положением о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации

Правильный ответ: Инструкция по организации комплектования учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации; Положение о Музейном фонде Российской Федерации и Положением о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации

2.Выбрать из списка предметы основного фонда и сопоставить с профилем музея: шапка Мономаха, пистолет Бормана, друза аметиста, скульптура Родена «Мыслитель», ноты Шопена, фрак 19 века, мальтийский крест, самовар – кухня, наконечник стрелы. Музеи: исторический, краеведческий, истории Великой Отечественной войны, художественный музей, мемориальный музей Шопена, музей имени Вернадского.

Правильный ответ: исторический музей – шапка Мономаха, Музей Великой Отечественной войны – пистолет Бормана; художественный музей – скульптура Родена «Мыслитель»; Мемориальный музей Шопена – ноты, фрак; Краеведческий музей - самовар-кухня, мальтийский крест, наконечник стрелы; друза аметиста - геологический музей имени Вернадского.

3. функции ЭФЗК (выбрать из списка): принять решение о приеме культурной ценности в музей, дать рекомендацию о поощрении научного сотрудника; определить фонд предмета, принять решение о полноте научной информации о музейном предмете; рассмотреть и принять акты сверки коллекций.

Правильный ответ - принять решение о приеме культурной ценности в музей, определить фонд предмета, рассмотреть и принять акты сверки коллекций.

4. Распределить музейные предметы на основной, вспомогательный и сырьевой фонды: книга с подписью автора, коллекция растений для гербария, археологическая коллекция, фрагмент ружья – курок; монета 17 века, туша медведя, шаманский бубен, створка от иконы - складня,

Правильный ответ: основной фонд - книга с подписью автора, монета 17 века, шаманский бубен, целые и наиболее значимые предметы археологической коллекции. Вспомогательный фонд - фрагмент ружья – курок, створка от иконы - складня, массовый материал археологический коллекции, прошедшей камеральную обработку (неорнаментированная керамика, отщепы, фрагменты коррозированных металлических изделий с неопределимой формой). Сырьевой фонд: коллекция растений для гербария, туша медведя

5. Распределить типы учетной документации на основной и вспомогательный состав: научный паспорт, книга учет основного фонда, акты внутримузейной передачи, картотека, книга учета драгоценный металлов, акты приема музейных предметов, книга учета вспомогательного фонда, книги учета коллекционные

Правильный ответ: к обязательной (основной) документации относятся акты приема, книги учета основного фонда, книги учета по коллекциям, книга учета драг. Металлов, книги учета вспомогательного фонда. К второстепенной документации относится научный паспорт, картотеки, акты внутримузейной передачи.

6. Отнести музейные коллекции и предметы к типу хранения: собрания картин, переданного для временного экспонирования, этнографическая коллекция, цветные фотографии с места события

Правильный ответ: собрания картин – временное хранение; этнографическая коллекция – основной фонд, цветные фото – вспомогательный.

7. Определите, что является юридическим закреплением за музеем определенного музейного предмета: акт приема, регистрация в инвентаре, научный паспорт.

Правильный ответ – акт приема

8. Определите последовательность юридического оформления поступления археологического предмета, изготовленного из серебра, добавьте необходимое: протокол решения ЭФЗК; акт приема на постоянное хранение, акт приема на временное хранение, регистрация в КП, инвентаризация по книге «археология», научный паспорт, акт внутримузейной передачи

Правильный ответ: акт на временное хранение, протокол ЭФЗК, акт на постоянное хранение, регистрация по КП, регистрация в книге специального учета по драг. Металлам, составление научного паспорта, инвентаризация (вторая ступень учета), акт внутримузейной передачи.

9.Ваша задача сгруппировать предметы по выбранным вами признакам, сформировать коллекции, дать им названия: монеты, документы, фотографии, личные вещи исторической личности, одежда и предметы быта эвенков и русских, предметы мебели 19 века, коллекция, собранная великим путешественником.

Правильный ответ: личная коллекция - коллекция, собранная великим путешественником. (признак - один собиратель); мемориальная коллекция: документы, фотографии, личные вещи исторической личности (признак мемориальной принадлежности);

Нумизматическая коллекция – монеты (признак коллекционный); Систематическая коллекция - этнографическая коллекция, предметы мебели (признак тематический, предметы собраны по определенной теме)

10. Распределите тематическую или мемориальную коллекцию по группам хранения, аргументируйте свои выводы Этнографическая коллекция состоит из одежды их меха, ткани; предметов, изготовленных из дерева; на отдельных предметах одежды (шапка) имеются золотые украшения, предметы быта из кости, фотографии, зарисовки, архивные документы (копии из архивов)

Правильный ответ: все предметы будут храниться исходя из материала изготовления, поскольку каждой группе предметов необходим свой режим хранения, предметы, содержащие драгоценный металл будут храниться в спец. Хранении. Таким образом, фотографии,, архивные документы (копии из архивов), будут храниться в документальном и фото фонде, зарисовки – в живописи, предметы одежды в хранении ткани и меха, предметы из дерева в хранении дерева, предметы из кости в отдельном помещении или в отдельном шкафу.

Методическое пособие составила к.и.н. Сальникова И.В.

Дата добавления: 2015-07-20