Методы сбора и анализа информации

В условиях постоянно изменяющихся экономических и пи мнении, образования новых организаций, развития и совершенствования уже работающих на рынке организаций-конкурентов возникает большая потребность в проведении аналитической работы. Появляется необходимость сбора и накопления информации, опыта, знаний во всех областях управленческой деятельности. Организация заинтересована в подробном исследовании возникающих на рынке ситуаций для принятия оперативных, экономически обоснованных решений, которые позволят ей развиваться более быстрыми темпами.

Анализ информации является одним из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации. Используя открытые информационные ресурсы, можно получить практически все необхо­димые, сведения об организации. Процесс получения важных сведений на основе синтеза информации из множества открытых источников будем называть аналитической работой.

Аналитическая работа состоит из следующих этапов.

Определение круга исходной информации, необходимой для анализа, а также способов ее получения.

Интерпретация информации, т. е. выявление истинного значения той или иной информации. В первую очередь в интерпретации нуждается информация, полученная в устной форме, так как частоте или иное высказывание бывает понято превратно, причиной тому могут стать иностранная речь, интонация, жесты, слэнг, фразы, вырванные из контекста либо неправильно понятые, и т. п.

Выделение посторонней информации представляет собой один из самых сложных и ответственных этапов. Избыток информации, так же как и ее недостаток, представляет собой серьезную проблему, затрудняет и замедляет ведение аналитической работы. На практике больший эффект приносит сосредоточенность на нескольких ключевых деталях, чем разбрасывание между многими разрозненными данными. Вместе с тем именно на этом этапе существует опасность отбросить важную информацию. Как правило, это происходит в случае неправильной интерпретации сведений на предыдущем этапе.

Оценка информации — на данном этапе производится расстановка источников информации, самой информации и способов ее получения в зависимости от их надежности и достоверности. Источником информации могут быть конкретные люди, газеты, телевидение, сайты сети Интернет и т. п. При оценке информации обязательно присутствует субъективность, которую необходимо свести к минимуму. Как правило, для этого применяют следующую систему оценок.

Оценка источника:

А — надежный источник;

Б — обычно надежный источник;

В — довольно надежный источник;

Г — не всегда надежный источник;

Д — ненадежный источник;

Е — источник неустановленной надежности.

Оценка информации:

1 — подтвержденная другими фактами;

2 — вероятно правдивая (правдива на 75 %);

3 — возможно правдивая (правдива на 50 %);

4 — сомнительная (правдива на 25 %);

5 — неправдоподобная;

6 — достоверность не поддается определению.

Оценка способа получения информации:

I — получил информацию сам (видел, слышат и т. п.);

II — получил информацию через постоянный источник информации (информатор, открытые источники и т. п.);

III — получил информацию через разовый источник (случайно подслушанный разговор, слухи и т. п.).

На этапе оценки необходимо установить, насколько информация может соответствовать истине. При этом необходимо учитывать, что можно получить не соответствующую истине информацию следующих типов:

— дезинформация, доведенная до сведения источника:

— информация, преднамеренно или непреднамеренно искаженная источником;

— информация, произвольно или непроизвольно измененная в ходе передачи.

При намеренной дезинформации применяется заведомая ложь, полуправда, а также правдивые сведения, которые в данном контексте подтолкнут воспринимающего информацию к ложным выводам.

Искажения, возникающие в процессе передачи информации, могут происходить по нескольким причинам:

— передача только части сообщения;

— пересказ услышанного своими словами;

— факты подвергаются субъективному восприятию.

Для своевременного выявления искаженной информации, а так же для предотвращения дезинформации необходимо различать факты и мнения, учитывать субъективные характеристики источника информации и его предполагаемое отношение к выдаваемому сообщению. Следует четко осознавать, способен ли источник информации по своему положению иметь доступ к сообщаемым фактам. Для страховки необходимо иметь дублирующие источники, использовать дублирующие канаты связи и стараться исключать лишние промежуточные звенья передачи информации. Кроме того, следует помнить, что особенно легко воспринимается дезинформация, которая хорошо соответствует принятой ранее версии, т. е. та, которую предполагают или желают получить.

Построение предварительных версий — этап аналитической работы, объясняющий место основных полученных фактов в цепи событии. Здесь необходимо выделить ключевые моменты, отделить их от менее важных, не играющих главной роли. Полученные сведения должны быть четко классифицированы по степени достоверности источника, самих сведений и способа их получения. В первую очередь должны рассматриваться самые свежие и полные сведения. Материалами с пометками «источник неустановленной надежности» и достоверность не поддается определению» не рекомендуется пользоваться без крайней необходимости.

Затем необходимо выявить все возможные гипотезы, которые могут объяснять, ключевые события и, расположив их по степени вероятности, поочередно проверять на стыкуемость со всеми данными. Если обнаружено значительное расхождение предварительной гипотезы с полученными сведениями, причем последние имеют достаточно высокие оценки достоверности, то следует переходить к следующей гипотезе. Таким образом выбираются наиболее вероятные предположения.

На этом этапе возникает одна из самых серьезных проблем анализа — противоречия в сведениях. Для ее преодоления необходимо сравнить оценки информации и источника, даты получения спорных сведений. Решающее же значение имеют знания, опыт и интуиция сотрудника, выполняющего анализ. Противоречия в информации должны быть устранены в процессе анализа, для этого собирается дополнительная информация.

Определение потребности в дополнительной информации означает решение вопроса о том, какая именно информация необходима. На этом лапе выявляются пробелы в информации. При этом следует учитывать, что часть пробелов обнаруживается достаточно легко, так как является результатом недостаточного исследования. Другие пробелы могут и не быть обнаружены, потому что были упущены на этапе сбора предварительных сведений. Очевидно, что они являются более опасным.

Когда пробелы в информации выявлены, определяется их важность для дальнейшего анализа. Если получение дополнительных сведений признано необходимым, все описанные выше этапы повторяются. Хотя это может происходить многократно, на определенном этапе придется ограничиться имеющимися данными и оформить полученные выводы в виде отчета. На основании аналитических отчетов, справок, обзоров разного рода руководители высшего ранга принимают важные решения, значительная часть которых относится непосредственно к управленческой деятельности.

К методам сбора конфиденциальной коммерческой информации фирм-конкурентов относится получение сведений из испорченных и выброшенных документов, черновиков, копированной бумаги, ис­порченных дискет и т. п. С одной стороны, они могут нести в себе ценнейшую информацию, и, с другой стороны, в этом нет ничего противозаконного. Кроме того, получение важной информации легальным путем возможно и при научно-техническом сотрудничестве по интересующей тематике, анализируя оговорки на совместных семинарах, конференциях и т. п.

Необходимо запомнить!

1. Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние. Процесс управления неразрывно связан с информационным обменом.

2. Управленческий процесс включает в себя следующие функции: планирование, календарно-плановое руководство, оперативное управление, контроль.

3. Информационное обеспечение управленческой деятельности осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

4. Информационное обеспечение управления производится с помощью автоматизированных систем управления. Автоматизированная система управления — информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

5. В АСУ выделяют функциональную и обеспечивающую части. Функциональная часть отвечает за функции, ради которых система создавалась. Обеспечивающая часть включает в себя программно математическое обеспечение, информационное обеспечение, а также техническое, методико-организационное, лингвистическое и кадровое обеспечение.

6. Моделирование является первым этапом построения АСУ. Моделирование — представление объекта в виде модели для получения информации об этом объекте путем проведения экспериментов с его моделью.

7. Модели можно классифицировать по способу моделирования, характеру моделируемой системы, масштабу моделирования.

8. При построении системы информационного обеспечения управления используют три основные модели: модель самой организации как объекта управления; модель управленческих структур организации в их связи с управляемой системой; модель внешней среды, с которой взаимодействует организация.

9. Любая модель организации должна полно отображать организационную структуру управления и механизм управления.

10. Существуют линейная, функциональная, линейно-функциональная, линейно-штабная и матричная организационные структуры.

11. Механизмы управления отображаются информационной и функциональной моделями.

12. Анализ информации является одним из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации. Используя открытые информационные ресурсы можно получить практически все необходимые сведения об организации.

Вопросы к главе 1

1. Дайте определение понятию управления.

2. Расскажите об информационном обеспечении планирования.

3. Расскажите об информационном обеспечении календарно-планового руководства.

4. Расскажите об информационном обеспечении оперативного управления.

5. Расскажите об информационном обеспечении контроля.

6. Перечислите основные стадии процесса принятия управленческих решений.

7. Что такое автоматизированная система управления?'

8. Каков состав программно-математического обеспечения АСУ?

9. Каков состав информационного обеспечения АСУ?

10. Каков состав технического обеспечения АСУ?

11. Каков состав методико-организационного обеспечения АСУ?

12. Каков состав лингвистического обеспечения АСУ?

13. Каков состав кадрового обеспечения АСУ?

14. Как классифицируются модели по способу моделирования?

15. Как классифицируются модели по характеру моделируемой системы?

16. Как классифицируются модели по масштабу моделирования?

17. Опишитемеханистическую модель организации.

18. Опишите модель организации как коллектива работников.

19. Опишите модель организации как системы.

20. Расскажите о модели внешней среды организации.

21. Какие факторы следует рассматривать при анализе внешней среды организации?

22. Перечислите основные этапы ведения аналитической работы, дайте их краткое описание.

Дата добавления: 2015-07-20