Технология слияния

Слияние документов

Средство «Слияние документов» применяется для создания массовых копий однотипных документов, которые характеризуются постоянной частью (бланком) и переменной частью, которая заполняется из базы данных (БД).

БД в Word это просто список или таблица в текстовом формате.

Пример

Пусть имеется некое ОАО «Оазис» и у него в электронном варианте находятся следующие сведения об акционерах:

Таблица 1.

Фамилия	Пол	Количество акций
Иванов	М
Петров	М
Сидоров	М
Романова	Ж
Андреев	М

Очевидно, что реальный список акционеров может быть значительно больше.

Для проведения очередного собрания акционеров всем им необходимо разослать приглашения следующего вида:

Уважаемый господин Иванов.

Приглашаем Вас на очередное собрание акционеров, которое состоится 08.08.08 в 10 ⁰⁰ в конференц-зале главного офиса ОАО «Оазис»

Директор ОАО «Оазис» Иванов И. И.

Здесь жирным курсивом выделена переменная часть письма, а остальная часть – представляет собой бланк.

Разумеется, если таких писем не больше 10, то их можно напечатать и обычным способом. Если же количество писем больше сотни, то пора подумать об автоматизации процесса и, в частности, о средстве «Слияние документов».

Технология слияния

1. Создание базы данных

Создать базу данных можно и в процессе слияния но, по-видимому, все-таки проще создать БД предварительно именно в Word в виде таблицы (по образцу таблицы 1). После создания и заполнения таблицы ее следует сохранить и содержащий ее документ закрыть.

2. Процедура слияния

а) Создайте новый документ и выполните команды:

Сервис > Письма и рассылки > Слияние

Справа от документа появится окно мастера слияния.

Сам процесс состоит из 6 этапов и, поначалу мастер, будет находиться на этапе 1 - Выбор типа документа.

б) Переключатель типа документа установить в положение «Письма».

в) Щелкнуть по ссылке «Далее. Открытие документа».

г) Мастер перейдет на этап 2 – Выбор документа.

Переключатель выбора документа имеет три положения:

«Текущий документ» - используется в том случае, если бланк письма только создается;

«Шаблон» - используется тогда, когда бланк имеется среди шаблонов Word;

«Существующий документ» - используется в том случае, если бланк письма уже имеется в виде отдельного файла.

Поскольку у нас еще нет бланка, то выбираем положение «Текущий документ» щелкаем «Далее. Выбор получателей».

д) Мастер перейдет на этап 3 – Выбор получателей.

Поскольку у нас уже есть созданная БД, то выбираем опцию «Использование списка» и с помощью кнопки «Обзор» загружаем базу данных. Ее содержание появится в виде отдельного окна.

е) Щелкаем «Ok» и с помощью ссылки «Далее» переходим на этап 4 – Создание письма.

ж) Здесь создается бланк письма.

Т.е., в соответствии, с рассматриваемым примером набирается следующий текст (не забудьте оставить две-три пустых строчки вначале для обращения к получателю)

«Обращение» «ФИО»

Приглашаем Вас на очередное собрание акционеров, которое состоится 08.08.08 в 10 ⁰⁰ в конференц-зале главного офиса ОАО «Оазис»

Директор ОАО «Оазис» Иванов И. И.

з) Для дальнейшей работы необходимо вызвать панель инструментов «Слияние». Для этого выполните команды:

Вид > Панели инструментов > Слияние

Эта панель имеет вид:

С помощью кнопки «Вставить поля слияния» на бланк вставляется информация из базы данных. В нашем случае это данные о фамилии акционера.

С помощью кнопки «Добавить поле Word» в бланк можно вставить информацию по условию. В нашем случае в зависимости от пола в обращении необходимо написать либо «Господин», либо «Госпожа».

Для этого щелкнуть по данной кнопке и выбрать третий пункт меню «IF … THEN … ELSE».

При этом появится окно – «Вставка поля IF»

Порядок заполнения данного окна, в общем-то, очевиден и поэтому не описывается.

и) После оформления письма можно перейти на 5 - Просмотр писем.

Здесь с помощью кнопок

на панели инструментов

или

в мастере можно просмотреть результаты слияния.

Примечание

При выполнении некоторых заданий необходима фильтрация данных.

Для рассматриваемого примера, предположим, что дирекция ОАО, руководствуясь какими-то своими причинами, решило пригласить на собрание акционеров только мужчин, у которых количество акций больше 1000.

Тогда на этапе 3 в окне базы данных с помощью раскрывающихся флажков вызывается окно фильтрации.

Если Вы переместились с этого этапа, то на него можно вернуться с помощью ссылок «Назад» и окно базы данных вызвать с помощью кнопки «Изменить список».

На рисунке показаны уже установленные для данного примера критерии фильтрации.

В результате на этапе 5 в списке получателей окажутся только двое – Петров и Андреев.

Дата добавления: 2015-07-20