С руководителем

Секретарь должен иметь информацию: о деятельности организации в целом (структура, задачи и функции структурных подразделений, структура управления и система подчинения, система взаимодействия структурных звеньев), основных продуктах, истории организации, задачах и функциях руководителя, внутренних и внешних контактах, системе взаимодействия с ними, стиле руководства и привычках руководителя, знать свои функции и обязанности.

Основные источники получения информации:

• которые собираем, претендуя на должность
• информация от сотрудников отдела кадров при приеме на работу
• организационно-правовые, распорядительные, методические документы организации

Нужно обратить внимание на актуальность, методические документы, лежащие в основе, кто работал, кто утверждал

Устав – о структурных подразделениях – ДИ

• вводная беседа – инструктаж, который проводит руководитель с вновь принятым работником
• самому выяснить все первостепенные вопросы
• источник получения постоянной информации – планерки, совещания руководителя и секретаря, планирование рабочего времени

Джордж Харрисон. Тезисы:

1. секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен совей работой доказать руководителю, что может работать самостоятельно.
2. при разговоре секретарь должен уметь ответить тактично на любой вопрос. Руководитель должен доверять секретарю решение всех вопросов, которые считаются конфиденциальными в деятельности фирмы
3. секретарь должен уметь выбирать для руководителя важнейшие факты из периодической печати и документов, избавляя руководителя от необходимости их просмотра
4. Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы, ему придется остаться после рабочего дня. Руководитель не должен рассчитывать на это.
5. Секретарь должен представлять свои обязанности и уровень компетенций при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя. Руководитель должен быть уверен, что секретарь без него справится.
6. Руководителю нужно постоянно информировать секретаря о своих делах, чтобы тот мог максимально в них помочь
7. Руководитель должен признавать свои ошибки и приносить извинения, если он не прав
8. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарь должен быть готов к непунктуальности руководителя
9. Поведение секретаря и эффективность работы – пример для других сотрудников. Секретарь – лицо фирмы.
10. Секретарь должен следить за событиями жизни руководителя (+личная жизнь)
11. Обе стороны должны иметь чувство юмора

Влияние на руководителя:

• Смягчать удары характера
• Изменять непунктуальность

Дата добавления: 2015-07-20