Создание шаблона письма

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

СРЕДСТВА РАССЫЛКИ ПОЧТЫ СРЕДСТВАМИ MS WORD

В результате выполнения работы студенты овладевают навыками оформления типовых документов.

Мастер слияния используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте.

Microsoft Office позволяет автоматизировать весь процесс с помощью операции Слияние. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа со множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в виде таблицы, а затем выполнить их слияние. При этом таблица реквизитов может быть или в документе Word, или в книге Excel. Это особенно удобно, когда результаты каких-либо расчетов получаются в виде таблицы Excel (или в любой базе данных, которую Excel может открыть) и по каждому результату требуется напечатать отдельный отчет. Данная операция позволяет создавать ценники на каждый товар, хранящийся в базе данных организации, печатать необходимое количество визитных карточек для каждого сотрудника, выдать свидетельства, грамоты, платежные ведомости и многое другое.

Создание шаблона письма

1. Запустите Microsoft Word.

2. Выполните команду Сервис ► Письма и Рассылки ► Мастер слияния.

Рис. 1. Панель задач Слияние

Рис. 2. Поле Текущий документ

3. Проверьте, что в панели задач Слияние, появившейся в правой части экрана было активизировано поле Письма (рис. 1).

4. Перейдите к следующему шагу Мастера слияния, щелкнув кнопку Далее в нижней части панели Слияние.

5. Проверьте, что в панели задач Слияние активизировано поле Текущий документ (он будет взят за шаблон письма) (рис. 2).

6. В поле документа введите следующую информацию:

ü Введите слово Индекс и поставьте два пробела, нажмите Enter.

ü Введите слово Город и поставьте два пробела, нажмите Enter.

ü Введите слово Организация, поставьте два пробела и нажмите Enter.

ü Введите слово Фамилия, поставьте два пробела и нажмите Enter.

ü Введите слово Имя, поставьте два пробела и нажмите Enter.

ü Введите слово Отчество, поставьте два пробела и нажмите Enter.

ü Пропустите строку, нажав клавишу Enter.

ü Введите основной Текст письма (рис.12.3) без рамки и нажмите Enter:

Рис. 3. Образец Текста письма.

7. Выполните команду Файл ► Сохранить как Приглашение.doc.

Дата добавления: 2015-07-20