Заполнение источника данных

В открывшемся окне (после сохранения документа источника данных) нажмите кнопку Правка источника данных.

В результате откроется диалоговое окно Форма данных. Заполните поля данными (из таблицы) для нужного числа записей. После ввода данных в поля очередной записи следует нажать кнопку Добавить.

Нажмите кнопку OK, вернитесь в окно редактирования основного документа.

Примечание. Нажатие кнопки Источник приводит к открытию файла источника данных для редактирования. Здесь источник данных можно редактировать, как обычную таблицу. Каждая строка таблицы соответствует одной записи источника данных слияния.

Подготовка основного документа к слиянию

Завершающий этап подготовки основного документа к слиянию - вставка в нужные места документа полей слияния из присоединенного источника данных.

Примечание. Процесс вставки полей слияния в основные документы разного типа выполняется с использованием различных диалоговых окон и настройкой различающихся параметров (например, в случае конвертов и наклеек).

Создайте основной документ – письмо - приглашение по прилагаемому ниже образцу.

«Кому» «Адрес» «Город», «Индекс»

«Обращение» «Имя»,

Вы уже решили принять участие в семинаре "Интернет и средства массовой информации", организатором которого является факультет журналистики Московского гуманитарно-экономическо института? Просим подтвердить свое участие. Позвоните нам, если у Вас возникнут вопросы.

С дружественным приветом оргкомитет семинара.

_____________________________________________________________________________________

Для каждого вставляемого поля слияния выполните следующее:

Поместите курсор в место вставки. Нажмите кнопку Добавить поле слияния. На появившейся панели со списком имен полей щелкните имя вставляемого поля.

Примечание. Нажатие на панели инструментов Слияние кнопки Поля/данные переводит в режим просмотра значений (а не имен) вставленных из источника данных и соответствующих текущей записи. Это позволяет получить более точное представление о будущем виде документа слияния.

Настройка обращения в письме с помощью поля Word

Поместите курсор в месте обращения. Нажмите кнопку Добавить поля Word на панели инструментов.

На появившейся панели щелкните мышью по строке IF…THEN…ELSE (Если... тогда, а иначе…) В результате откроется диалоговое окно Вставка поля Word.

Заполните поля условиями и текстом.

В результате в основной документ будет вставлено поле Word, которое обеспечит в документе слияния настройку обращения к адресату с учетом того, мужчина это или женщина.

Объединение основного документа и источника данных

Подготовленный таким образом основной документ готов к выполнению слияния с источником данных.

Примечание. Перед объединением данных можно задать условия отбора записей из источника данных (фильтрация, сортировка).

В диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить.

В открывшемся диалоговом окне в списке Назначение выберите Новый документ. Нажмите кнопку Проверка.

В открывшемся диалоговом окне Поиск ошибок выберите Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения. Нажмите OK.

Вернитесь в окно Слияние, нажмите кнопку Объединить. В результате произойдет формирование составного документа.

Примечания. При нажатии на панели инструментов Слияние кнопки происходит автоматическое слияние основного документа и источника данных.

Объединение данных с непосредственной выдачей результатов объединения на печать выполняется выбором из списка Назначение - Принтер или с помощью кнопки панели инструментов Слияние при печати .

Просмотрите полученный составной документ и сохраните его на рабочем диске под именем Серийные письма журналистам.

Самостоятельное задание

Подготовьте составной документ (серийные письма) – приглашение на торжественный прием, посвященный юбилею фирмы и конверты для их рассылки. Предварительно создайте источник данных с адресатами (не менее трех записей).

Создайте каталог - список приглашенных с указанием адресов.

Конверт в Word – это документ, имеющий специальный размер страницы и специальным образом отформатированный текст. В конверте отведены места для прямого и обратного адреса, а также для марки. Параметры конверта установите в диалоговом окне Параметры конверта (Настройка – Параметры конверта)

Примечание. Наклейки от конвертов отличаются тем, что на одной странице размещается сразу несколько наклеек. В Word встроено большое количество форматов конвертов и наклеек.

Документ-каталог очень похож на документ на бланке. Он отличается только тем, что в результате слияния основного документа с источником данных получается не набор однотипных документов, а результирующий документ, представляющий последовательность копий основного документа, в которые вставлены данные из разных записей.

Например, он может выглядеть следующим образом:

Господин Петров В.И. г. Киров, улица Герцена, 48.

Госпожа Смирнова Л.П. г. Киров, улица Московская, 2.

Господин Иванов С.И. г. Киров, улица Труда, 58.

Примечание. При вводе текста следует учитывать, что основной документ будет повторен в результирующем документе столько раз, сколько адресатов. Поэтому не следует в основном документе вводить текст, который не должен повторяться для каждой записи.

Дата добавления: 2015-07-20