Этапы подготовки составного документа

Подготовка составного документа включает следующие этапы:

Создание основного документа.

Задание источника данных.

Подготовка основного документа к слиянию.

Слияние основного документа и данных из источника данных.

Основной документ формируется на базе активного (редактируемого) документа или путем создания нового документа Word. Создаваемому основному документу можно задать один из следующих типов:

Документы на бланке,

Наклейки,

Конверты,

Каталог.

Примечание. Самая простая и универсальная разновидность основного документа – документ на бланке. Все остальные типы документов являются частными случаями документа на бланке.

Для подготовки к слиянию в основной документ кроме основного текста, вставляют поля, в которые при слиянии автоматически будут заноситься данные из источника данных. Перед вставкой полей должен быть задан источник данных.

Источник данных чаще всего представляет собой таблицу записей с текстом и/или графикой. Этот документ можно создавать в Word, или использовать готовый источник данных, созданныйв других программах: Access, Excel, адресной книге Outlook. Имена заголовков столбцов определяют имена полей источника данных.

Имена полей источника данных

Записи

М_Ж	Кому	Адрес	Индекс	Город	Имя
м	Парфенову Леониду	Улица Тверская, 35		Москва	Леонид Сергеевич
ж	Дохматской Марине	Улица Урицкого, 34		Киров	Марина Валентиновна

При задании источника данных происходит присоединение указанного источника данных к активному основному документу.

Примечание. На любом этапе работы с основным документом для него можно задать новый источник данных при этом связь со старым источником данных разрывается. Если в основном документе останутся имена полей от старого источника данных, связь с которым была разорвана, то при слиянии будет выдано сообщение об ошибке.

Результаты слияния могут оформляться в виде нового документа, выдаваться на печать или пересылаться по электронной почте.

Создание основного документа
(Документы на бланке)

Откройте окно документа, на основе которого будет создан основной документ. Сохраните файл-документ на рабочем диске под именем Приглашение.

В меню Сервис выберите команду Слияние.

Нажмите кнопку Создать. Под кнопкой появится название типа слияния и имя основного документа.

Выберите команду Документы на бланке, соответствующую типу создаваемого документа.

В открывшемся окне нажмите кнопку Активное окно. В результате активный документ будет преобразован в основной документ.

Примечание. Для преобразования основного документа в обычный в окне Слияние нажмите кнопку Создать и выберите команду Преобразовать в обычный документ.

Создание источника данных

Откройте диалоговое окно Слияние. Для этого выберите команду Сервис – Слияние. Или щелкните по соответствующей кнопке панели инструментов Слияние .

Нажмите кнопку Получить данные.

Выберите команду Создать источник данных.

В результате откроется диалоговое Создание источника данных.

Отредактируйте состав и последовательность имен в списке Поля в строке заголовка следующим образом:

С помощью кнопки Удалить поле удалите ненужные имена полей.

Поочередно введите в поле Поле новые имена и нажатием кнопки Добавить поле добавьте их в список.

М_Ж	Кому	Адрес	Индекс	Город	Имя
м	Парфенову Леониду	Улица Тверская, 35		Москва	Леонид Сергеевич
ж	Дохматской Марине	Улица Урицкого, 34		Киров	Марина Валентиновна
м	Набутову Кириллу	Улица Чапыгина, 6		Санкт-Петербург	Кирилл Николаевич

С помощью кнопок со стрелками (Порядок) уточните порядок следования имен полей в списке.

Примечание. Если источник данных предназначен для печати документов на бланке, адресные данные следует спланировать так, чтобы иметь возможность использовать те же данные для почтовых наклеек или конвертов.

Нажмите кнопку ОК. В результате откроется диалоговое окно Сохранение документа.

Сохраните документ (пока пустой источника данных) на рабочем диске под именем Адреса.

Дата добавления: 2015-07-20