И музейных коллекций в книгах поступлений

16.1. После оформления договора и акта ПП отдел учета оперативно, но не позже 30 дней, осуществляет регистрацию музейных предметов в главной инвентарной книге (книге поступлений основного фонда), книгах поступлений научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда.

При поступлении значительных по объему графических, археологических, этнографических, естественнонаучных коллекций, архивных документов, требующих предварительной обработки и систематизации, сроки их первичной обработки устанавливаются ЭФЗК музея с учетом сложности и объема работ.

Учет и обработка архивных документов, вне зависимости от вида носителя, осуществляется в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

16.2. Формы главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда) и книги поступлений научно-вспомогательного фонда, установленные Едиными правилами, обязательны для всех музеев приложения №№ 18, 19).

Примечание: Допускается адаптация отдельных граф этих книг с учетом особенностей предметов, например, в музеях естественнонауного профиля, и др.

Формы книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда устанавливаются внутримузейной инструкцией (приложение № 20).

16.3. В главную инвентарную книгу (книгу поступлений основного фонда) вносятся следующие данные:

дата регистрации музейных предметов и музейных коллекций;

ФИО лица, производившего регистрацию;

краткие сведения об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки и т.п.

краткое описание визуальных характеристик предмета, в том числе наличие клейм, марок, подписей на нем, или коллекции с характерными отличительными особенностями, достаточными для их идентификации;

количество зарегистрированных предметов;

материал, техника изготовления, размеры;

состояние сохранности на момент регистрации;

источник и форма поступления (закупка, дарение, пожертвование, завещание, обмен), номера и даты протокола ЭФЗК и акта ПП;

названия и шифр фондовой коллекции, в которую включается предмет, учетные обозначения по инвентарным и специальным инвентарным книгам.

Сведения о пробе и массе предметов из драгоценных металлов, количестве и массе драгоценных камней вносятся в главную инвентарную книгу после проведения экспертизы Российской государственной пробирной палатой.

16.4. При регистрации каждому музейному предмету и музейной коллекции присваивается порядковый номер, который является их постоянным учетным обозначением.

Если музейные предметы имеют малые размеры (мелкие плоды и семена), являются россыпью (геологические образцы, образцы почвы и т.п.), им присваивается один учетный номер.

16.5. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (археология, нумизматика, этнография, графические произведения, планы, чертежи, карты, архивные документы, естественнонаучные коллекции) или мемориальных комплексов они регистрируются под одним (суммарным) номером, общее количество предметов в котором определяется соответствующими дробями арабскими цифрами.

16.6. Под одним суммарным номером с дробными обозначениями регистрируются также комплекты, состоящие из нескольких составных частей, каждая из которых в отдельности может представлять собой самостоятельную учетную единицу – сервизы, гарнитуры мебели, альбомы рисунков, гравюр, литографий, образцов тканей, фотографий, вложенных в специальные прорези альбомов и других предметов, образцы холодного и огнестрельного оружия (кортик с ножнами, сабля в ножнах с темляком, ружье со штыком), одежды (мундир с эполетами), икона в окладе и т.п.), а также инсталляции, состоящие из авторских произведений, имеющих самостоятельную художественную ценность.

16.7. Порядок присвоения дробных обозначений составным частям комплектов с учетом их многообразия должен быть проработан в каждом музее и утвержден внутримузейной инструкцией.

16.8. На суммарный номер составляется коллекционная опись, в которой каждому предмету присваивается соответствующее дробное обозначение, являющееся его индивидуальным учетным номером. Если суммарный номер включает небольшое количество несложных в описании предметов (10-15), они могут быть вписаны в книгу учета в порядке их дробных обозначений.

В суммарных номерах запрещается использование буквенных обозначений (ГИК-100(а-в) и двойных дробей (ГИК-25/12/3).

Если в состав комплекса входят предметы основного, научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда коллекционная опись составляется соответственно по каждому фонду. Принадлежность к комплексу указывается в графе «описание».

Коллекционная опись регистрируется в специальном журнале и хранится в отделе учета как самостоятельное дело (приложение № 21).

16.9. Не допускается использование в суммарных номерах двойных дробных обозначений (ГИК-30/1(1-5), НВФ-97/1/1) и литерных дробных обозначений (ГИК-31/а-д).

16.10. Запрещается регистрация под суммарным номером предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, за исключением кладов.

16.11. Клад (или находка) вместе с сопровождающими его предметами (сосуд, прочая упаковка и др.) регистрируется в главной инвентарной книге под суммарным номером, содержание и количественный состав которого раскрывается в коллекционной описи.

Категорически запрещается смешивание клада с другими кладами и музейными предметами.

16.12. Инсталляция, включенная в состав экспериментального фонда, регистрируется под одним номером, без использования дробных обозначений. Составляющие ее элементы перечисляются при описании с указанием количества, размеров и иных отличительных признаков.

Замена (воспроизводство) таких элементов производится по решению ЭФЗК.

Дата добавления: 2015-07-20