Оформление делового письма.

Правильное оформление конверта играет очень важную роль. В Великобритании королевская почта требует, чтобы почтовые адреса содержали следующую информацию: титул и имя адресата, должность в компании, номер или название дома и название улицы, название города (поселка), почтовое управление (Е.С., E.C.I, E.C.2, N.W., W.C. — и т.д., где Е.С. — East Central; N.W. — North West; W.C. — West Central), название графства (возможно употребление сокращенного названия), почтовый индекс.

Если письмо адресовано за границу, то после названия города обязательно указывается название страны.

Адрес отправителя (обратный адрес) печатается, как правило, в верхнем левом углу или иногда на оборотной стороне конверта, если письмо частное.

В правом верхнем углу конверта наклеивается марка или ставится штамп, заменяющий марку. Над адресом или чуть правее под марками крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ доставки:

Образец письма.

 

Stamp(s)  

Sender’s address

Wayne State University Law School Detroit, Michigan 48202 USA

VIA AIR MAIL

  Messrs. Smith & Co., Limited 25 Leadenhall Street London L13 EC United Kingdom

Recipient’s address

Air Mail авиапочтой to be called for до востребования

Urgent срочное please forward направить далее

Express экспресс by hand нарочным

Registered заказное

Private личное

Confidential конфиденциально

Если письмо адресуется лицу, чей точный адрес вы не знаете, то его следует направить в какую-либо организа­цию, с которой данное лицо поддерживает деловую связь и которая может передать или переслать ему это письмо. Тогда перед названием организации пишутся слова In care of или Care of (сокращенно С/о), например:

Prof. R. C Chandler

Wayne State University

Detroit, Michigan 48802

USA

c/o Dr. F. D. Smith

Если письмо адресуется в США, то необходимо после названия города указать название штата. Объясняется это тем, что в разных штатах США имеются города с одним и тем же названием.

Названия штатов часто сокращаются, за исключением названий Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas и Utah.

Структура делового письма.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с воспроизведенными авторскими реквизитами (см. образец письма).

Реквизит 1: название и эмблема организации.

Эмблема организации располагается либо на верхнем поле бланка над серединой названия фирмы, либо на левом поле бланка на уровне названия фирмы. Наименование организации обычно располагается в центре верхней части листа и должно соответствовать требованиям нормативных и учредительных документов.

Реквизит 2: справочные данные об организации.

Под наименованием фирмы указывают справочные данные, которые включают в себя индекс предприятия связи, почтовый индекс, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты и www-страницы в Интернете. Здесь также можно указать номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и т.д.

Почтовый адрес указывается в следующей последовательности: номер дома, наименование улицы, название города, почтовый индекс, и наконец название страны.

Образец письма.

Авторские реквизиты   Ваш индекс Наш индекс Дата     Адресат     Обращение   Заголовок (тема)   Текст     Заключительное приветствие Подпись     Приложение   Отметка об отправлении копии письма.

GLOBAL INTERFACE GROUP, INC. 5432 Valleys Avenue, Riverdale, N.Y. 10471 U.S.A. Tel [phone]* Fax [phone]     Your Ref: 07-02/46 Our Ref: KL/18 15 March 2000     Mrs. A Everett Compact Systems 96 Rosewall Drive Southtown SO3 4BT England   Dear Mrs. Everett   RE: Order B7693     Please find enclosed our order, Ord.B7693, for 100 IBM compatible Compact Accounts Packages.   We have decided to place an order for 100 packages and accept the 20 p.c. trade discount off net list prices as discussed.   We would be much obliged if you could dispatch the goods that they reach us no later than 30 July, and look forward to receiving your acknowledgement.   Yours sincerely P. Barkeer P. Barker Purchasing Manager   Encl: Ord. B7693     Cc Intellect Servce

Реквизит 3: ссылки для использования в последующей корреспонденции.

В зарубежной практике ссылка на индекс полученного письма и индекс самого письма оформляются как один реквизит. При ответе на письмо, мы делаем ссылку, где указываем индекс письма, инициалы отправителя, и т.д. (отдел, номер дела), например:

Your Ref.: ICL/RH Ваш индекс: ICL/RH

Затем следует индекс отправляемого письма, например:

Our Ref.: SM/JB/101 Наш индекс: SM/JB/101

SM – инициалы автора

JB – инициалы секретаря

101 – номер письма

Реквизит 4: дата составления письма.

Дата указывается через один интервал после ссылок (иногда после внутреннего адреса). Дата указывается буквенно-цифровым способом.

Дата: число – месяц – год(в американском варианте месяц – число – год).

Например: 13 June 2000 (June 13, 2000 соответственно)

Реквизит 5: внутренний адрес (адрес получателя).

Внутренний адрес располагается под датой письма. Он состоит из следующих расположенных построчно элементов:

· имя и фамилия получателя;

· его должность;

· наименование компании;

· номер дома, улица;

· город; название штата или графства, номер почтового округа;

· страна.

Если письмо адресуется определенному лицу или отделу, то оно указывается в начале адреса. Например:

AMIDEAST

Testing Programs

1730 M Street NW

Suite 1100

Washington DC

20036-4505 USA

При написании адреса используется открытая пунктуация (без запятых). Иногда, хотя письмо адресовано фирме в целом, указывается фамилия должностного лица, к которому оно относится непосредственно. Например:

Attn Mr. R. Grayson

Kind at/n MR. White

c/o Mr. Green (американский вариант)

Реквизит 6: вступительное обращение.

Его пишут, отступив от адреса четыре интервала. Например:

Sir, Sirs, - обращение к гос. лицам

Dear Sir, - обращение к мужчине с которым вы лично знакомы

Dear Sirs, - обращение к компании в целом.

Общепринятые обращения: Mr., Mrs. (к замужней женщине), Miss. (к незамужней женщине), Ms, (неизвестно семейное положение этой женщине).

Реквизит 7: заголовок письм

Заголовок сообщает о теме, предмете вашего письма, печатается через интервал после обращения. Заголовок предваряется следующим словом:

Re: или RE: - сокращение regarding (относительно).

Реквизит 8: текст письма.

Как правило текст содержит три – четыре абзаца. Каждый абзац имеет законченную мысль:

— первый абзац указывает общую часть письма;

— промежуточные абзацы детализируют и раскрывают суть письма;

— заключительная часть – вежливое окончание письма, чаще всего определенными фразами – клише.

Реквизит 9: заключительная формула вежливости.

Через два интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости. Чаще всего она имеет следующий вид:

Yours sincerely

Yours faithfully

Реквизит 10: личная подпись автора.

После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти интервалов для личной подписи автора. Деловые письма подписываются от руки чернилами. Например: John Brown.

Реквизит 11: отметка о наличии приложения.

В практике отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Enclosure: Contract No 19.

Enc. Ord. D7693 (2 pages)

Реквизит 12: сообщение о направленных копиях.

При направлении копий письма указывают буквы “cc” (“carbon copy”) и фамилии лиц или компании, которым отправлены копии. Например:

Cc: Mr. Baker

Стили делового письма.

В английской деловой переписке существуют несколько стилей писем: полувытянутый, цельноблочный, блочный, квадратный, полублочный, упрощенный. Наиболее популярный цельноблочный. В цельноблочном стиле не нужно соблюдать «красных строк»: абзацы, внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости печатаются от границы левого поля. Каждое смысловое предложение письма или смысловой блок отделяется дополнительным межстрочным интервалом. Цельноблочный стиль является самым удобным и практичным. Образцы писем см. в приложении.

Виды деловых писем.

Существует множество причин для написания деловых писем. Тем не менее можно выделить несколько основных видов деловых писем:

· Письма о приеме на работу

· Письма – запросы

· Письма – заказы

· Письма – претензии

· Письма – ответы

Факс.

Факс (fax message), по сути, является копией переданного документа. Факсом можно посылать письма, диаграммы, фотографии, техническую документацию и любую другую информацию. Факсы составляются на фирменных бланках организации. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключением адресата, в котором вместо почтового адреса указывается номер факсимильного аппарата получателя. Шаблон факса имеет следующий вид:

Факс

  Наименование предприятия. FAX – MESSAGE:   No.: 00 70 95) 2 33 22 33 To: Art Centre :Attn. Nick Barker   From: Jab Ltd. Mr. J. –A. Bauer   Date: 17 May 2000 Pages: 1 Dear Mr. Barker   (текст) Please do not hesitate to contact me if you need any further information. (Заключительная фраза текста)   Yours sincerely Johim A.Baner Johim A.Baner

Телекс

Телекоммуникационные средства предполагают большое количество разнообразных сокращений, используемых в целях экономии времени - чем короче сообщение, например по телексу или факсу, тем оно дешевле. К таким формальным элементам сообщения следует отнести номера телексов и телефаксов, ответные коды абонентов, идущие в начале и в конце сообщения, указания на дату, время и номер телекса и факса, ссылку на соответствующие документы, сигнал о конце сообщения (в телексе) и т.д.

Крайней тенденцией формализации текста является телекс-сообщение.

Наиболее часто встречающиеся в нем сокращения:

ATTN (плюс имя адресата и название его отдела) — от attention — внимание

PLS - от please - пожалуйста

O.K. - agree - согласен

RРТ - от repeat - повторить сообщение

FIN —am finished — сообщение закончено

TLX — от telex — телекс

GA — от go ahead - передавать сообщение

RYT - reference your telex - относительно вашего сообщения

ОСС — от occupied — занято

WOU - от would you — не могли бы вы...

В сообщении, передаваемом по телексу, опускаются предлоги, местоимения и прочие служебные слова - в том случае, если это не искажает смысла сообщения.

Каковы результаты этой работы по сокращению текста?

Фраза I agree that we sent goods by air (согласен отправлять груз по воздуху) в режиме телекса будет выглядеть так:

O.K. GOODS BY AIR, а фраза Reference your telex number 3 (к вашему исходящему телексу номер 3) – RYT 3.

Обратите внимание на то, что:

WRITE SOON означает Please write soon, но

WRITING SOON означает I’m writing soon.

Дата добавления: 2015-07-20