Повторяющиеся задачи

Часто в проекте некоторые работы выполняются регулярно, например, встречи проектной команды, семинары и т.д. Для описания таких задач в плане проекта используются повторяющиеся задачи. Добавить их в проект можно с помощью команды Вставка ® Повторяющаяся задача (Insert ® Recurring Task). В диалоговом окне (рисунок 2) определяются сведения о повторяющейся задаче.

Рисунок 2 Окно «Сведения о повторяющейся задаче»

В полях Название задачи (Task name) и Длительность (Duration) указываются название и длительность задачи. В разделе Повторять(Recurrence pattern) определяется интервал повторения задачи. В разделе Пределы повторения (Range of recurrence) указываются дата начала повторяющейся задачи (поле Начало (Start)) и условия ее завершения. Если известно количество выполнений повторяющейся задачи, то оно указывается в поле Окончание после (End after) … повторений.

В разделе Календарь планирования для этой задачи (Calendar for scheduling this task) определяется на основании какого календаря задача будет помещена в календарный план. По умолчанию, когда в раскрывающемся списке Календарь (Calendar) выбрано значение Нет (No), задача размещается на основании настроек проектного календаря и календаря задействованных ресурсов.

Для редактирования повторяющейся задачи достаточно дважды щелкнуть на ее названии. На рисунке 3 приведен пример повторяющейся задачи «Консультация».

Рисунок 3 Пример использования периодической задачи

3 Задачи типа «гамак»

Часто в проекте присутствуют задачи, у которых дата начала и дата окончания зависят од других задач. Часто это задачи, длящиеся на протяжении фазы: время их начала совпадает с датой начала фазы, а время окончания – временем окончания последней задачи фазы. Например, пусть предполагается помощь другу в выборе темы курсового проекта. Добавим задачу «Помощь в выборе темы курсового проекта», которая должна начинаться одновременно с задачей «Ознакомиться с возможными темами» и закончиться одновременно с задачей «Получить задание у преподавателя». То есть даты начала и окончания этих работ связаны.

Для внесения информации об этой связи в MS Project нужно скопировать значение ячейки Начало (Start) задачи «Ознакомиться с возможными темами» в буфер обмена, затем выбрать ячейку Начало (Start) задачи «Помощь в выборе темы курсового проекта» и в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт Специальная вставка (Paste special). Появится диалог Специальная вставка (Paste special) (рисунок 4).

Рисунок 4 Окно «Специальная вставка»

В открывшемся диалоге необходимо выбрать опцию Связать (Paste Link), а в блоке Как (As) выбрать пункт Текстовые данные (Text Data) нажать ОК. При этом время начала задачи «Помощь в выборе темы курсового проекта» обновится и станет равно времени начала задачи «Ознакомиться с возможными темами». Если теперь аналогичным образом связать время окончания задачи «Получить задание у преподавателя» со временем окончания задачи «Помощь в выборе темы курсового проекта», длительность задачи типа «гамак» станет равной длительности фазы (рисунок 5).

Теперь если длительность фазы по какой-то причине увеличится, то увеличится и длительность задачи типа «гамак».

При использовании «гамаков» существуют несколько ограничений. Во-первых, нельзя определять предшественников для задач-гамаков, можно только связывать их начала и окончания с помощью копирования. Если для «гамака» все-таки необходимо определить предшественника, то их нужно связывать с теми задачами, время начала и окончания которых копируется в соответствующие поля для «гамака». Во-вторых нужно следить, чтобы время окончания «гамака» не стало меньше времени начала, так как это может привести к ошибочным расчетам или превращению «гамака» в веху.

Рисунок 5 Задача-гамак

Наконец, вставка ссылки основана на механизмах OLE (Object Linking and Embedding – Связывание и внедрение объектов), поэтому ссылки рассматриваются как ссылки на внешние данные, хотя реально эти данные находятся в этом же файле. Поэтому при открытии файлов проектов с «гамаками» MS Project выдает запрос на обновление ссылок. Если вдруг по какой-то причине ссылке не обновляются, нужно дважды нажать клавишу F9 и воспользоваться окном Связи (Links).

Планирование ресурсов и создание назначений

После того, как определен список задач, нужно определить, кто эти задачи будет выполнять и какое оборудование будет при этом использоваться. Для этого в план проекта нужно внести список ресурсов, а затем распределить ресурсы между задачами.

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей, оборудования, материалов и т.д., необходимых для выполнения проекта.

Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Лист ресурсов (Resource Sheet), а наиболее удобной для ввода данных является таблица Ввод (Entry) (рисунок 6).

Рисунок 6 Лист ресурсов

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Название ресурса (Resource Name) и ввести его название. Затем в раскрывающемся списке поля Тип (Type) выбрать один из двух пунктов Трудовой (Work) или Материальный (Material). До тех пор, пока не задано значение этого поля, другие поля таблицы будут недоступны.

Тип ресурса определяет, как будет измеряться степень использования ресурса в проекте. В качестве единицы измерения трудовых ресурсов по отношению к задаче принято время. Материальные ресурсы измеряются в количественных величинах.

Люди всегда относятся к трудовым (work) ресурсам, тогда как оборудование может относиться, как к трудовым, так и материальным (material) ресурсам в зависимости от цели учета. Если в рамках проекта компьютеризации офиса заказчика необходимо установить 10 компьютеров, то компьютер можно учесть как материальный ресурс. Если же в рамках проекта разработки программного обеспечения нужно запланировать его тестирование на центральном сервере в определенное время, то компьютер будет трудовым ресурсом. Таким образом, в примере на рисунке 6, лучше учитывать компьютер как трудовой ресурс.

После того, как ресурсы добавлены в проект, нужно определить в какое время они могут работать. Например, некоторые из сотрудников работают по совместительству и могут участвовать в проекте в определенные дни недели или полдня. Всю информацию о режиме работы сотрудников надо ввести для того, чтобы программа помогла распределить ресурсы и не дать запланировать использование сотрудника в то время, когда это невозможно.

По умолчанию все сотрудники, которые добавляются в проект, считаются доступными для участия в течение всего проекта. Но часто случается, что есть сотрудники, занятые в других проектах, и они могут быть включены в текущий проект только после окончания работ в другом проекте, а не с начала текущего проекта.

Также по умолчанию считается, что сотрудники могут работать над выполнением проекта целый день. Если это не так, то нужно определить степень максимальной загрузки сотрудника. Например, если сотрудник сожжет работать не более половины дня над выполнением проекта, то его максимальная загрузка составляет 50%.

Описать данные о возможности использования сотрудника можно в закладке Общие (General) окна Сведения о ресурсе (Resource Information). До окна Сведения о ресурсе просто добраться, щелкнув правой кнопкой мыши на необходимом ресурсе и выбрав нужный пункт в контекстном меню (рисунок 7).

Рисунок 7 Закладка «Общие» окна «Сведения о ресурсе»

На этой закладке редактируются общие сведения о ресурсе, включая сведения об его доступности в проекте. Для ввода этих данных предназначена таблица Доступность ресурса (Resource Availability). В поле Доступен с (Available From) вводится дата введения ресурса в проект, в поле Доступен до (Available To) – дата выведения ресурса из проекта, в поле Единицы (Units) – максимальный процент загрузки за период между указанными датами.

По умолчанию значения полей Доступен с и Доступен до равны НД (NA), а загрузка равна 100%. При вводе информации о доступности ресурса дата окончания предыдущего интервала должна быть меньше даты начала следующего интервала. Даты начала и окончания интервала могут совпадать, если длительность интервала равна 1 дню.

По умолчанию считается, что все сотрудники работают по основному календарю, выбранному при определении проекта. Однако часто отдельные сотрудники или целые отделы имеют собственный календарь. Для определения рабочего времени, по которому работает ресурс, а также его личных выходных и рабочих дней предназначена закладка Рабочее время (Working Time) окна Сведения о ресурсах (рисунок 8).

Выбор календаря для ресурса осуществляется с помощью раскрывающегося списка Базовый календарь (Base Calendar). На закладке также расположен календарь, в котором можно настроить особенный режим работы для ресурса.

Параметры настройки личного календаря пересекаются с параметрами настройки доступности ресурса. Например, информацию о недоступности можно внести в программу с помощью таблицы с информацией о

Рисунок 8 Закладка «Рабочее время» окна «Сведения о ресурсе»

доступности, а можно создать внеурочный рабочий день в личном календаре. В этом случае будет выдано сообщение об ошибке планирования.

Дата добавления: 2015-07-26