Документационное обеспечение деятельности предприятий сферы СКСиТ.

Документационное обеспечение и делопроизводство: значение в условиях рыночной экономики. Современное законодательство по делопроизводству. Содержательные и этические требования к деловым документам. Управленческие структуры СКСиТ, особенности их работы и ведения в них документооборота.

Делопроизводство - отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению документов, организация их учета, движения и хранения. Часть делопроизводства связана с созданием документа в соответствии с требованиями называется документированием. Важнейшим носителем информации является документ. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование — это важная часть в разработке программного обеспечения, но часто ей уделяется недостаточно внимания. Совокупность методов, способов и процессов создания документов. По форме организация документирования может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно. В подавляющем большинстве распространена на крупных предприятиях смешанная форма, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть - децентрализованно в структурных подразделениях.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

ФЗ РФ 27.07.06 №149 «Об информации, информационной технологии и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования.»

ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»

ГОСТ Р 30-2003 «Унифицирование системы документации, организации документов. Требования к оформлению документов»

ФЗ РФ 10.01.02 №1 «Об электронной цифровой подписи»

ФЗ 15.12.04 №125 «Об архивном деле в РФ» Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

· Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

· Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

· Систематизация архива документов.

Содержательные и этические требования к деловым документам. Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий.

В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные. К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным – постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления. Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах.

Оформление документов Существуют следующие требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов: А3, А4, А5, А6. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5. Бланки Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Требования к бланкам Применяются два вида бланка документов, это формат А4 и А5. Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. (по верхнему полю). Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк. Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: герб или эмблемы располагаются над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Управленческие структуры СКСиТ, особенности их работы и ведения в них документооборота. Линейная структура управления. У каждого объекта управления может быть лишь один субъект управления.

Иерархическая структура управления. Вертикальные связи в организации преобладают над горизонтальными.

По способу выделения отделов:

Линейно-функциональная структура управления. Выделяются отделы, выполняющие определённые функции.

Проектная структура управления. Выделяются отделы, занимающиеся определёнными проектами.

Дата добавления: 2015-07-20