Автоматизированная технология обработки информации

Применение экономико-математических методов и современных технических средств позволяет автоматизировать процесс информа­ционного обеспечения и на этой основе управлять коммерческой де­ятельностью. Автоматизированная технология должна отражать иде­ологию, логику и эффективность использования полученной инфор­мации в реально регламентируемое время.

При автоматизированном процессе информационное обеспече­ние подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: классификацию и кодирование документооборотной информации; входные и исходные аналитические сведения, циркулирующие внут­ри торгового предприятия; правила ведения, обмена и хранения до­кументации. Во внемашинной среде информация реализуется в виде движения документов от органа управления к объекту управления; по линии обратной связи - от объекта к органу управления. Инфор­мационное сопровождение направлено на представление данных в виде документов, проведение и идентификации управляемого объек­та, формализацию обращаемой информации.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу на машин­ных носителях, а также систему накопления, ведения и доступа к ин­формации этих массивов. Иначе говоря, основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является банк данных. Он строится из отдельных баз данных, ориентированных на опреде­ленный порядок записей, манипулирования и хранения информации..В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых нацелен на использование и решение поставленных задач. При этом особое вни­мание уделяется непрерывному поддержанию аналитической инфор­мации.

К разработке информационного обеспечения предъявляется ряд требований: регистрируемые экономические и коммерческие пара­метры и нормативные показатели должны иметь конкретное содер­жание; повышение надежности выполняемых логических процедур; рациональная интеграция обработки информации при минимальном ее дублировании; необходимая избыточность информации, позволя­ющая пользователям получать разновариантные результаты.

Автоматизацию информационного обеспечения можно предста­вить как множество согласованных, непрерывно принимаемых и ре­ализуемых решений, направленных на достижение поставленных целей коммерческой деятельности. Проектирование и функциони­рование автоматизированной технологии основываются на ряде принципов:

• адаптированность и расширение возможностей используемых технических средств и программно-математического обеспечения;

• единство информационного обеспечения, включающего уни­фицированные информационные массивы, которым свойственно на любом уровне вырабатывать и принимать коммерческие решения;

• согласованность пропускных способностей сопряженных эле­ментов задействованных технических средств, что обеспечивает за­данные скоростные режимы ввода, обработки и выдачи информации;

• комплексность автоматизированного процесса, представляю­щего выполнение разных вариантов целевых задач;

• сочетаемость методического, организационного и технологи­ческого обеспечения.

Автоматизированные сбор, обработка и выдача информации рас­сматриваются со следующих позиций:

• взаимодействие технических средств с выполняемыми инфор­мационными процедурами в автоматизированном режиме;

• использование современных быстродействующих компьютеров, позволяющих решать одновременно комплекс задач;

• установление периода между обработкой информации и выда­чей результатов исходя из реального состояния и управления ком­мерческими процессами.

В последнее время широко распространен автоматизированный процесс в диалоговом режиме работы с машинным контролем ин­формационных процедур. В этом случае при обработке информации достигается высокий уровень автоматизации информации, устраня­ются возможные ошибки при вводе исходной информации в маши­ну, повышается надежность логических процедур, а также достовер­ность и качество выходных результатов, сокращается трудоемкость документооборота, выполняемого вручную.

Составной частью автоматизированной технологии является ме­тодическое, инструктивное и распорядительное обеспечение. Оно служит неотъемлемым условием организации и ведения автоматизи­рованного процесса.

В настоящее время для информационного обеспечения коммер­ческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютери­зированные информационные системы внутренней отчетности, ко­торые отражают основные показатели финансового и экономичес­кого анализа, а также бухгалтерского учета. Для их создания необхо­димы следующие данные:

• товарооборот предприятия и его подразделений (секций, фи­лиалов); товарооборот по товарным группам и подгруппам в натураль­ных и стоимостных показателях; динамика товарооборота за различ­ные периоды; товарооборот на 1 м2 торговой площади и одного ра­ботника;

• выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;

• покупки - количество чеков и покупок по подразделениям, средняя цена покупки, зависимость изменения количества и цены по­купок от динамики розничных цен;

• цены - динамика розничных и оптовых цен по товарным груп­пам; информация о надбавках и скидках;

• финансовые показатели (данные балансовой отчетности), при­быль, издержки обращения;

• товарные ресурсы по товарным группам, подразделениям, ис­точникам поступления; учет расхода, прихода и остатков по товарным группам; расчет товарооборачиваемости по товарной номенк­латуре и складам;

• поставщики - их юридические адреса, банковские реквизиты, условия договоров;

• контракты — исполнение контрактов по отечественным и им­портным товарам, платежи по контрактам;

• трудовые ресурсы — численность работников торгового зала, аппарата управления в целом на предприятии и в подразделениях; товарооборот на одного работника торгового зала и одного работни­ка торгового предприятия;

• реклама — виды рекламы, расходы на рекламу и ее эффективность.

Материалы внутренней отчетности создаются и аккумулируются в функциональных подразделениях (отделах) и в банке данных ин­формационной системы. Они находятся в распоряжении как руко­водства, так и торгового персонала с учетом различных возможнос­тей доступа для принятия конкретных решений. Сведения информа­ционной системы используются работниками коммерческой служ­бы при планировании закупок и продаж товаров, для ведения пере­говоров с партнерами, заключения договоров, оформления заказов, организации продвижения товара до конечного потребителя и реше­ния других коммерческих задач.

Внутренние информационные потоки крупного розничного тор­гового предприятия движутся следующим образом. Циркуляция ин­формации в автоматизированном процессе начинается с поступле­ния данных с компьютерных касс в торговых залах предприятия и с компьютерных терминалов на складах. Данные поступают ежеднев­но за предыдущий день работы. При продаже с каждой единицы то­вара компьютером считывается проставленная маркировка. В бан­ке данных существует так называемая карточка товара, которая со­держит следующие реквизиты: код, наименование товара, единица измерения количества, товарная группа, изготовитель, поставщик, контракт (партия), срок годности, дата поступления. На основе этих данных системой подготавливаются штрих-коды или этикетки для товаров. Целью этих операций является запись всей необходимой информации по продажам и хранению товаров. Она необходима для анализа результатов продаж и поддержания необходимого уровня товарных запасов.

Вместе с информацией о товаре вводится информация по ценам. Цены на каждое наименование товара утверждаются отделом цен и коммерческой службой, далее они фиксируются в вычислительном центре и начинают использоваться на кассовых аппаратах в торговом зале. Карточка цен на товар содержит: код товара, цены контракт­ную и розничную на дату поставки и продажи.

Базовыми показателями для функционирования информацион­ной системы являются: товарные запасы (на складах и в секциях) на начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции от поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со скла­дов и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обра­батываются в вычислительном центре торгового предприятия и за­носятся в банк данных.

В банке данных функционируют программы, распределяющие и комбинирующие показатели отчетности в зависимости от потреб­ностей подразделений торгового предприятия.

Построение информационной системы в автоматизированном режиме сопряжено со значительными инвестиционными расходами. Это вызвано тем, что на крупных предприятиях торговли наряду с системой внутренней отчетности создаются системы сбора и анализа маркетинговой информации, маркетинговых исследований, балан­совая платежная информационная технология и др. Информацион­ная система используется для стратегического и оперативного пла­нирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эф­фективных решений в текущей работе. На среднем предприятии ис­пользование информационной системы часто ограничено только планированием и контролем за оперативной коммерческой работой.

Дата добавления: 2015-07-16