Текущий контроль

В процессе текущего контроля решаются следующие задачи:

- постановка документов на контроль;

~ формирование картотеки контролируемых документов; ~ направление карточки контролируемого документа исполни­телю;

- информирование исполнителя о сроке исполнения документа.

Начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации поступивших в организацию документов. Если документ входит в перечень документов с типовыми соками исполнения, его имеет право ставить на контроль служ­ба ДОУ сразу при регистрации. Документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

На верхнем поле документов, исполнение которых контролируется, проставляется отметка о контроле, например буква "К". Такая же отметка проставляется на регистрационной форме (на карточке или в журнале).

Из экземпляров регистрационных карточек, предназначенных для целей контроля, формируются контрольные картотеки. Наиболее удобными являются сроковые картотеки. Ручные картотеки представляют собой ящик с 33 отделениями: 31 отделение соответствует числам месяца. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения документов.

В дополнительное 32-е отделение ставят карточки на документы, срок исполнения которых переходит на следующий месяц. В конце текущего месяца их также расставляют по отделениям, соответствующим числам месяца. Перед первым отделением помещают карточки на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце. Это могут быть просроченные документы или документы с продленным сроком исполнения.

В 33-е отделение ставятся карточки на документы, исполнение которых запланировано на длительный срок.

Такие же картотеки формируются из карточек, на которых регистрируются внутренние документы, подлежащие контролю за сроками исполнения. Так, всегда ставятся на контроль приказы и распоряжения руководителей. Они требуют определенных действий со стороны аппарата управления или работников организации, предприятия. Как правило, в таких документах указываются ответственные исполнители и сроки исполнения по каждому вопросу-Поэтому контрольные карточки целесообразно заполнять на каждый вопрос в отдельности. Технология контроля за исполнением данной группы документов такая же, как и технология контроля за входящими документами.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день, а так-

Контроль за сроками исполнения документов

же документы, срок исполнения которых истекает через два-три дня. Обязательно проверяется ход их исполнения, выясняется, не срывается ли выполнение задания. Таким образом, текущий или предупредительный контроль - это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов.

На этом этапе инспектор по контролю составляет сводку предупредительного контроля и напоминает исполнителям о приближении или окончании срока исполнения документов.

Пример формы сводки предупредительного контроля

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться, корректироваться. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан известить об этом службу ДОУ, которая вносит изменения в регистрационно-контрольную карточку.

Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Не допускается исправление срока задним числом.

В процессе исполнения документ может передаваться в другие структурные подразделения. Кроме того, часто возникает необходимость дополнительного сбора информации по решаемым вопросам. Все перемещения документа, даты его передачи должны фиксироваться в регистрационной карточке, в графе "Ход исполнения". В карточке отражаются и результаты контроля за сроками исполнения промежуточных этапов сложного задания, если оно требует длительного срока окончательного выполнения.

Исходящие документы также часто требуют внимания со стороны контрольной службы. Это может быть документация инструктивного и распорядительного характера, направленная в адрес подведомственных организаций, запросы в вышестоящие органы или предложения, запросы, просьбы, направленные организаци­ям-партнерам.

Технология контроля за исполнением исходящих документов может быть следующей. В папку-регистратор с 31 разделителем (по числам месяца) вкладываются копии отправленных докумен­тов. Они распределяются по разделам в соответствии со сроками, когда должны быть получены ответы. В этом случае служба конт­роля имеет возможность проверять работу специалистов и напо­минать им о необходимости предпринимать те или иные действия по решаемым вопросам.

Таким образом, в контрольной службе фиксируется весь ход работы с документом. Поэтому руководители и специалисты могут всегда получить оперативную информацию о том, как выполня­ются задания или решаются вопросы.

Технические операции завершаются снятием документа с конт­роля после его фактического исполнения. Документ считается ис­полненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, пору­чения выполнены, корреспонденту направлен ответ по существу.

В регистрационно-контрольной карточке делается соответству­ющая отметка о том, что и когда сделано (например, "проведены переговоры 12.06.2003"). Если нужно дать письменный ответ на письмо, отметка об исполнении будет содержать данные ответ­ного документа, занесенные на оборотную сторону карточки (см. раздел 7.1 "Регистрация документов").

Служба ДОУ имеет право самостоятельно снимать с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками может снять, только то должностное лицо, которое поставило их на контроль и определило сроки исполнения.

Дата добавления: 2015-07-14