Учет расчетов с подотчетными лицами

Наличные деньги могут расходоваться через кассу предприятия, а в отдельных случаях, когда оплата каких-либо расходов через кассу или со счета в банке затруднительна или вовсе невозможна (командировочные расходы, приобретение мелкого инвентаря, канцелярских принадлежностей и т.п,), — через подотчетных лиц.

Служебные командировки регламентируются постановлением Кабинета Министров Украины "О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границей" от 23.04.99 и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границей; утвержденной приказом Минфина Украины 13.03.98 № 59. Согласно указанным нормативным актам направление работника предприятия в командировку осуществляется по приказу руководителя (или его заместителя). Срок командировки не может превышать: в пределах Украины — 30 календарных дней, за границей — 60 календарных дней. Срок командировки работников, направляемых для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать период строительства объектов. Регистрация лиц, выбывающих в командировку, осуществляется в специальном журнале, в котором указывается дата выбытия в командировку и дата возвращения из командировки.

Расходы на командировки включаются в состав валовых расходов предприятия только при наличии документов, подтверждающих связь данной командировки с основной деятельностью предприятия (заключение договоров, участие в переговорах, конференциях, симпозиумах и т.п.). Отдельным видом расходов, не требующим специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных потребностей), нормы которых определены постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.99 №663 "О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границей". Предельные нормы суточных расходов для работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности (кроме государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями и организациями, которые полностью или час" тично содержатся за счет средств бюджетов) установлены в единой сумме не зависимо от статуса населенного пункта; для командировок в пределах Украины — 6 гривен, для командировок за границу — 160 гривен.

В случае, когда в счета стоимости проживания в гостиницах Включаются расходы на питание, нормы суточных расходов установлены; при одноразовом питании — 4 грн. 80 коп.; при двухразовом — 3 грн. 60 коп., при трехразовом — 2 грн- 40 коп. При командировках за границу соответственно — 126 грн., 90 грн,, 57 грн. Государственным служащим, а также другим лицам, командированным предприятием, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств, нормы возмещения расходов на командировки за границей (нормы суточных расходов и по возмещению расходов по найму жилья в сутки)

В случае, если работники, командированные за границу, по условиям соглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране командировки (в пути), суточные расходы возмещаются в размерах, исчисленных в процентах норм суточных расходов для данной зарубежной страны согласно Приложению, в частности: при одноразовом питании — 80%, при 2-разовом — 55%, при 3-разовом — 35%. Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездных документов, оплачиваются командированным лицам за счет суточных.

Государственным служащим и работникам указанных предприятий и организаций, которые находятся за границей длительное время и получают заработную плату в иностранной валюте, а также работникам дипломатических учреждений Украины, находящимся за границей в длительной командировке и получающим выплаты в иностранной валюте, суточные выплачиваются в размере 80% нормы суточных расходов, указанных в Приложении.

Предельные нормы суточных расходов и нормы возмещения расходов по найму жилья для указанных работников пересматриваются в случае изменения прогнозного обменного курса национальной валюты Украины к доллару США по представлению Минфина Украины после принятия Закона Украины о государственном бюджете на предстоящий год.

Определение количества дней командировки для выплаты суточных осуществляется с учетом дня выбытия и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как 2 дня. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в удостоверении о командировке, заверенных печатью. При отсутствии в удостоверении отметки о командировке суточные не выплачиваются.

При наличии подтверждающих документов предприятие возмещает командированным лицам также расходы:

— на проезд к месту командировки и обратно (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением билетов,.р пользованием постельными принадлежностями в поездах, а ': также страховых платежей на транспорте;

— по найму жилья в размере фактических расходов, с учетом предоставляемых услуг в гостиницах (стирка, чистка и глажка одежды и др.);

— на бронирование мест в гостиницах в размере, не превышающем 50% стоимости места в сутки;

— на пользование в гостинице холодильником и телевизором;

— на комиссионные в случае обмена валюты (при заграничных командировках).

Сверх установленных норм компенсации расходов возмещаются также расходы на оплату НДС за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными принадлежностями и найму жилья согласно подтверждающим документам в оригинале. Возмещаются также расходы на служебные телефонные переговоры в размерах, согласованных с руководителем.

При командировке сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются как за полные сутки.

Командировки за границу осуществляются согласно приказу руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяется цель поездки, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению представляется его копия с переводом) и смета расходов. Срок командировки не может превышать 60 календарных дней,, Предприятия, направляющие работников в заграничную командировку, обеспечивают его средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник, или свободно конвертируемой валюте (долларах США) в виде аванса на текущие расходы с соблюдением требований НБУ в отношении вывоза иностранной валюты за границу-Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 372 "Расчеты с подотчетными лицами. Счет активно-пассивный, поскольку как подотчетное лицо, так и предприятие могут выступать должниками друг друга-

В бухгалтерском учете на сумму выданного аванса подотчетному лицу на командировочные или хозяйственные расходы делается запись по дебету счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 30 "Касса".

В течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (а в случае применения корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем не позже 10 рабочих дней) работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Вместе с отчетом представляется удостоверение о командировке, оформленное в надлежащем порядке, документы о найме жилья, проездные и другие документы в оригинале.

Если из кассы предприятия его работнику выдана наличность на закупку сельскохозяйственной продукции, вторичного сырья и металлолома, то авансовый отчет такими лицами должен быть представлен в бухгалтерию не позднее 10 рабочих дней,, К авансовым отчетам таких лиц прилагаются копии товарных чеков, материальные приходные ордера с распиской лиц, принявших от подотчетного лица купленные предметы, и другие оправдательные документы-

В случае выдачи работнику предприятия наличности на командировку и средств под отчет для решения в этой командировке производственных или хозяйственных вопросов (в том числе и для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья и металлолома), то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки должно подать в бухгалтерию предприятия одновременно отчет о сумме, которая была ему выдана для решения производственных (хозяйственных) вопросов, и авансовый отчет об израсходованных средствах непосредственно на командировку.

Бухгалтерия проверяет правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов, устанавливает законность и целесообразность произведенных расходов. После проверки на отчете указываются суммы расходов, подлежащие утверждению руководителем. Расходы из подотчетных сумм списываются с кредита счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции с дебетом счетов: 20 "Производственные запасы" (соответствующий субсчет), 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" и др. (на стоимость приобретенных материальных ценностей), 92 "Административные расходы", 93 "Расходы на сбыт" (на суммы, израсходованные; на командировки) и др.

Суммы неизрасходованного аванса подлежат возврату работником в кассу предприятия (в денежных единицах, в которых был выдан аванс). Невозвращенные подотчетными лицами неизрасходованные суммы, а также суммы расходов, не подтвержденные авансовыми отчетами, в соответствии с Постановлением Правления Национального банка Украины от 19.01.99 № 16 "Изменения и дополнения в порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине" на следующий день после указанных сроков расчетным путем прибавляются к сумме фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате сумма сопоставляется с установленным для предприятия лимитом, и в случае превышения остатка над лимитом к предприятию применяется штрафная санкция в размере двукратной суммы указанного превышения.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале-ордере № 7- Записи в этом учетном регистре ведут позиционным (линейным) способом, т.е. таким образом, чтобы операции по одной подотчетной сумме (выдача аванса, расходование денег или их возврат в кассу) отражались по одной строке- Месячные обороты журнала-ордера № 7 обеспечивают синтетические показатели по счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

Дата добавления: 2015-07-12