Оформление кассовой книги

Все поступления и выдачи наличных в национальной валюте предприятия учи­тывают в кассовой книге, типовая форма № КО-4. Форма кассовой книги утверж­дена приказом №51 [99].

Каждое предприятие, которое являет­ся юридическим лицом и имеет кассу, ве­дет одну кассовую книгу для учета опе­раций с наличными в национальной ва­люте (без учета касс обособленных под­разделений).

Обособленные подразделения предпри­ятий, проводящие операции по приему и выдаче наличных, ведут кассовую книгу, которая выдается и оформляется пред­приятием — юридическим лицом, в со­став которого они входят.

Обособленные подразделения предпри­ятий, страховые агенты, брокеры, рас­пространители лотерей, которые осуще­ствляют наличные расчеты с применени­ем РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам кассовую книгу не ведут.

Перед тем как приступить к заполне­нию кассовой книги, кассир должен офор­мить титульную страницу книги (указать название предприятия, идентификацион­ный код), пронумеровать листы. После этого кассовую книгу прошнуровывают. Количество листов в кассовой книге заве­ряют подписями руководителя и главно­го бухгалтера (на обороте последней стра­ницы кассовой книги делается запись «В настоящей книге пронумеровано... стра­ниц») и удостоверяют печатью предприя­тия — юридического лица.

Записи в кассовой книге кассир осу­ществляет в двух экземплярах (через ко­пировальную бумагу) чернилами темного цвета шариковой или чернильной ручкой. Первые экземпляры, являющиеся не­отрывной частью листа кассовой книги,

Настоящий бухучет 53

— «Вкладные листы кассовой книги», ос­таются в кассовой книге. Вторые экземп­ляры, являющиеся отрывной частью лис­та кассовой книги — «Отчет кассира», являются документом, по которому кас­сиры отчитываются по движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры име­ют одинаковые номера.

Кассир отражает в кассовой книге опе­рации получения или выдачи наличных по каждому приходному и расходному кассовому ордеру в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день мо­гут не осуществляться.

При заполнении кассовой книги кас­сир должен помнить следующее:

— остаток наличных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня дол­жен быть равен остатку наличных на ко­нец предыдущего рабочего дня;

— наличные, выданные по платежным (расчетно-илатежным) ведомостям на за­работную плату, пенсии, стипендии, ди­виденды отражаются в кассовой книге после окончания сроков их выплаты, а именно по истечении трех рабочих дней, включая день получения наличных в уч­реждении банка;

— в строке «Перенос» приводятся толь­ко итоговые суммы оборотов (соответ­ственно по приходу и расходу) на этой странице. При подсчете этих сумм не при­нимаются во внимание данные строки «Остаток па начало дня»;

— если данные приходных и расход­ных кассовых ордеров, выписанных в те­чение дня не помещаются на одном лис­те, заполняется следующий лист кассо­вой книги.

Ежедневно в конце каждого рабочего дня кассир выполняет такие операции:

— подытоживает операции но прихо­ду и выдаче наличных средств за день;

— определяет остаток наличных в кас­се па начало следующего дня («Остаток па начало дня» + «Приход» - «Расход»);

— передает в бухгалтерию в качестве

отчета кассира вторые экземпляры, явля­ющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под роспись в кас­совой книге.

Количество приходных и расходных документов в кассовой книге указывает­ся прописью. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов бухгалтер ставит свою подпись.

Если бухгалтерия и кассир предприя­тия не работают в выходные и празднич­ные дни, а его обособленное подразделе­ние, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, по не ведет кассовой книги, то записи в кассовой кни­ге предприятия осуществляются на сле­дующий рабочий день.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассо­вые операции с отражением их в кассо­вой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функциониро­вания бухгалтерии предприятия, внутрен­ним документом определяют порядок вза­имодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия, в частно­сти, определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассо­вых операций и т. и.

При условии обеспечения надлежаще­го хранения кассовых документов пред­приятие может вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компью­терных средств. Программное обеспече­ние, с помощью которого ведется кассо­вая книга, должно обеспечивать визуаль­ное отражение и распечатку документов «Вкладной лист кассовой книги» и «От­чет кассира», которые по форме и содер­жанию должны воссоздавать форму и со­держание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляют­ся путем введения необходимой информа­ции из первичных кассовых документов. Они должны делаться до начала следую-

54 Настоящий бухучет

іцего рабочего дня Ст. е. с остатками на

конец предыдущего дня), а также содер­жать все реквизиты, предусмотренные фор­мой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматичес­ки в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно ав­томатически распечатываться общее коли­чество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года — их общее количество за год.

После распечатки «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кас­сир обязан проверить правильность со­ставления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с при­ходными и расходными кассовыми доку­ментами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

С целью обеспечения сохранности и удобства использования «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. Пос­ле окончания календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вклад­ной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удосто­веряется подписями руководителя и глав­ного бухгалтера предприятия, а подшив­ки формируются в книгу, которая скреп­ляется печатью предприятия.

После окончания календарного года кассовая книга па электронных носите­лях должна передаваться для хранения в течение 36 месяцев в архив предприятия.

Таким образом, предприятие может вести кассовую книгу в электронном виде при условии соблюдения вышеуказанных требований.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправ­ления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.

Все исправления в кассовой книге де­лаются корректурным способом, который предусматривает зачеркивание неправиль-

ною текста и цифр и написание над за­черкнутым правильного. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть огово­рено надписью «Исправлено» с указани­ем даты исправления.

Контроль за правильным ведением кас­совой книги возлагается на главного бух­галтера или работника предприятия, упол­номоченного на это руководителем.

Пример заполнения кассовой книги по данным сквозного примера за 9 декабря 20ХХ г. см. на рисунке 4.4, с. 62 — 63.

4.3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ! НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ (СКВОЗНОЙ ПРИМЕР)

Для обобщения информации об опера­циях с наличными денежными средства­ми в кассе предприятия Планом счетов [84] предусмотрен синтетический счет 30 «Касса», имеющий следующие суб­счета:

— 301 «Касса в национальной валю­те»;

— 302 «Касса в иностранной валю­те».

Поступление денежных средств в кас­су предприятия отражается по дебету сче­та 30 «Касса».

Выдача наличности из кассы предпри­ятия отражается по кредиту счета 30 «Касса».

На субсчете 302 «Касса в иностран­ной валюте» учет операций в валюте в пересчете в национальную валюту Укра­ины ведется но каждому виду валюты отдельно.

Порядок отражения хозяйственных операций и примеры заполнения первич­ных документов приведем на основе дан­ных сквозного примера (см. таблицу 4.6).

В качестве дополнительной информа­ции укажем, что по данным сквозного примера:

— 30.11 из кассы работнику Грибен-
ко А. А. были выданы денежные средства

Настоящий бухучет 55

на командировку в размере 850,00 грн. Остаток сумм, выданных на команди­ровку в размере 74,36 грн,. работник вер­нул 09.12;

— 01.12 из кассы работнику Скляр И. П. были выданы денежные средства под от­чет на хозяйственные нужды в размере 750,00 грн. Остаток выданных под от­чет сумм в размере 120,00 грн. работ­ник вернул в кассу предприятия 02.12;

— 09.12 из кассы работнику Скляр И. П. были выданы денежные средства под от­чет на хозяйственные нужды в размере 450,00 грн. Остаток выданных под от­чет сумм в размере 75,00 грн. работник вернул в кассу предприятия в тот же день - 09.12.

Лимит кассы: 150 грн.

В кассе на 01.12 находились денежные средства в пределах лимита (150 грн.)

Бухгалтерский учет кассовых операций

Таблица 4.6

Первичный документ	Дата	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирую­щие счета	Сумма, грн.	Примечание
дебет	кредит
Поступления в кассу п	эедприятия в национальной валюте
Корешок чека, ПКО	30.11	Получены по чеку денежные средства на выплату аванса по командировке работника <5>			850,00	В графе основание ПКО следует написать «Получено из банка по чеку № XXX на командировочные расходы»
Корешок чека, ПКО	01.12	Получены по чеку денежные средства на хозяйственные нужды (750,00), на выплату отпускных (674,42) <5>			1424,42	В графе основание ПКО следует написать «Получено из банка по чеку № XXX на хозяйственные нужды на выплату отпускных;»
ПКО	02.12	Возвращен подотчетным лицом Скляр И. П. остаток неизрас­ходованных сумм			120,00	В графе основание ПКО следует написать «возврат подотчетных сумм»
ПКО	02.12	Получен аванс в счет поставки окон от ЧП «Василенко» <6,21>			10000,00	В графе основание ПКО следует написать «Выручка от реализации продукции собственного производства»
Корешок чека, ПКО № 9120	09.12	Получены по чеку № КГ2223334 денежные средства на хозяйственные нужды (450 грн.), на выплату заработной платы (10990 грн.) <5>			11440,00	В графе основание ПКО следует написать «Получено из банка по чеку № КГ 2223334 на: хозяйственные нужды — 400,00 грн.; на выплату заработной платы — 10990,00 грн.»

56 Настоящий бухучет

пко № 9121	09.12	Получена доплата от ЧП «Василенко» <21>			9270,00	В графе основание ПКО следует написать «Выручка от реализации продукции собственного производства»
ПКО № 9122	09.12	Возвращен Грибенко А. А. остаток сумм, выданных на командировку			74,36	В графе основание ПКО следует написать «Возврат сумм, выданных на командировку»
ПКО № 9123	09.12	Возвращен Скляр И. П. остаток неиз­расходованных подотчетных сумм			75,00	В графе основание ПКО следует написать «Возврат подотчетных сумм»
ПКО	10.12	Сидорчуком И. В. внесен взнос в уставный фонд денежными средствами в кассу <16>			1540,00	В графе основание ПКО следует написать «В качестве взноса в уставный фонд»
ПКО	25.12	Получены по чеку денежные средства с текущего счета предприятия на выплату заработной платы <5>			8950,00	В графе основание ПКО следует написать «Получено из банка по чеку № XXX на выплату заработной платы»
Выплаты из кассы предприятия в национальной валюте
РКО	30.11	Выданы денежные средства под отчет на командировку Грибенко А. А.			850,00	В графе основание РКО следует написать «Под отчет на командировку»
РКО	01.12	Выданы работнику Скляр И.П. денеж­ные средства под отчет на хозяйст­венные нужды			750,00	В графе основание РКО следует написать «Под отчет на хозяйственные нужды»
РКО	01.12	Выплачены отпускные Деркачу В. Ф. <8>			674,42	В графе основание следует написать «Выплата отпускных»
РКО, квитанция к объявлению на внесение наличности	02.12	Сданы наличные в кассу банка для зачисления на текущий счет <5>			10120,00	В графе основание РКО следует написать «В кассу банка для зачисления на текущий счет»
РКО	03.12	Выплачена сумма арендной платы за автомобиль за ноябрь <20>			43,50	В графе основание следует написать «За аренду автомобиля»

Настоящий бухучет 57

РКО № 1291	09.12	Выданы средства под отчет на хозяйственные нужды работнику Скляр И. П.			450,00	В графе основание РКО следует написать «Под отчет на хозяйственные нужды»
Платежная ведомость № 23, РКО № 1292	09.12	Выплачена заработная плата работникам за ноябрь 20ХХ <8>			10990,00	В графе основание РКО следует написать «выплата заработной платы за ноябрь»
РКО № 1293	09.12	Выдан заем работнику предприятия Дереке Е. Е., <18>			4000,00	В графе основание РКО следует написать «Заем работнику»
РКО № 1294, квитанция к объявлению на внесение наличности	09.12	Сданы наличные в кассу банка для зачисления на текущий счет <5>			5375,86	В графе основание РКО следует написать «В кассу банка для зачисления на текущий счет»
РКО, квитанция к объявлению на внесение наличности	10.12	Сданы наличные в кассу банка для зачисления на текущий счет <5>			1540,00	В графе основание РКО следует написать «В кассу банка для зачисления на текущий счет»
Платежная ведомость, РКО № 1293	24.12	Выплачен аванс по заработной плате работникам предприятия за декабрь 20ХХ <8>			8950,00	В графе основание РКО следует написать «Выплата аванса по заработной плате за декабрь»

На основании приведенных выше хозяй­ственных операций в следующем подразде­ле приведены примеры заполнения кассо­вой книги за 9 декабря 20ХХ г. и Журнала регистрации приходных и расходных кас­совых документов за это же число. Кроме того, в следующем подразделе приведены

примеры заполнения расходного ордера, Отчета об использовании средств и при­ходного ордера по операциям выдачи ра­ботнику Скляр И. П. 09.12 под отчет на хозяйственные нужды 450,00 грн. и воз­врата им того же числа неизрасходован­ных подотчетных сумм в размере 75,00 грн.

58 Настоящий бухучет

4.4. ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ООО «Альянс»

(підприємство, організація)

Дата добавления: 2015-07-12