Автотекст і автозаміна

Елемент автотекста - це довільний фрагмент текстового документа, який зберігається (на рівні шаблонів) під певним іменем. Автотексти можуть вставлятись у тексти за бажанням користувача.

Приклади елементів автотекста:

· Стандартні фрази, значні за обсягом-банківські реквизити, назви організацій, прізвища, посади, телефони, адреси електронної пошти і т. п.

· Графічні об’єкти - рисунки, логотип, фото і інші.

· Бланки типових документів, які мають постійний текст та графіку.

· Стандартні переліки – додатків, виконавців, документів, тощо.

Приклади стандартних наборів автотекстів у Word XX:

· елементи оформлення колонтитулів - дата, ім’я файлу, дата створення і т. п;

· стандартні фрази типу “з повагою”, “до побачення”, “у відповідь на”.

Створення нового елемента автотекста включає:

· Підготовку і виділення фрагменту текстового документа;

· Виконання команди Сервис, Автозамена; вкладка Автотекст;

· Введення назви елемента автотекста;

· Натискання <Добавить>, вказання сфери діяльності.

Зазначимо, що автотексти не рeдагуються, їх можна вилучити та створити заново.

Для вставки автотекста можна або за допомогою команди Сервис, Автозамена; вкладка Автотекст або використати панель інструментів Автотекст.

Особливим елементом автотекста є Копилка. Вона призначена для зберігання виділених фрагментів, які додаються у порядку вилучення. Копилка заповнюється при натисканні <Ctrl+F3>. При натисканні < Ctrl +Shift+F3> зміст Копилки вставляється в позицію курсора і Копилка очищується.Можна зберегти зміст Копилки як аквтотекст з стандартним іменем.

Швидка вставка автотекста:слід набрати перші символи імені та натиснути <F3>.

Елемент Автозамена - це фрагмент текстового документа, який зберігається під певним іменем. Елементи автозаміни можуть автоматично вставлятись у тексти за бажанням користувача при наборі імені (абревіатури). Абревіатури автозаміни не повинні співпадати з текстом. Абревіатури завжди розшифровуються однаково, тому не повинно бути співпадання абревіатур. Імена і зміст елементів автозаміни можна вводити малими літерами, інакше автоматично відбуваєтьсязміна регістра.

Часто елементи автозаміни використовують для виправлення звичних помилок.

Елементи автозаміни не редагуються, а вилучаються і створюються заново.

Використовуйте автотекст і автозамену для зберігання тексту і рисунків, які можуть знадобитись у подальшому: назви виробів, специальних символів, емблем організацій, певним чином відформатированих таблиць і т. п. Для вставки елемента автотекста достатньо выбрати його із списка. Вставка елементів, включених у список автозамены, здійснюється автоматично при наборі тексту (імені).

Елементи списка автотекста зручно використовувати для швидкого створення документів. Наприклад, написання листа можна прискорити за рахунок використання готових фрагментів: привітання,, зворотної адреси і т. п.

Окрім того, існує можливість перенесення кількох об’єктів із різних частин одного або кількох документів та вставки їх єдиною групою в інще місце документа за допомогою копилки.

Елементи автозаміни недоступні при реорганізації шаблона.

Дата добавления: 2015-07-14