Документ: суть, поняття, призначення

Документ — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Існує також інше визначення терміну: Документ (ЗУ «Про інформацію») — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

Документ – являє собою систему – визначену кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа.

Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.

При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ.

Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами.

Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об’єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний.

За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Згідно зі стандартом ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука тощо Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94: «Документ — записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності».

ДСТУ 3017-95: «Документ — матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі».

ДСТУ 2732:2004: «Документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.».

У статті 1 Закону України «Про інформацію» говориться, що документ — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Слово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова "docere" - вчити, навчати. Коріння цього слова йдуть в індоєвропейської прамови, де воно означало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею, прийомом або отриманням чогось. За іншою версією слово " dek " походить від числа "десять" і пов'язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь " dek " був замінений на " doc " в слові " doceo"- Вчу, навчаю, від якого були утворені слова " doctor "- вчений, " doctrina " - вчення, " documentum " - те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридична звучання і стало означати "письмовий доказ","Доказ, почерпнуте з книг, підтверджуючих записів, офіційних актів". У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до XIX ст. З латинської мови воно запозичене у всієї європейської мови. У російську мову слово "документ" прийшло за часів Петра I, як запозичене з німецької і польської мов - у значенні письмового свідоцтва.

На початку XX ст. воно мало два значення:

1) будь-який папір, складений законним порядком і який може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану,на вільне проживання) або на виконання якихось обов'язків (умови, договори,боргові зобов'язання);

2) взагалі будь-яке письмове свідоцтво("Енциклопедичний словник" Ф. Павленкова. - СПб., 1913).

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції.

Інформаційна складова документа

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку.

Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття.

Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об'єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.

Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак:

за способом розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).

за ступенем переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).

за сферами отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації.

Кожний із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т. п.).

Інформація – це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

Сукупність знаків для споживача може залишатися тільки повідомленням і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові, витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей.

Іншими словами, інформація має об’єктивну форму у вигляді повідомлень і суб’єктивну – як процес її сприйняття і розуміння. З суб’єктивної точки зору інформація це результат її сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання, вірифікації (роз’яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи понять).

В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття "документна інформація", "інформація документа", "інформація на документі", "документальна інформація". Інформація може бути недокументною – не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною – закріпленою на ньому.

Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ.

Матеріальна складова документа. Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати.

Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію.

Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін.

Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень.

Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д. т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т. п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т. п.).

Таким чином, під матеріальною складовою документа розуміють:

· матеріальну основу документа;

· форму носія інформації;

· спосіб документування чи запису інформації.

Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи.

До паперових належать ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін.

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – він дозволяє тиражувати інформацію.

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото – і кіноплівки, магнітні і оптичні диски – матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

Нині людство наблизилося до створення глобальної інформаційної цивілізації, у якій найважливішим ресурсом стає інформація. Зростає зацікавленість до оперативної передачі релевантної інформації, її накопичення, упровадження найновіших досягнень у повсякденне життя, легкодоступного виходу у світові телекомунікаційні мережі.

Формування інформаційних взаємозв'язків між людьми в процесі пізнання дійсності світу визначається на терені історичного поступу тим, що поняття інформації стає щодалі все більш фундаментальним чинником розвитку науки.

Інформація в цьому аспекті поєднує найрізноманітніші явища пізнання як об'єктивної реальності, так і людської психіки, особливо у взаємозв'язках людини й навколишнього середовища.

Джерелами інформації, згідно із Законом України "Про інформацію", є "передбачені або встановлені Законом її носії: документи та різного роду носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи".

У свою чергу, "документ" - це передбачена Законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Із поняття м и "джерело інформації" та "документ" пов'язане поняття "носій інформації (даних)", яке у науковій літературі визначається як матеріальний об'єкт, призначений для зберігання даних. Наведені визначення джерел інформації та документів мають ключове значення у випадках, пов'язаних із вирішенням правових аспектів інформаційних відносин.

Як свідчить історія розвитку цивілізації, інформатизація - це удосконалення спілкування, комунікацій між людьми за допомогою новітніх досягнень науки та техніки.

Дата добавления: 2015-07-11