Типичные ошибки по кассовым операциям

В ПКО не указывается, от кого поступили наличные денежные сред­ства, и основание.

Несоответствие дат в РКО и дат фактической выдачи средств из кассы.

Отсутствие приложений к ПКО и РКО, указывающих, на основании чего выдаются денежные суммы под отчет (приказы, распоряжения, про­токолы, заявления), что усложняет контроль за исчислением налогов.

Несанкционированное заимствование выручки другим субъектам хозяйствования.

Неоприходование (несвоевременное оприходование) денежных средств в кассу организации.

Выдача сумм в подотчет до полного отчета по ранее полученным суммам.

Несоблюдение сроков возврата неиспользованных подотчетных сумм. Нецелевое использование наличных денежных средств.

По операциям в иностранной валюте ведение нескольких кассовых книг (по числу применяемых валют - доллары США, российские рубли, злотые). Подчистки и исправления в ПКО и РКО. Кассовая книга не пронумерована, не прошнурована и не скреплена печа­тью, с указанием даты.

Незаполнение в кассовых ордерах граф «Основания» и «Приложе­ния», отсутствие ссылки на первичные документы (накладные, заявления, приказы, распоряжения). Отсутствие журнала регистрации ПКО и РКО.

Составление кассовых отчетов за несколько дней при наличии еже­дневных оборотов.

Несоответствие между записями в Главной книге по счету 50, в жур­нале-ордере № 1 и в оборотной ведомости № 1.

Инвентаризация денежных средств как способ фактического контроля проводится в том случае, если это предусмотрено программой проверки, либо по усмотрению проверяющего. При наличии нескольких касс их опечатываю, чтобы предотвратить доступ к ним. Инвентаризация проводится с соответствии с Постановлением № 180.

До начала инвентаризации в кассе кассиру предоставляется составить кассовый отчет и включить в него все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Не проведенная своевременно в кассовой книге документы в присутствии проверяющих вписываются. Оприходование в кассу денежных средств, полученных в банке с р/сч проверяется по выпискам банка и корешкам чековой книжки или путем встречной проверки документов в банке.

Все частные расписки и документы неустановленного образца во внимание не принимается и в отчете кассира не включаются. Обязательно кассир должен дать расписку о включении всех необходимых документов в кассовый отчет.

Затем устанавливается достоверность данных кассового отчета и выведения остатка денежных средств на момент инвентаризации. Если инвентаризация проводится 1 числа месяца, то остаток денег проверяется с учетом остатка по главной книге на 1 число месяца по следующей формуле:

Сальдо на 1 число месяца инвентаризации + поступление после 1 числа – выбытие после 1 числа = сальдо на момент инвентаризации

При проверке кассового отчета и приложенных к нему документов сопоставляются номера ПКО и РКО, приложений к отчету и записи в кассовой книге с целью убедиться в полноте учета кассовых операций. Затем проводится проверка фактического наличия денежных средств путем полистного пересчета с указание номинала.

В случае выявления отклонений кассир предоставляет письменное объяснение о возможных причинах их возникновения. Выявленные излишки денежных средств подлежат оприходованию на счетах 90 и 91. Суммы недостач должна отражаться по Дт сч. 94 и Кт сч. 50. Одновременно эти суммы должны быть отражены по дебету 73.2 и кредиты счета 94.

При проведении инвентаризации денежных средств следует учитывать то, что остатки выводятся по каждой валюте отдельно не допуская зачет одной валюты в счет другой. После фактического пересчета денег составляется акт инвентаризации и кассир дает расписку о принятии им ценностей после инвентаризации.

Проверяющие должны оценить систему внутреннего контроля кассовых операций. Такая проверка зависит от осуществляемого вида деятельности организацией. Проверку соблюдения условий хранения денежных средств целесообразно начинать с ознакомлением со структурой организации, ее штатным расписанием. Проверяют, чтобы на должность кассира не были приняты лица ранее привлекаемые к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке; страдающие хроническими заболеваниями, нарушающие общественный порядок.

Обязательно необходимо ознакомиться с должностной инструкцией кассира с целью проверки вопросов распределения полномочий. Кассир д.б. ознакомлен с правилами ведения кассовых операций и расчетами наличными денежными средствами по роспись. Проверяется наличие договора о полной материальной ответственности.

В ходе проверки устанавливается соответствие кассового помещения и его оборудования необходимыми средствами безопасности:

1. изолированность помещения кассы от других служебных и подсоб­ных помещений;

2. наличие металлических решеток на окнах и внутренних, обитых лис­товым железом ставен;

3. надежность пола, перекрытий, стен и перегородок;

4. дверной проем с двумя дверями, смотровым глазком, два внутренних врезных замка, металлический засов;

5. наличие окошка для проведения операций с работниками или кли­ентами;

6. наличие металлических шкафов и сейфов для хранения денежных средств и денежных документов;

7. наличие огнетушителя и его исправность;

8. наличие охранно-пожарной сигнализации и ее исправность;

При больших объемах кассовых операций ряд организаций заклю­чает договор со страховой компанией, а по некоторым видам операций с денежной наличностью страхование обязательно.

Немаловажным аспектом обеспечения сохранности денежной налично­сти и денежных документов является инструктаж работников организации, осуществляющих доставку денег в банк и из банка, по мерам безопасности. Например, им запрещается:

1. разглашать маршрут движения и размер сумм доставляемых денеж­ных средств;

2. следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

3. посещать магазины, рынки и другие места;

4. выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег по назначению.

При значительных денежных оборотах инкассирование денежной налич­ности может осуществляться специализированной организацией либо бан­ком на основании заключенного с ними договора на такой вид услуг. Наряду с этими вопросами необходимо установить:

где хранятся ключи-дубликаты от несгораемых шкафов, сейфов, две­рей и замков кассы;

хранятся ли наличные деньги и денежные документы в несгораемых шкафах и сейфах;

опечатывается ли по окончании работы помещение кассы печатью кассира и др.

В ходе изучения вопроса организации системы внутреннего контроля организации по операциям с денежными средствами и денежными доку­ментами при автоматизированном ведении кассовой книги устанавлива­ется обеспечение сохранности кассовых документов и защиты программ­ных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа. Наряду с этим следует установить, зарегистрированы ли в установленном порядке в инспекции Министер­ства по налогам и сборам кассовые суммирующие аппараты (КСА) и спе­циальные компьютерные системы (СКС) по приему денежных средств от граждан, а также включены ли в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных ком­пьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь.

Наличные деньги организациями, не использующими КСА или СКС, при­нимаются по ПКО и другим приходным документам в соответствии с зако­нодательством РБ. Прием наличных денежных средств при реализации товаров на территории Беларуси через ста­ционарные торговые пункты, если иное не установлено законодательными актами, осуществляется юридическими лицами, в том числе НБ, и представительствами и ИП, с использованием КСА и СКС, модели которых включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь.

Постановлением НБРБ № 107 утверждена форма кассовой книги (КК) и порядок ее заполнения. Она не используется при совершении бухгалтерских проводок, не относится к регистрам и не документом БУ. Кассовую книгу должны вести только юридические лица, самостоятельно определяющие необходимость ее ведения.

КК обязательно подлежит проверке. Если она ведется автоматизировано, то проверяют содержатся ли формируемые распечатки, все реквизиты, нумерация. Обязательно проверяется правильность оформления ПКО с точки зрения использования ПКО установленной типовой формы и наличия пропусков в нумерации. При проверке РКО проверяют:

- имеется ли разрешительная подпись руководителя и главного бухгалтера, а также кассира и получателя денежных средств;

- правильность заполнения всех реквизитов;

- последовательность нумерации и даты РКО.

При проверке устанавливают наличие оправдательных документов, на основании которых проведены кассовые операции по приходу и расходу, а так же погашены ли они специальным штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. Операции по приходу проверяют с целью выявления случаев неполного оприходования денежных средств.

Несвоевременное оприходование наличных денег - это докумен­тальное оформление приема наличных денег в кассу по ПКО, другим приходным документам, через КСА, СКС в день совершения операции и неучинение кассиром соответствующих записей в кассовой книге либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-опера­циониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета в день совершения операции. Такие записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кас­совому ордеру.

Постановление № 107 отменило обязанность банков по установлению клиентам лимитов остатков кассы, порядков и сроков сдачи, расходование наличных денег из кассы. Т.о. организации самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки, так де как и использование денег с выручки. Однако, расходование наличных денег из выручки не допускается при наличии картотеки, при наложении ареста на текущие счета.

Важной особенностью проверки КО является установление целевого характера использования денежных средств. Для этого сверяются суммы в расшифровках, чеках, выписках банка. Для установлении правомочности использования сумм из выручки проверяется наличие соответствующего разрешения обслуживающего банка.

Проверка КО в иностранной валюте аналогично проверки операций в белорусских рублях. Следует учитывать, что независимо от количества использываемой валюты используется 1 кассовая книга, в ПКО и РКО должны указываться курс валюты на дату совершения операций и номинал валюты пропуска.

Дата добавления: 2015-12-08